Para implementar processos de verificação de e-mail em um negócio online é necessário elencar os pontos de coleta de dados de e-mail, as listas de e-mails existentes, escolher uma ferramenta profissional de verificação de e-mail, determinar processos de limpeza regulares e monitorar o desempenho de campanhas de e-mail marketing.

Essa movimentação é necessária, porque o e-mail marketing, apesar de ser a mídia de marketing digital com o maior ROI do mercado, exige muitos cuidados para que atinja todo o seu potencial, especialmente no cuidado com as listas de contatos de e-mail.

Por exemplo, e-mails inválidos podem causar um impacto negativo significativo. Isso porque, com endereços de e-mail inválidos, a taxa de erros (bounce rate) aumenta, afetando a entregabilidade do e-mail marketing e comprometendo a reputação do remetente, podendo levar bloqueios e inclusão em blacklists, dificultando o alcance das mensagens aos destinatários válidos.

Esse problema não só reduz a eficácia das campanhas, mas também aumenta os custos, já que há gastos desnecessários com o envio para contatos que não geram qualquer retorno.

A verificação de e-mails ajuda as empresas a reduzir significativamente os hard bounces, permitindo que as mensagens cheguem a leads realmente existentes, melhorando a entregabilidade e protegendo a reputação do remetente.

Partindo do princípio: o que é a verificação de email e quais são os seus benefícios?

Resumidamente, a verificação de e-mail é o processo de validar se um endereço de e-mail possui o formato e a sintaxe corretas e se é real e pode receber mensagens. Isso ajuda a melhorar a performance de campanhas, evitar spamtraps e reduzir a taxa de rejeição.

E como a verificação de e-mails funciona?

A verificação de e-mails é um processo com múltiplas etapas, divididas em dois tipos de tratamentos: a validação e a verificação do e-mail em si.

A validação do e-mail é a primeira e mais superficial parte da análise, com foco em analisar e validar as estruturas do endereço de e-mail, como o seu formato e a sua sintaxe. Aqui, serão validados elementos como a estrutura do endereço de e-mail, prevenindo problemas de digitação e erros comuns.

Já a etapa da verificação de e-mail é mais profunda e envolve mais etapas de análise do algoritmo, buscando ir além da análise estrutural, identificando a existência da conta de e-mail, a capacidade de entrega de email e categorizando esse e-mail em um relatório mais aprimorado.

Se quiser saber mais sobre como funciona a verificação de e-mail, recomendamos a leitura desse texto no nosso blog. Mas, se quiser entender mais profundamente sobre a diferença entre a validação e a verificação de e-mails, recomendamos a leitura desse outro texto.

Quais são os benefícios da verificação de e-mail?

Empresas que investem na verificação de e-mail, seja no momento da coleta dos dados em formulários de cadastro, seja realizando a limpeza ou manutenção de listas de e-mails, conseguem melhorias significativas em termos de reputação e eficiência das campanhas de e-mail marketing.

• Geração de leads: durante a coleta de e-mails, a verificação em tempo real permite uma melhor qualidade na captação de leads, impedindo registros inválidos que desperdiçam os investimentos na geração de oportunidades de negócios.
• Menos bouces e bloqueios: com listas de e-mails livres de e-mails inválidos e temporários, há uma redução importante nas taxas de bounces das campanhas de e-mail. Com isso, os filtros antispam dos provedores de e-mails farão menos ações de bloqueios e aumentarão a reputação dos IPs e domínios de envio.
• Maior entregabilidade e engajamento: com essa melhoria de reputação, mais e-mails são entregues na caixa de entrada, otimizando a exibição das mensagens e, como resultado, aumentando o engajamento das campanhas de e-mail.

Passo a passo para a implementação da verificação de e-mails

Antes de começar, siga os passos a seguir para uma implementação bem executada de verificação de e-mails no seu negócio.

1º Passo: avaliação das necessidades

O primeiro passo é realizar um levantamento das necessidades da empresa.

Um exemplo disso é mapear todos os pontos de coleta de e-mails, como landing pages, páginas de criação de contas, apps, totens de cadastros, terminais de atendimento, entre outros. 

Outro exemplo é saber qual ou quais são as listas de e-mails e as suas origens: existe apenas uma lista de e-mails que reúne todos os registros? Existem listas herdadas de unidades de negócios ou parceiros?

2º Passo: escolha da ferramenta e métodos de verificação

Em seguida, é necessário estabelecer os métodos de validação e escolher uma ferramenta profissional de verificação de e-mails.

Entre os métodos de validação de e-mails que podem ser citados estão a validação de campos de formulários, a crítica de dados e o double opt-in no registro de e-mails.

E, para escolher uma ferramenta de verificação de e-mails, algumas das qualidades necessárias são:

• Confiabilidade e precisão: a ferramenta é capaz de informar, com precisão, quais são os e-mails válidos, inválidos, spamtraps, temporários e com problemas de entregabilidade? Ela é capaz de classificar todos os e-mails ou entrega inúmeros registros como “unknown”?
• Funcionalidades disponíveis: a ferramenta precisa ter funcionalidades que tornem o uso fácil, intuitivo, informativo e capaz de realizar integrações com plataformas de e-mail marketing e CRM, além de API para verificação de e-mails em tempo real.
• Privacidade e Proteção de Dados: a empresa que oferece a solução de verificação de e-mails possui documentações e regularidade com as leis de Proteção de Dados e Privacidade?

3º Passo: processo de verificação regular

Nesta etapa é importante determinar como será feito cada processo.

Verificação de e-mail em Tempo Real para formulários de cadastro

Como todos os pontos de coleta de dados já foram mapeados, é hora de estabelecer a implementação de uma API de verificação de e-mails em tempo real.

Essa implementação pode ser feita de diversas maneiras:

• Código padrão: um código pronto, modelo copia&cola, para formulários de cadastro de sites.
• Código customizável: chaves de consulta customizáveis, perfeitas para usuários avançados.
• Integrações: códigos prontos para landing pages em serviços de e-mail marketing e CRM.

Ao fazer isso, os registros digitados são validados e verificados em tempo real. Quando são inválidos, um alerta é exibido para que o visitante tenha tempo, ainda na página de cadastro, de realizar a correção do endereço de e-mail informado. 

Isso otimiza a qualidade da geração de leads e ajuda a reduzir o custo por lead.

Verificação de listas de e-mails

Sabendo quais são as listas de e-mails, é hora de estabelecer uma rotina de verificação, que pode levar em consideração:

• Verificação de listas antes de cada campanha de e-mail.
• Verificação de listas novas, herdadas de unidades de negócios ou outros departamentos.
• Verificação de listas específicas para sazonalidades.
• Verificações de rotina em listas mais antigas, para revalidar os registros.

4º Passo: monitoramento e otimização

A última etapa é realizar o monitoramento dos resultados das ações de verificação.

Acompanhe, por exemplo, as taxas de bounces das campanhas de e-mail. Acompanhe, também, os relatórios de verificação em tempo real, para saber as taxas de correção que foram necessárias.

Com essas informações é possível realizar ajustes nas estratégias como, por exemplo, identificar formulários que estejam com erros de verificação ou identificar departamentos que estejam entregando listas de e-mails muito problemáticas.

Boas Práticas na Verificação de E-mail

Para adotar boas práticas na verificação de e-mail, é preciso planejar adequadamente os passos dos seus esforços desde a coleta de e-mails até a higienização recorrente das listas já existentes, buscando garantir sempre o máximo aproveitamento dos endereços de e-mail e a redução dos impactos negativos de bounces e spamtraps.

Dentre as boas práticas que podemos recomendar, estão:

• Não comprar listas de e-mails
• Validar e verificar e-mails nos formulários de cadastro
• Estabelecer uma rotina regular de verificação de listas de e-mails

Não comprar listas de e-mails

Não comprar listas de e-mails é considerado uma boa prática para a verificação de e-mails, porque parte de três princípios essenciais: orçamento, marketing e legalidade.

Quando você compra listas de e-mails, desconhece a origem dos dados e a sua qualidade. Pode estar adquirindo uma lista repleta de endereços de e-mails inválidos e, pior, spamtraps. Tecnicamente isso é resolvido pela ferramenta de verificação de e-mails, mas pense por um instante: você investiu na compra de uma lista e precisou investir em uma ferramenta de verificação. Após a remoção de todos os registros problemáticos, o produto final vale o investimento ou foi apenas desperdício?

No mais, em termos de marketing, espera-se que as suas listas sejam construídas a partir de ações legítimas que reflitam o real interesse dos contatos no que você tem a oferecer, seja produto ou serviço. O bom senso precisa prevalecer. O envio indiscriminado de mensagens de e-mail é uma prática spammer sujeita a punições por parte dos provedores de e-mail.

Sob o aspecto da legalidade, cerca de 80% dos países já possuem (ou estão em processo de produção) legislações de privacidade e proteção de dados (UNCTAD, 2021). Isso significa que obter dados pessoais (e o e-mail é considerado dado pessoal) de maneira ilegítima, como na compra de listas, está sujeito a penalidades que vão desde multas a publicização dos casos de desrespeito às leis.

Validação e verificação de e-mails em formulários de cadastro

O marketing e a legalidade precisam estar intimamente ligadas à qualidade. Por isso, uma boa prática bastante recomendável é a verificação de e-mails em tempo real diretamente nos formulários de cadastro.

Além de estar alinhada com a privacidade e a proteção de dados, essa prática permite que as ações de geração de leads estejam maximizando resultados em termos de qualidade para que as campanhas de marketing possam contar com registros devidamente verificados e passíveis de sucesso nas entregas das mensagens de e-mail.

Essa verificação também protege as empresas contra outros tipos de endereços de e-mails, como os de serviços de e-mails temporários.

Verificação regular de listas de e-mails

Uma vez que um endereço de e-mail é verificado, isso não significa que é um estado perene, imutável. Ao contrário, um e-mail pode deixar de existir e se tornar inválido (bounce) em questão de pouco tempo.

Esse comportamento é mais claramente percebido quando falamos de contas de e-mail corporativas, que possuem altas taxas de turnover.

Por razões como essas, é importante estabelecer que listas de e-mails precisam passar por novos ciclos de verificação em períodos regulares de tempo.

Você pode estabelecer períodos mais curtos ou mais longos a partir de segmentos ou perfis diferentes de e-mails: mais curtos para e-mails profissionais e mais longos para e-mails pessoais, por exemplo. Ou ainda, períodos mais curtos para provedores de e-mails pessoais mais “antigos” e mais longos para provedores mais “novos” ou mais “populares”.

O importante é manter sempre alto o nível de qualidade das listas de contatos.

Conclusão

Ao implementar a verificação de e-mails, as empresas podem reduzir custos operacionais do e-mail marketing, melhorar as taxas de entrega e proteger a reputação de seus domínios de envio, evitando problemas como inclusão em listas de bloqueio e entregas na pasta de spam. 

Além disso, a verificação de e-mails otimiza a qualidade dos leads captados e aumenta a taxa de engajamento. Quando realizada de forma permanente e integrada aos pontos de coleta de dados, a verificação colabora para maximizar o retorno sobre o investimento em e-mail marketing.

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