O gerenciamento de listas de e-mail é uma atividade que exige atenção, cuidado e controle constantes.

Um profissional que sabe como gerenciar uma lista de e-mails conhece os resultados desse esforço. Mais capacidade de entrega de e-mails, mais conexão com o público-alvo, mais engajamento e melhor ROI. Basicamente, tudo isso se reflete em crescimento e melhores oportunidades de negócios.

E o primeiro passo para boas práticas de gerenciamento de listas de e-mail é selecionar os contatos. Em outras palavras, ter uma lista cheia de contatos não é suficiente se você quiser atingir seus objetivos.

Uma das maiores provas da saúde de uma lista de e-mails é o envolvimento dos contatos. Como seu público está respondendo?

A ideia é: se muitos contatos em minhas listas não vão fazer com que minha empresa seja bem-sucedida, o foco deve estar nas práticas recomendadas para criar engajamento.

Neste artigo, trazemos uma coleção das melhores práticas de gerenciamento de listas de e-mail que podem ajudá-lo em campanhas futuras ou até mesmo gerar insights.

A primeira etapa é entender o que pode contribuir para a saúde de sua lista de e-mails. Acompanhe e aproveite as dicas!

Table of contents

Criar uma lista de e-mails saudável

Quando um profissional de marketing não tem uma lista de e-mails saudável, o trabalho de toda uma equipe pode ser colocado em risco. Uma lista saudável deve ser:

  • organizado;
  • otimizado;
  • engajados;
  • leais
  • limpo.

A maneira de ter uma lista de e-mails saudável é manter apenas as contas engajadas. Isso significa que você precisa organizá-las em grupos segmentados, de acordo com suas preferências e comportamento como clientes.

Outro aspecto a que você deve prestar atenção é a necessidade de salvar somente dados atualizados em suas listas. Inúmeras empresas continuam trazendo novas informações e contatos para suas listas, acumulando um excesso de dados, o que só causará danos aos seus resultados e impactará negativamente suas taxas de entregabilidade e engajamento.

É por isso que você deve se preocupar com o gerenciamento de listas de e-mail. Trazer mais e mais contatos para suas listas (sem se preocupar com a origem, o status e o nível de envolvimento deles) é uma estratégia questionável.

Confira algumas soluções que tornam uma lista de assinantes bem-sucedida

  • Coloque o engajamento em primeiro lugar: quando as pessoas não leem suas mensagens, ou pior, não as abrem, a conversão e as vendas são impossíveis. Você precisa ter certeza de que suas mensagens são interessantes, direcionadas ao público e capazes de gerar conversas.
  • Elimine os e-mails que podem destruir sua reputação: Alguns contatos em suas listas podem ser contas incorretas, falsas ou descartáveis, portanto, para manter sua reputação como remetente sã e salva, você deve procurar essas contas e removê-las de suas listas.
  • Acompanhe suas taxas de bounce e de rejeição: Essas taxas podem mostrar o número de contatos que deixaram seu banco de dados (por meio do cancelamento da assinatura), que o denunciaram como remetente de spam ou e-mail perigoso, que sofreram hard bounces ou até mesmo que não abriram suas mensagens.
  • Tenha como meta altas taxas de capacidade de entrega: não descanse até atingir pelo menos 90% de capacidade de entrega ou mais.
  • Certifique-se de receber novos assinantes regularmente: ter novas pessoas chegando ao seu banco de dados é um sinal de que suas mensagens são interessantes e envolventes, além de mostrar que suas campanhas de marketing estão sendo vistas.

Essas soluções fornecerão uma lista de e-mails saudável, protegendo suas campanhas de marketing por e-mail e o domínio da empresa.

Elas também são boas estratégias para o gerenciamento de listas de e-mail, caso você esteja em dúvida sobre como organizar suas listas de e-mail. Veremos mais detalhes sobre esse assunto no parágrafo a seguir.

2. Organização da lista de e-mails

Um dos maiores erros das campanhas de marketing por e-mail é enviar e-mails em massa, para contas aleatórias em uma lista bagunçada, com mensagens que, na verdade, não interessam aos destinatários.

Além disso, os danos aqui são enormes. Além de não alcançar resultados satisfatórios, essa estratégia fará com que você receba reclamações de spam, prejudicando a reputação on-line da empresa, enquanto muitas pessoas enviam solicitações de cancelamento de assinatura.

Em vez de fazer isso, você deve procurar estratégias para melhorar o gerenciamento de sua lista de e-mails. Isso significa que você deve adotar práticas para organizar seu público em segmentos e também manter sua lista de e-mails limpa e livre de contas inválidas.

Por exemplo, você pode separar os usuários ativos e responsivos daqueles que nunca ou raramente se envolvem com sua mensagem como um meio de organização.

Depois de conhecer as contas que não interagem mais com você, você pode tentar reengajá-las com uma campanha específica e ver como elas responderão. Quando a campanha terminar, mas elas continuarem ignorando você, é hora de removê-las de suas listas.

Sabendo exatamente onde está o problema, é mais fácil corrigi-lo, e a identificação de usuários desmotivados o poupará de muitos problemas e dores de cabeça.

Você também pode usar outros padrões para organizar suas listas de e-mail, como:

  • o grau de engajamento (cliques abertos, solicitações, vendas e outras métricas);
  • estágio da jornada do cliente (onde ele se encontra no funil de marketing: conscientização, consideração, conversão, fidelidade ou defesa);
  • localização do usuário (ou da empresa);
  • atividade do usuário ao visitar seu site;
  • solicitações de assinatura ou cancelamento de assinatura;
  • comportamento e padrões de compra.

A organização de listas de e-mail tornará seu trabalho mais fácil e mais triunfante. Você pode segmentar seu público como quiser, de acordo com seus objetivos com uma determinada campanha ou de outra forma que seja proveitosa para sua empresa no momento.

3. Ter um bom processo de opt-in

A primeira impressão de seus e-mails é muito importante. Se o seu processo de opt-in for desorganizado, confuso e bagunçado, os recém-chegados talvez não permaneçam por muito tempo. Seu assinante deve se sentir bem-vindo nesse primeiro encontro, e você deve proporcionar a ele a melhor experiência de usuário, como, por exemplo:

  • não deixe de apresentar sua marca. Seja breve, mas não perca nada;
  • não se esqueça de agradecer a seu novo cliente e lhe dar as boas-vindas;
  • peça aos recém-chegados que coloquem seu endereço na lista de permissões, garantindo que eles recebam seus futuros e-mails. Isso o manterá longe da pasta de spam e protegerá sua capacidade de entrega;
  • mencionar o tipo de conteúdo que eles receberão em mensagens futuras;
  • explique claramente como esses novos clientes podem manter contato com você;
  • permita que eles escolham suas preferências, como a frequência dos e-mails e o cancelamento fácil da assinatura;
  • respeitar todas as suas preferências e desejos, não enviando e-mails excedentes, por exemplo.

Essas ações fazem parte de um bom gerenciamento de listas de e-mail. Elas garantirão que suas boas-vindas sejam agradáveis e calorosas. No processo de opt-in, você deve pensar na experiência do usuário. O que importa são os novos clientes.

Antes de passarmos para o próximo assunto, é importante mencionar que garantir que você tenha permissão para enviar e-mails para uma determinada conta é extremamente relevante para sua pontuação de remetente. Portanto, ao elaborar seu processo de opt-in, pense em maneiras de obter essa permissão.

4. Facilitar o cancelamento da assinatura

Algumas empresas ocultam seus botões e comandos de cancelamento de assinatura, tornando o processo desnecessariamente difícil. Elas têm a ideia equivocada de que cansar seus usuários fará com que eles permaneçam. Bem, isso não acontece. Se eles quiserem sair, é melhor assim, para ambos: o usuário e a empresa.

Lembre-se de que, se eles não puderem sair, os usuários insatisfeitos provavelmente farão reclamações de spam, o que é pior do que forçá-los a ficar.

Esqueça as letras minúsculas e nunca pense em tornar o cancelamento da assinatura uma tarefa complexa. Ela não deve se parecer com um labirinto sem fim. Explique, em detalhes, o que os usuários devem fazer quando não quiserem mais receber seus e-mails.

Perguntar a eles o motivo pelo qual estão saindo também é uma boa ideia, pois isso pode fornecer informações valiosas sobre as estratégias que não estão funcionando.

Por fim, manter apenas usuários interessados em suas listas de assinantes é sempre o caminho certo a seguir. Facilitar o cancelamento da assinatura pode economizar muito tempo e esforço.

Quando você se concentra no público certo (ou seja, pessoas interessadas em sua marca, conteúdo, produtos, modelo de negócios e assim por diante), você pode aumentar seu ROI, a melhor métrica para medir os resultados de sua empresa.

Lembre-se de que a experiência do usuário deve ser positiva do início ao fim.

5. Acompanhamento de métricas de marketing por e-mail

Os números podem mostrar a situação exata de uma empresa, e eles nunca mentem. Essa frase resume muito bem o motivo pelo qual os números são importantes e por que você deve observar atentamente as métricas de marketing por e-mail.

O monitoramento de métricas mostrará, com precisão e exatidão, as estratégias bem-sucedidas, ao mesmo tempo em que você poderá observar as que devem ser substituídas ou reformuladas. Você deve dar atenção especial a:

Taxa de entregabilidade

ele mostra se suas mensagens estão sendo enviadas, portanto, fornece dados sobre como os provedores de e-mail classificam seu domínio, ou seja, se você tem uma boa reputação como remetente.

Taxas de abertura

Essa métrica se tornou uma medida imprecisa para o desempenho da campanha. Isso se deve a preocupações com a privacidade dos dados.

Alguns elementos podem interferir na métrica, causando distorções.

  • O sistema de segurança da Apple (Apple MPP) oculta a abertura de e-mails. O resultado são dados imprecisos.
  • Além disso, existe também a possibilidade de a conta do destinatário estar configurada para não abrir imagens. Dessa forma, não há como registrar aberturas.
  • E alguns filtros anti-spam podem remover os pixels de rastreamento antes que a mensagem chegue à caixa de entrada.

Todos esses elementos podem causar erros nas taxas de abertura.

Portanto, é prudente que os profissionais monitorem o desempenho de suas campanhas por meio da taxa de cliques, que não sofre alterações.

Taxa de cliques/engajamento

Abrir e-mails não é suficiente. Os usuários precisam interagir com sua mensagem de alguma forma, clicando em um link destacado, por exemplo.

A taxa de cliques indica a porcentagem de destinatários que clicaram em um ou mais links dentro do e-mail em relação ao número total de e-mails entregues. Essa é uma medida importante para avaliar o envolvimento dos destinatários com o conteúdo da campanha.

Uma alta taxa de cliques geralmente indica que o conteúdo do e-mail é interessante e relevante para o público-alvo, enquanto uma taxa baixa pode sugerir que o conteúdo não está atraindo interesse suficiente ou que os links não estão bem destacados ou estrategicamente posicionados.

Wichtig

Há mais métricas para acompanhar, mas queremos apenas chamar sua atenção para nunca subestimar o poder dos números. Ler e tirar conclusões deles é uma maneira de manter um gerenciamento eficaz da lista de e-mails.

6. Não compre nem altere listas de e-mail

Mercados ambiciosos caem na armadilha de comprar listas de e-mail porque se preocupam excessivamente com o número de contatos. Essa estratégia é perigosa, pois coloca em risco sua reputação como remetente.

Quando você compra ou troca uma lista de e-mails, não sabe a origem dos endereços, se eles são reais ou não e, o mais importante, não tem ideia se essas contas são confiáveis.

As listas de e-mail compradas podem trazer contas imaculadas (endereços eletrônicos e domínios que nunca foram usados antes e que nunca se inscreveram para receber suas mensagens) e armadilhas de spam para suas listas de e-mail. É provável que essas contas nunca interajam com suas mensagens.

O envio de mensagens para listas de e-mail compradas pode prejudicar sua reputação on-line e fazer com que você seja incluído em uma lista de bloqueio. Como resultado, sua reputação como remetente será profundamente afetada, e não de forma positiva.

Em vez de comprar listas de e-mail, esforce-se para encontrar pessoas que possam estar interessadas em seus produtos e ideias, bem como em tudo o que sua empresa representa. Nunca considere a compra de contas de e-mail como uma alternativa.

Elaborar conteúdo criativo e ter um bom processo de opt-in são algumas ideias para começar a criar suas listas de contatos de forma saudável e próspera.

7. Limpe sua lista de e-mails

Quando o assunto é gerenciamento de listas de e-mail, a limpeza dessas listas é a tarefa mais importante. Você não pode deixar de fazer isso enquanto estiver organizando, segmentando e classificando seus assinantes.

Muitas empresas confiam nos serviços de verificadores de e-mail, como o SafetyMails, para limpar as listas de e-mail. Essas ferramentas podem ajudá-lo a verificar e validar endereços de e-mail a fim de fornecer a higiene adequada para suas listas de e-mail.

O SafetyMails, em particular, tem uma API, a ser instalada em páginas de destino e outros formulários, para validar contas antes mesmo de elas chegarem ao banco de dados da empresa.

Enquanto os usuários preenchem suas informações, o SafetyMails API pode certificar se os dados são reais. No caso de dados incorretos, falsos ou irreais, a API de validação pode solicitar alterações em tempo real.

Essa é a maneira mais eficaz de manter as listas de e-mail limpas. Se você precisar verificar os endereços que já possui, o SafetyMails também pode fornecer um Verificador de E-mail, para que você possa se livrar deles:

  • endereços de e-mail inválidos;
  • e-mails descartáveis e temporários;
  • contas duplicadas;
  • endereços incorretos (domínios com erros ortográficos e outros erros de digitação);
  • armadilhas de spam e contas imaculadas;
  • informações desatualizadas.

Sem todos esses tipos de contas prejudiciais, você pode encontrar os usuários que podem lhe dar o retorno esperado, proteger seu domínio e melhorar sua capacidade de entrega.

Limpar suas listas de e-mail é algo que deve ser feito regularmente, bem como ter estratégias para manter as contas perigosas longe de suas listas de assinantes, como equipar suas páginas de destino com a API SafetyMails.

8. Personalização de seus assinantes

Atualmente, os clientes buscam identificação nas empresas que escolhem para comprar produtos e serviços.

Chamar os clientes pelo nome (nas saudações e no corpo dos e-mails), criar conteúdo relevante, entender suas dores e necessidades são características da personalização dos assinantes. Seus e-mails devem soar e parecer humanos.

Para ter essa personalização, você deve estar muito atento ao gerenciamento de sua lista de e-mails, uma vez que ele fornece organização e segmentação de seus assinantes.

9. Reengajar assinantes inativos

O envio de mensagens para assinantes inativos e/ou usuários não engajados pode levar a baixas taxas de abertura. Quando você faz isso repetidamente, a situação pode ser ainda mais difícil, pois pode resultar em reclamações de spam.

Isso deve ser suficiente para eliminar esses assinantes de suas listas. Mas antes de tentar isso, você deve fazer uma última tentativa de reengajá-los. Se você chamou a atenção dessas pessoas uma vez, poderá fazer isso duas vezes.

A criatividade é a coisa mais importante de que você precisará em uma campanha de reengajamento. É preciso mostrar a esses usuários desinteressados que sua marca vale a pena e que você ainda tem mais a oferecer.

Mostrar a esses usuários que eles são importantes e fazem parte da sua comunidade também conta. As mensagens de reengajamento devem ser um lembrete dos motivos pelos quais eles o procuraram em primeiro lugar.

Chamar a atenção de alguém pela segunda vez pode ser mais difícil do que a primeira. Se a pessoa não responder da maneira que você esperava, a ação recomendável é removê-la de suas listas de assinantes.

10. Use as ferramentas corretas de marketing por e-mail

Hoje em dia, usamos a tecnologia para tudo. Ela nos permite fazer mais em menos tempo e os resultados também são mais precisos.

Isso não é diferente quando analisamos o gerenciamento de listas de e-mail. Existem algumas ferramentas essenciais para os profissionais de marketing ajudarem nas tarefas diárias (e sempre necessárias), por exemplo:

  • limpeza de listas de e-mail;
  • validação de endereços de e-mail;
  • identificação e monitoramento de listas de bloqueio;
  • classificando endereços de e-mail de acordo com seu status.

E a lista continua. Você consegue se imaginar fazendo tudo isso sozinho? Provavelmente, você precisaria de muitas horas para executar todas essas tarefas, sem mencionar a precisão. Felizmente, a tecnologia está aqui para ajudar a todos nós e facilita a vida de todos os profissionais de marketing em todo o mundo.

Agora que você aprendeu tudo sobre o gerenciamento de listas de e-mail, saiba também como verificar e validar endereços de e-mail para manter seu domínio e a capacidade de entrega totalmente seguros. A SafetyMails pode ajudar sua empresa a ter sucesso em campanhas de marketing por e-mail.

Considerações finais

Se as suas campanhas de marketing não estiverem atingindo todo o seu potencial, a análise do gerenciamento da sua lista de e-mails pode lhe dar algumas informações sobre o que deu errado.

Um bom gerenciamento de listas de e-mail pode ser definido como um conjunto de estratégias que você pode usar para aumentar, organizar e manter suas listas de e-mail funcionando da melhor maneira possível.

É um projeto contínuo, que nunca será concluído. Portanto, você deve ficar de olho no comportamento do seu público, que influencia a qualidade das suas listas. Isso significa que manter seus contatos engajados será sempre uma prioridade.

FAQ

O que é Opt-in?

Opt-in é o processo para coletar a permissão do seu contato. Dessa forma, você pode enviar seus e-mails sem ser classificado como spammer. Os spammers enviam toneladas de mensagens sem permissão, incomodando as pessoas e enchendo suas caixas com assuntos irrelevantes. É por isso que os filtros de spam coletam esse tipo de e-mail e o redirecionam para as caixas de spam.

Como criar uma lista de e-mails saudável?

Primeiro, o opt-in é obrigatório. E, em segundo lugar, você deve manter seus contatos envolvidos com conteúdo relevante. Os profissionais devem manter o botão de cancelamento de inscrição facilmente acessível para evitar reclamações de spam. Além disso, a verificação de e-mail deve ser feita com frequência, para remover e-mails não engajados ou possíveis e-mails descartáveis que aparecem por meio de formulários de coleta de dados.

Qual é a importância da personalização para as campanhas de marketing por e-mail?

Uma personalização bem projetada na linha de assunto ou no corpo do e-mail pode criar uma conexão com as pessoas. Os e-mails devem ser humanizados e a personalização funciona nesse sentido. Lembre-se de que personalizar um e-mail não significa apenas incluir o nome do contato. Trata-se de conhecer suas preferências e explorá-las na comunicação.

Por que comprar listas de e-mail é prejudicial ao marketing por e-mail?

Uma lista de e-mails comprada pode ter todos os tipos de contato: spamtraps, e-mails descartáveis, nenhum envolvimento e uma série de endereços desqualificados que podem prejudicar a reputação dos remetentes de e-mail, inclusive direcionando seus domínios e IPs para listas negras de spammers.