A GDPR exige que empresas cuidem da qualidade dos dados, que devem estar exatos, atualizados e ser corrigidos ou apagados, se incorretos. Desse modo, além de manter os dados de e-mail corretos, empresas de verificação de e-mail precisam estar em conformidade com essa lei, sendo corresponsáveis por sua segurança.

Desse modo, podemos afirmar que a GDPR possui princípios que tornam a verificação de emails um processo mais do que importante, indispensável para a manutenção da conformidade das empresas com essa regulamentação, exigindo comprometimento de todas as partes e atenção aos detalhes.

Para maiores informações a respeito da relação entre o email marketing e a GDPR, já abordamos este tema da GDPR e o email marketing em em outro blog post. 

Neste artigo, daremos foco maior à relação entre a atividade específica de verificação de emails em relação àquilo que é exigido pela GDPR.

A Verificação de e-mail é exigida pela GDPR?

Não diretamente. Porém, existem diretrizes e exigências por parte da GDPR que determinam que o controlador (empresa que detém os dados pessoais) deve atender a princípios rigorosos de qualidade e precisão dos dados armazenados, além de implementar medidas para garantir que qualquer dado impreciso seja corrigido ou excluído, conforme descrito no Artigo 5(1)(d) da GDPR.

Em outras palavras, esse tipo de exigência implica, de maneira implícita, na necessidade de adotar práticas como a verificação regular de e-mails e limpeza de bases de dados, normalmente através de uma plataforma contratada, como a SafetyMails.

Além disso, o princípio da minimização de dados (artigo 5(1)(c)) prevê que os dados devem ser adequados, relevantes e limitados ao necessário para a finalidade de processamento proposta.

Isso significa que as empresas devem eliminar e-mails inválidos, duplicados ou irrelevantes, pois podem estar, desse modo, armazenando dados sem um propósito legítimo.

A verificação de e-mails é processamento de dados

A verificação de e-mails é uma atividade que é regida pelas leis de proteção de dados pessoais, já que o endereço de e-mail em si é considerado um dado pessoal capaz de identificar uma pessoa natural.

Por isso, todas as atividades que envolvam o armazenamento e processamento de endereços de email precisam estar em conformidade com as leis de proteção dos países em que atuam, de modo a garantir a segurança e a proteção desses dados.

Corresponsabilidade legal entre as empresas

A GDPR estabelece claramente que o Controlador de Dados e o Processador de Dados são corresponsáveis pela guarda e proteção dos dados pessoais.

Essa situação de corresponsabilidade acontece quando o Controlador compartilha dados pessoais com o Processador. A partir desse momento, a responsabilidade é mútua, isto é, ambos tornam-se obrigados a proteger os dados e serão responsabilizados em caso de incidente ou vazamento desses dados.

O Controlador de Dados (GDPR Artigo 4(7)) é a empresa ou organização que detém os dados pessoais dos Titulares (pessoas) e determina as finalidades e os meios de processamento desses dados. 

O Processador de Dados (GDPR Artigo 4(7))é a empresa que processa esses dados em nome do Controlador, seguindo as suas instruções. Em outras palavras, pode ser uma empresa terceirizada, como uma empresa de verificação de e-mails.

Entre as responsabilidades compartilhadas entre o Controlador e o Processador, estão:

• garantir que todo o tratamento de dados ocorra de acordo com o GDPR.
• escolher processadores que estejam em conformidade com o GDPR;
• implementar medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir a segurança dos dados;
• manter registros das atividades de processamento;

Em outras palavras, se uma empresa de verificação de e-mails (processador) não proteger adequadamente os dados e houver um vazamento, tanto a empresa de verificação quanto o cliente (controlador) podem ser responsabilizados, dependendo do contrato e das medidas de segurança adotadas.

Daí a importância de escolher uma empresa séria e comprometida com a segurança de dados e conformidade com a GDPR.

Cuidados ao selecionar uma ferramenta para verificar e-mail em conformidade com a GDPR

A escolha de uma ferramenta de verificação de e-mails não pode ser feita de maneira aleatória, especialmente quando há o compromisso de manter a conformidade com a GDPR. Qualquer serviço que lide com e-mails de clientes deve estar em conformidade com os requisitos impostos por esta lei.

Por isso, aqui vão algumas orientações importantes que você deveria seguir para escolher a sua plataforma de verificação de emails:

• Políticas de privacidade e proteção de dados: procure maiores informações sobre documentos de proteção de dados e privacidade da empresa que presta serviços de verificação de e-mail. Eles devem ser públicos e de fácil acesso, além de abranger todos os temas relevantes e deixar claras as finalidades do serviço, uso dos dados, tempo de retenção, entre outros aspectos. Em outras palavras, o serviço deve descrever como coleta, armazena e processa os dados.;
• Conformidade com leis de proteção de dados: procure saber se a empresa está de acordo com a GDPR e, além disso, com outras leis de proteção de dados, como LGDP, CCPA, entre inúmeras outras (como você pode ver neste artigo).
• Existência de um DPO: investigue se há um Data Protection Officer e os seus canais de contato para tirar dúvidas e exigir informações de conformidade e segurança.
• País onde os serviços são oferecidos: onde está sediada a empresa de verificação de e-mail que você pretende utilizar? E os seus servidores, onde estão hospedados? Esses países são considerados com nível adequado de proteção de dados? Os países com níveis adequados de proteção, segundo a GDPR, são aqueles reconhecidos pela Comissão Europeia por garantir normas de segurança e privacidade semelhantes às da União Europeia.
• Medidas de segurança adotadas: essas plataformas adotam medidas de segurança contra invasão, roubo de login, vazamento de dados, acesso diferenciado, ambientes apartados de produção e desenvolvimento, anonimização de dados em ambiente de testes, entre outras?
• Período de retenção dos dados: se não são imediatamente deletados, por quanto tempo ficam armazenados os dados que você compartilha com essas plataformas?

Esses são apenas alguns dos cuidados que você precisa ter ao contratar uma ferramenta de verificação de e-mail (ou qualquer outra ferramenta que realize o processamento de dados pessoais) em nome da sua empresa.

Conclusão

A GDPR obriga as empresas a manterem bases de dados limpas, atualizadas e precisas. O não cumprimento dessas diretrizes pode resultar em violações e multas significativas. A verificação de e-mail desempenha um papel fundamental nesse processo, pois evita que dados imprecisos sejam armazenados e processados, reduzindo riscos e garantindo conformidade com o regulamento.

Selecionar uma ferramenta de verificação de e-mails em conformidade com a GDPR não é apenas uma questão de funcionalidade, mas também de segurança, privacidade e transparência. Empresas que lidam com dados pessoais devem ter extrema cautela ao escolher um provedor, garantindo que ele atenda a todos os requisitos legais e técnicos para evitar riscos regulatórios e proteger a privacidade dos usuários.

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