Sono sicuro che vi sarà già capitato di dover fare un rapido controllo delle e-mail, sia per approcciare correttamente un prospect per una nuova partnership commerciale, sia per confermare alcune e-mail per una campagna di e-mail marketing.
Il fatto è che le e-mail non valide non hanno mai avviato una relazione o convertito una vendita. In altre parole, essere sicuri di inviare messaggi a indirizzi e-mail validi è essenziale per questo canale digitale.
In questo post esamineremo la verifica rapida delle e-mail e i molti modi in cui può aiutarvi nel vostro lavoro quotidiano, sia che abbiate un solo indirizzo e-mail sia che ne abbiate molti.
Verifica rapida dell’e-mail
Come suggerisce il nome, l’intenzione è quella di cercare rapidamente informazioni sulla validità di uno o più indirizzi e-mail.
Esistono diversi modi per eseguire questa procedura, così come esistono diversi livelli di verifica, dai più superficiali ai più complessi.
In definitiva, l’obiettivo è sempre lo stesso: confermare rapidamente che un messaggio e-mail può essere inviato con successo a un indirizzo.
Come funziona la verifica rapida dell’e-mail
Sebbene sia molto veloce e affidabile, la convalida di un indirizzo e-mail è un processo complesso con molti passaggi. Vediamo le quattro fasi più importanti.
Controlli della sintassi
Il controllo della sintassi dell’e-mail scansiona rapidamente l’indirizzo e-mail mentre viene digitato, analizzando se è composto dalle tre parti fondamentali (parte locale o utente, segno @ e dominio).
Questa convalida controlla anche che la costruzione dell’indirizzo e-mail non contenga caratteri che potrebbero invalidarlo, come punti e virgola, segni @ duplicati, spazi vuoti o altri caratteri non consentiti.
Questa può essere considerata la validazione più semplice di tutte, che può essere facilmente applicata ai moduli di registrazione.
Analisi del dominio
Se il controllo della sintassi ha esito positivo, è il momento di scoprire se il dominio inserito nell’indirizzo e-mail è programmato e in grado di ricevere messaggi e-mail.
Come abbiamo detto nel nostro post sul formato corretto di un indirizzo e-mail, il dominio deve essere in grado di elaborare, ricevere, inviare e archiviare messaggi e-mail, deve avere le impostazioni DNS (Domain Name System) e MX (Mail Exchange) correttamente configurate.
Controlli dell’utente
Infine, dopo le convalide della sintassi e la verifica del dominio, è il momento di effettuare i test per confermare l’esistenza dell’utente (local-part) nel dominio indicato.
A tal fine, gli algoritmi di verifica eseguono diverse fasi di conferma per stabilire se un utente è registrato e in grado di ricevere messaggi e-mail. In altre parole, confermano che l’e-mail esiste.
Controlli di sicurezza
Tuttavia, la semplice conferma dell’esistenza di un indirizzo e-mail non è sufficiente per potervi inviare messaggi. Ci sono infatti indirizzi e-mail che, pur essendo validi, dovrebbero essere evitati per non creare problemi in futuro.
Ad esempio, ci sono indirizzi e-mail validi che sono delle spamtrap (o honeypots) e quindi estremamente dannosi per la reputazione dell’e-mail marketing. Queste e-mail non hanno utenti reali (persone) e servono solo a catturare gli spammer.
Ci sono anche e-mail aziendali che dovrebbero essere evitate, come quelle basate sui ruoli (sales@, contact@, tra le altre). Queste e-mail, infatti, possono essere solo un servizio di liste di distribuzione senza una relazione diretta con un singolo utente, il che può causare problemi di reputazione a causa di reclami per spam. Pertanto, inviate messaggi alle e-mail basate sui ruoli solo se siete sicuri che c’è un utente noto che sta aspettando i vostri messaggi.
Un terzo tipo di e-mail da evitare è la posta indesiderata: indirizzi e-mail con caratteri utente generati in modo casuale o con parole e termini da evitare, come le parolacce.
Gli strumenti di verifica rapida delle e-mail possono essere utili per eseguire l’intero processo di analisi e offrire avvisi contro questi tipi di indirizzi dannosi.
Tipi di verifica rapida dell’e-mail disponibili
Chiunque pensi che un servizio come questo sia semplicemente un metodo unico e manuale per cercare gli indirizzi e-mail si sbaglia. Esistono più modi per effettuare le ricerche. Conosciamoli.
Convalida delle e-mail individuali
Il primo e più comune tipo di servizio. In questo caso, il processo è manuale e può essere unitario o limitato nella quantità.
Per utilizzarlo, è sufficiente inserire l’indirizzo e-mail desiderato e cliccare sull’opzione di elaborazione. Il risultato viene solitamente visualizzato direttamente sullo schermo, come nell’esempio seguente.
Esiste anche la possibilità di cercare più di un indirizzo e-mail utilizzando la funzione copia-incolla della tastiera.
Verifica delle mailing list
Un processo di verifica delle e-mail non così rapido e semplice come il primo, ma comunque molto efficace, è l’interrogazione delle liste di e-mail, che esegue un’analisi più approfondita degli indirizzi e-mail.
Questo tipo di funzionalità viene offerta a chi ha bisogno di convalidare rapidamente un grande volume di e-mail. In alcuni casi anche milioni di email in una sola volta.
Il fatto è che il concetto di velocità può anche significare risolvere un’enorme quantità di dati in modo automatizzato, semplificando la vita ai professionisti dei database, del CRM e del marketing. Ed è questo che fa ciò che è stato definito “verifica in blocco”.
L’utente del servizio carica un file contenente gli indirizzi e-mail che desidera verificare e SafetyMails svolge il lavoro, consegnando un rapporto completo al termine dell’analisi.
API di verifica delle e-mail in tempo reale
Se parliamo di risparmio di tempo e di scala, che ne dite di permettere ai nostri contatti di convalidare rapidamente i loro indirizzi e-mail?
Nel modello di interrogazione individuale in tempo reale, un codice API viene installato, ad esempio, nei moduli di registrazione. Da quel momento in poi, il visitatore, quando accede al sito web e inserisce il proprio indirizzo e-mail, lo verifica in tempo reale. Se sono necessarie correzioni, vengono avvisati direttamente sullo schermo, come nell’esempio seguente.
Questa procedura di verifica dell’e-mail in tempo reale può essere utilizzata in diversi modi, oltre al modulo di registrazione passivo. Può anche essere utilizzata attivamente presso i terminali dei negozi fisici, ad esempio per garantire che il servizio fornito ai nuovi clienti consenta una relazione post-vendita di maggior successo.
Verifica rapida gratuita via e-mail
Se avete fretta e avete una piccola richiesta di verifica dell’indirizzo e-mail, perché non farlo gratuitamente?
SafetyMails offre uno strumento gratuito di verifica delle e-mail sul proprio sito web. Basta andare all’indirizzo del sito, inserire il proprio indirizzo e-mail e fare clic su “Verifica”. Il risultato appare gratuitamente sul vostro schermo in meno di un secondo e potete continuare a lavorare.
Quali sono i reali vantaggi della verifica rapida delle e-mail?
Ovviamente, il primo vantaggio è che potete inviare messaggi a indirizzi e-mail che saranno in grado di ricevere i vostri messaggi, aumentando le probabilità di successo.
Ma ci sono anche altri vantaggi.
Riduzione della frequenza di rimbalzo
Think of a sales email marketing campaign, for example. A huge list of prospecting emails, or a new launch, sent to hundreds, maybe thousands, of email addresses.
Improvvisamente, consultando i rapporti sulle prestazioni dell’email marketing sulla vostra piattaforma di invio, scoprite una pletora di messaggi non consegnati a causa di hard bounce (email non valide). E anche un certo numero di email non consegnate a causa di problemi correlati (soft bounces). Disastroso, vero?
L’eliminazione precoce dei rimbalzi difficili contribuirà a garantire che un maggior numero di messaggi venga consegnato con successo. Se questo processo viene effettuato in anticipo, durante la registrazione di queste e-mail, ancora meglio: si otterrà il massimo utilizzo del costo per lead (CPL) e tassi di successo ancora più elevati.
Protezione dalle frodi
La verifica dell’e-mail in tempo reale aiuta a evitare che gli account vengano registrati utilizzando indirizzi e-mail usa e getta (o burner e-mail), che possono essere utilizzati per attività fraudolente sul vostro sito web, con il rischio che, una volta eliminati, questi indirizzi e-mail diventino hard bounce, danneggiando la vostra reputazione di mittente.
Miglioramento della deliverability
I provider di servizi e-mail hanno regole molto severe quando si tratta di hard bounce. Tassi di appena il 3% possono già portare al blocco dei messaggi e all’inserimento del destinatario (indirizzo IP e dominio) in liste di blocco, con conseguente calo della reputazione.
Inoltre, la rimozione di eventuali indirizzi e-mail dannosi (come quelli temporanei o le spamtrap) consentirà di proteggere la vostra reputazione di mittenti.
La verifica delle e-mail può quindi contribuire a ridurre queste percentuali di rimbalzo ed è molto positiva per il posizionamento nella casella di posta dei vostri messaggi e-mail.
Dove utilizzare la verifica rapida dell’e-mail
Oltre alla vita quotidiana, esistono numerose applicazioni pratiche che possono incrementare la produttività e sfruttare al meglio i dati generati ogni giorno.
- Moduli di registrazione: un’API di verifica in tempo reale può contribuire a una lead generation molto più efficace, evitando i comuni errori di battitura e l’uso di indirizzi e-mail dannosi;
- Applicazioni: gli stessi vantaggi ottenuti nei moduli di registrazione possono essere ottenuti nelle applicazioni e nei servizi SaaS, ad esempio nell’apertura di account di prova.
- Punti vendita: molti professionisti possono commettere piccoli errori quando registrano nuovi clienti nei punti vendita. Per questo motivo, l’inclusione di una rapida verifica delle e-mail in tempo reale sui terminali di lavoro di questi professionisti fornisce un ulteriore livello di affidabilità nella qualità dei record inseriti nei sistemi, portando a servizi post-vendita più efficaci in termini di creazione di contatti.
Conclusione
La verifica rapida delle e-mail è uno strumento utile per qualsiasi strategia di marketing digitale o di vendita via e-mail. Assicura che i messaggi inviati raggiungano i destinatari reali, ottimizzando gli sforzi e il tempo.
Evitare le e-mail non valide, le spamtrap e gli indirizzi aziendali ad alto rischio aiuta a proteggere la reputazione del mittente e ad aumentare i tassi di consegna e di conversione.
Pertanto, l’implementazione di questi metodi in diversi punti di contatto, come moduli di registrazione, applicazioni e punti vendita, può migliorare significativamente la qualità dei dati e l’efficacia delle campagne.
In breve, questo tipo di strumento aiuta le relazioni commerciali e massimizza il ritorno sugli investimenti di marketing.
FAQ
In che modo la verifica rapida delle e-mail può contribuire a ridurre la frequenza di rimbalzo?
La verifica rapida delle e-mail aiuta a identificare e rimuovere gli indirizzi non validi prima dell’invio delle campagne. In questo modo si riduce l’incidenza degli hard bounce e, di conseguenza, dei soft bounce. Con un minor numero di bounce, il tasso di consegna migliora significativamente, ottimizzando le prestazioni della campagna.
Perché è importante evitare di inviare e-mail a indirizzi aziendali basati sui ruoli?
L’invio di e-mail a indirizzi aziendali basati sul ruolo, come sales@ o contact@, può essere rischioso perché questi indirizzi sono generalmente destinati alle liste di distribuzione. Non hanno un unico destinatario e possono causare reclami per spam, danneggiando la reputazione del mittente.
In che modo la verifica in tempo reale delle e-mail protegge dalle frodi?
Può impedire che gli indirizzi e-mail usa e getta vengano utilizzati per creare account a scopo fraudolento sul vostro sistema. Convalidando gli indirizzi al momento della registrazione, è possibile garantire che le e-mail fornite siano valide e appartengano a utenti reali, evitando attività fraudolente e proteggendo l’integrità dei dati.
Quali sono i principali vantaggi dell’utilizzo di un’API di verifica dell’e-mail nei moduli di registrazione?
L’integrazione di un’API di verifica dell’e-mail nei moduli di registrazione offre vantaggi quali la correzione degli errori di battitura in tempo reale e l’eliminazione degli indirizzi e-mail dannosi. Il risultato è un database più pulito ed efficiente, che facilita campagne di email marketing più efficaci e migliora i tassi di conversione dei contatti.
In che modo la verifica rapida delle e-mail contribuisce a migliorare la deliverability?
La verifica rapida delle e-mail contribuisce a migliorare la deliverability, garantendo che le e-mail inviate siano indirizzate a indirizzi validi e attivi. Evitando l’invio a indirizzi non validi, temporanei o che nascondono spam, si protegge la reputazione del mittente, evitando il blocco da parte dei provider di servizi e-mail e migliorando la posizione dei messaggi nella casella di posta dei destinatari.
