Neste artigo, daremos a você um exemplo de formato de e-mail. Mais do que isso, abordaremos a importância de cada elemento de um e-mail bem escrito, inclusive o próprio endereço de e-mail.
O profissionalismo no ambiente corporativo é fundamental, tanto para quem está procurando novas oportunidades quanto para quem quer progredir na carreira ou conseguir novos clientes.
Uma comunicação clara e eficaz é essencial. Um endereço de e-mail profissional transmite uma percepção de profissionalismo que traz autoridade. E um e-mail bem formatado garante que sua mensagem seja compreendida e bem recebida pelo destinatário.
Tabela de conteúdo
Exemplo de formato de e-mail em endereços de e-mail
Pode não parecer, mas um endereço de e-mail profissional é seu cartão de visitas ao enviar uma mensagem.
Aparentemente, as pessoas não gostam de receber mensagens de seus parceiros comerciais, médicos ou advogados por meio de um endereço de e-mail @gmail.com, por exemplo. Isso transmite uma ideia de improvisação e falta de profissionalismo, pois geralmente associamos esse e outros domínios de serviços gratuitos a contas de e-mail pessoais.
Portanto, certifique-se de usar um endereço de e-mail profissional, com seu próprio domínio, e verifique cuidadosamente o nome e o endereço do destinatário antes de enviar. Obter um domínio e um serviço de hospedagem de e-mail é muito simples e acessível em termos de orçamento.
Não se esqueça de escolher nomes de partes locais adequados, memoráveis e inteligentes.
Evite endereços comuns que possam ser alvo de spam por meio de ataques de dicionário:
- contato@
- vendas@
- notas@
Dê preferência a variações mais interessantes, como:
- equipe.vendas@
- fabio.ramos.psychology@ (nome + profissão ou função)
- happy.customer@ (formas criativas de ligar para o suporte ao cliente)
Uso de domínios de e-mail exclusivos
Algumas empresas optam por uma estratégia de setorização ao criar seus domínios na Internet.
Para evitar que os spammers usem técnicas de ataque de dicionário, as empresas podem usar variações de seus domínios para diferentes finalidades.
Por exemplo:
- Domínio do site oficial: @domain.com
- Domínio de e-mail: @domainmail.com
- Domínio para mensagens automatizadas: @domainsystem.com
- Domínio para sites subsidiários: @domain-state.com
Formato de e-mail em detalhes
Um endereço de e-mail válido é composto de três partes: um prefixo (parte local), um símbolo @ e um domínio.
O prefixo é a parte do e-mail que vem antes do símbolo @ e identifica o usuário por trás dessa conta de e-mail ou a função a que se destina.
O símbolo @ é a parte do e-mail que separa o prefixo do domínio. Portanto, ele não pode ser usado em nenhuma outra parte do e-mail, caso contrário, ele será inválido devido a um erro de sintaxe.
Por fim, o domínio, que é o complemento de onde a mensagem será entregue.
Se você quiser saber mais sobre a sintaxe dos endereços de e-mail, a SafetyMails dedicou uma postagem para explicar detalhadamente cada parte da sintaxe de um endereço de e-mail.
Elementos de um e-mail bem escrito
Para que um e-mail seja escrito, não basta se concentrar em apenas um aspecto, como um bom vocabulário. Você precisa prestar atenção a vários aspectos. Vamos falar sobre cada um deles.
Fluência
Dominar boas técnicas de redação e tentar escrever mensagens da melhor maneira possível permite que a mensagem seja clara e compreensível.
Quando um e-mail é bem estruturado e flui naturalmente, com ideias bem conectadas que consistem em uma introdução, um desenvolvimento e uma conclusão, o destinatário pode entender rapidamente o conteúdo e o objetivo da mensagem, facilitando a comunicação eficaz.
Além disso, e-mails fluentes e bem escritos refletem profissionalismo e atenção aos detalhes, fortalecendo a imagem do remetente e aumentando a probabilidade de obter mais respostas positivas.
Linha de assunto
A linha de assunto é um dos tópicos mais discutidos e estudados quando falamos sobre a eficiência das comunicações por e-mail, especialmente do e-mail marketing. Isso se deve ao fato de que 7 em cada 10 mensagens são lidas por causa da linha de assunto.
No entanto, a linha de assunto em mensagens de e-mail diretas entre profissionais é tão decisiva quanto as enviadas em mensagens de e-mail marketing. Isso ocorre porque a linha de assunto desempenha um papel fundamental na decisão de leitura do destinatário.
Em primeiro lugar, devemos lembrar que as caixas de entrada de e-mail são basicamente grandes repositórios de linhas de texto sobre todos os tópicos possíveis, competindo pela atenção do destinatário.
Em geral, esses e-mails não são lidos em sua totalidade, muito menos na ordem em que chegam. Mas eles passam por um processo mental de priorização por parte do destinatário. O que será lido primeiro? Quais são os assuntos mais importantes a serem tratados? E o que será ignorado?
É por isso que a linha de assunto deve ser clara e específica.
Além disso, a linha de assunto deve incluir elementos que sejam fundamentais para ativar gatilhos emocionais relacionados à importância de um determinado tópico, como a conclusão de um processo, a confirmação de uma atividade, um acompanhamento relacionado a uma reunião etc.
Saudações
A saudação inicial já define o tom do e-mail, seja ele mais formal ou informal. Isso dependerá, por exemplo, do mercado em que você atua. Portanto, escolha uma saudação que corresponda ao nível de formalidade do relacionamento com o destinatário.
- Formal: “Prezado Sr. Doe,”
- Informal: “Olá, John” ou “Olá, John,”
Corpo do e-mail
Após as primeiras formalidades de saudação, é hora de ir direto ao ponto e definir suas intenções no corpo da mensagem de e-mail.
Para que suas ideias sejam divididas e apresentadas da melhor maneira, distribua seu texto seguindo esta estrutura lógica:
- Parágrafo de abertura: Apresenta o objetivo do e-mail.
- Desenvolvimento: Detalha as informações ou a solicitação.
- Parágrafo de encerramento: Conclui o e-mail com um resumo ou uma chamada para ação.
No parágrafo de abertura, você faz uma breve introdução e um breve resumo de suas intenções naquele e-mail. Considere essa parte como uma espécie de resumo do que será dito a seguir, quase como um índice.
Durante o desenvolvimento, dê detalhes sobre a informação ou solicitação que você tem a fazer, oferecendo detalhes e sugestões.
No parágrafo final, é interessante usar técnicas de call-to-action que façam com que o destinatário se sinta impelido a responder à mensagem.
Portanto, um exemplo de formato de e-mail poderia ser:
| Linha de assunto | Q4 Reunião de revisão do orçamento |
| Saudações | Prezado Sr. Doe, |
| Abertura | Gostaria de agendar uma reunião para analisar o orçamento para o quarto trimestre de 2024. |
| Desenvolvimento | Como pauta para essa reunião, podemos discutir as despesas planejadas, os ajustes necessários e as estratégias para otimizar os recursos. Sugiro que nos reunamos na próxima quarta-feira, 12 de julho, às 10h. |
| Parágrafo final | Você concorda com essa programação? Se esse horário não for conveniente, informe-me sobre uma alternativa que funcione melhor para você. |
| Fechamento | Aguardo seu contato e agradeço sua atenção. Fico feliz em poder ajudar. |
| Assinatura | Jane Doe Diretora financeira ABC Corp. E-mail: [email protected] |
Fechamento
Como mencionamos os itens de fechamento e assinatura no exemplo anterior, vamos falar brevemente sobre eles.
Um fechamento adequado reforça a mensagem e deixa uma impressão positiva. É sempre importante enfatizar sua disponibilidade e agradecer ao destinatário pela atenção.
Exemplo: “Desde já agradeço sua atenção e fico à disposição para qualquer esclarecimento adicional.”
Sua saudação final também dependerá do tom mais ou menos formal do e-mail que está escrevendo:
- Formal: “Sinceramente” ou “Cordialmente”
- Informative: “Vejo você em breve”, “Vamos conversar” ou até mesmo “Saúde”.
Assinatura
Por fim, chegamos à assinatura do e-mail. Aqui, ela deve conter informações essenciais sobre você (nome, cargo ou função) e como entrar em contato, com e-mail, telefone e redes sociais (como o LinkedIn).
Algumas assinaturas também incluem a foto do remetente, além de alguns hiperlinks para um site ou agregador de links, selos importantes relacionados a prêmios, qualidade, boa reputação, entre outros.
Exemplo de formato de e-mail em mensagens de e-mail
Se você quiser um exemplo de formato de e-mail, preparamos dois deles para inspirá-lo:
Feedback de uma reunião
Assunto: Resumo da reunião de hoje
Olá, Sr. Doe,
Gostaria de agradecê-lo pela reunião de hoje. Ela foi muito produtiva e esclarecedora. Aqui estão os pontos acordados:
- Conta de teste: A conta de teste será liberada conforme acordado.
- Treinamento: A equipe de suporte treinará o cliente.
- Proposta comercial: Uma proposta comercial será enviada pelo gerente de contas.
- Próxima reunião: Nossa próxima reunião está agendada para daqui a duas semanas.
Mais uma vez, obrigado por sua cooperação e fico feliz em responder a quaisquer perguntas que possa ter.
Atenciosamente,
E-mail de boas-vindas para novos clientes
Assunto: A ABC Corp lhe dá as boas-vindas e você dá os primeiros passos
Olá [Nome do cliente],
Bem-vindo à ABC Corp! Estamos muito felizes por tê-lo conosco. Para ajudá-lo a começar, reunimos alguns links úteis:
- Painel de controle do cliente: [Link para o painel de controle do cliente].
- Contrato de serviço: [Link para o contrato]
- Política de privacidade: [Link para a política de privacidade]
Em caso de dúvidas ou suporte, entre em contato com o gerente da sua conta, [Nome do gerente], por e-mail em [e-mail do gerente] ou por telefone em [número de telefone do gerente].
Agradecemos a sua confiança e estamos à sua disposição para o que precisar.
Atenciosamente,
Resumo das dicas para escrever um e-mail eficaz
Aqui está um breve resumo que você pode usar como lista de verificação para os e-mails que estiver redigindo:
- Use um endereço de e-mail profissional: Evite endereços informais ou pessoais.
- Revisão: verifique a ortografia, a gramática e o nome do destinatário antes de enviar.
- Objetividade: seja claro e direto, evitando informações desnecessárias.
- Anexos: certifique-se de que todos os anexos mencionados estejam incluídos.
Conclusão
Em resumo, escrever um e-mail profissional envolve vários elementos que devem ser cuidadosamente considerados para garantir uma comunicação clara e eficaz.
O uso de um endereço de e-mail profissional, uma linha de assunto clara e específica, uma saudação apropriada e uma estrutura lógica e fluida no corpo do e-mail são fundamentais.
Além disso, um fechamento adequado e uma assinatura completa reforçam a mensagem e deixam uma impressão positiva no destinatário.
Seguir essas diretrizes não apenas facilita a compreensão da mensagem, mas também fortalece a imagem do remetente, promovendo uma comunicação mais eficiente e profissional.
Para se manter bem informado, acompanhe os artigos do SafetyMails.
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FAQ
Por que um endereço de e-mail profissional é importante?
Um endereço de e-mail profissional transmite seriedade e credibilidade. Usar seu próprio domínio em vez de um serviço gratuito, como @gmail.com, pode melhorar a percepção de profissionalismo e evitar associações com contas pessoais.
Qual é a importância de uma linha de assunto de e-mail eficaz?
A linha de assunto é crucial porque determina se o destinatário abrirá o e-mail. Ela deve ser clara e específica, refletindo o conteúdo do e-mail e, quando possível, incluindo elementos que ativem os gatilhos emocionais para aumentar a relevância e a urgência da mensagem.
Como a saudação inicial em um e-mail influencia a comunicação?
A saudação inicial define o tom do e-mail. A escolha de uma saudação adequada ao nível de formalidade do relacionamento com o destinatário pode influenciar positivamente a recepção da mensagem, demonstrando respeito e consideração.
O que torna o corpo do e-mail eficaz?
Um e-mail eficaz é bem estruturado, com uma introdução, um desenvolvimento e uma conclusão claros. Ideias bem conectadas e redação fluente ajudam o destinatário a entender rapidamente a mensagem, facilitando uma comunicação eficaz e objetiva.
Qual é a função do fechamento e da assinatura em um e-mail?
O fechamento reforça a mensagem e deixa uma impressão positiva, enquanto a assinatura fornece informações essenciais de contato. Um fechamento adequado e uma assinatura completa demonstram profissionalismo e disponibilidade, incentivando o destinatário a responder ou tomar uma ação específica.
