I server di posta elettronica aiutano a proteggere i dati degli utenti e la sicurezza delle informazioni contenute nei messaggi.

E la sicurezza delle informazioni, va ricordato, è una premessa fondamentale della legge generale sulla protezione dei dati (LGPD), a cui aziende e professionisti devono attenersi.

Le fughe di dati generano multe fino al 2% del fatturato dell’azienda per ogni infrazione. Senza contare le sanzioni a cui i trasgressori sono obbligati a conformarsi.

Gli spam, che sono portatori di truffe con perdita di dati (phishing e ransonware), sono una minaccia costante non solo per la sicurezza online, ma anche per chi lavora con l’email marketing.

In un modo o nell’altro, lo spam porta al blocco delle mailing list. Questo danneggia la reputazione dei mittenti, che perdono investimenti in comunicazione e sono anche passibili di sanzioni ai sensi del GDPR.

La verifica delle e-mail rimuove tutto lo spam dalle liste per mantenerle in salute con lead reali.

I server e-mail identificano i mittenti, il corpo del messaggio e l’indirizzo dei destinatari. Questo è estremamente vantaggioso per la sicurezza online.

Continuate a leggere per scoprire cosa sono i server e come proteggono i dati.

Cosa sono i server di posta elettronica

I server sono servizi che inviano e ricevono messaggi. Quando si invia un’e-mail, il server comunica con il server del destinatario per inviare il messaggio.

In altre parole, il server e-mail è responsabile del trasferimento dei messaggi tra i dispositivi.

Come funzionano i server di posta elettronica

Esistono due tipi di server: in uscita e in entrata. Sono presenti in tutti i dispositivi che inviano e ricevono e-mail.

Vediamo di capire cosa sono e come funzionano i protocolli dei server:

Protocollo di uscita

SMTP: Simple Mail Transfer Protocol – è il protocollo utilizzato per inviare tutte le e-mail. Funziona in due fasi: nella prima, controlla il mittente e tutte le informazioni contenute nel messaggio.

Nella seconda fase, SMTP definisce dove il messaggio verrà consegnato (POP3, IMAP o Exchange, come vedremo in seguito). Se il messaggio non può essere consegnato, ritorna al mittente.

Protocolli di ingresso

I protocolli utilizzati per la ricezione dei messaggi sono tre:

POP3: Post Office Protocol – è responsabile della trasmissione del messaggio al dispositivo a cui il destinatario è collegato (quindi il messaggio lascia il server e si collega al dispositivo dell’utente).

Questo protocollo consente al destinatario di accedere al messaggio solo tramite il dispositivo a cui il messaggio è stato collegato per primo. Questa “limitazione” crea una maggiore sicurezza online.

IMAP: Internet Message Access Protocol – a differenza di POP3, il protocollo IMAP memorizza le e-mail in arrivo sul server, consentendo di accedere ai messaggi da diversi dispositivi.

EXCHANGE: più utilizzato da chi lavora in azienda (in quanto consente l’integrazione di applicazioni come calendari, ecc.) e anche da chi preferisce utilizzare i telefoni cellulari per inviare e ricevere e-mail. Come nel caso di IMAP, i messaggi vengono memorizzati sul server.

La differenza tra server e provider

I provider (Gmail, Yahoo, Outlook, oltre ad altri servizi gratuiti e a pagamento) sono responsabili dell’indirizzamento del messaggio all’interno dell’e-mail. Ad esempio, in Gmail abbiamo la casella principale, le promozioni, i social e la casella spam.

In primo luogo, il messaggio arriva alla porta del server SMTP del destinatario, che lo inoltrerà a POP3, IMAP o Exchange.

Dopodiché, il messaggio entra nei criteri del filtro antispam del provider, che determinerà in quale cartella verrà depositato.

Perché è importante sapere queste cose?

Conoscere i protocolli dei server di posta elettronica previene eventi imprevisti, che a loro volta possono causare il rimbalzo dei messaggi da parte dei server.

Nel mondo dell’email marketing, un’email rimbalzata è un rimbalzo. Ed è proprio questo che i marketer dovrebbero evitare, poiché il 3% di essi causa il blocco delle liste.

Inoltre, è essenziale che il mittente delle e-mail di massa segua correttamente i protocolli Internet per avere una reputazione garantita.

In caso contrario, le e-mail possono essere inviate alle caselle di spam, danneggiando la deliverability delle campagne.

Server e-mail dedicati e condivisi

L’indirizzo IP, insieme al dominio di chi invia le e-mail di massa, costituisce la reputazione del mittente.

Questo elemento è di estrema importanza per la deliverability, poiché i mittenti con una bassa reputazione vengono bloccati e di conseguenza il loro nome viene inviato alle blacklist internazionali.

I server dedicati sono servizi esclusivi che soddisfano solo le richieste dell’azienda. In questo modo, la sicurezza è maggiore perché l’azienda è l’unica responsabile della sua reputazione. Ciò si traduce in un costo più elevato.

I server condivisi, invece, riuniscono IP e domini di mittenti diversi. Di conseguenza, gli account possono influenzare la reputazione reciproca.

Conclusione

Capire come funzionano i server e-mail e i loro protocolli è essenziale per proteggere i dati e ottimizzare la sicurezza delle comunicazioni digitali. La configurazione e l’utilizzo corretto dei server e-mail non solo previene la perdita di dati e l’esposizione agli attacchi, ma garantisce anche l’efficienza delle campagne di email marketing. Investire in tecnologie di verifica e server dedicati può essere un importante fattore di differenziazione competitiva, aiutando a costruire una solida reputazione e il successo delle strategie di marketing digitale.

Inoltre, la conformità a normative come la LGPD e il GDPR è facilitata dall’utilizzo di server che seguono le migliori pratiche di sicurezza. Ciò consente di evitare multe e sanzioni gravi, proteggendo l’integrità dell’azienda e la fiducia dei clienti. La combinazione di solide pratiche di sicurezza e di una conoscenza approfondita dei server di posta elettronica è fondamentale per mitigare i rischi e mantenere la conformità legale.

Infine, il costante progresso della tecnologia e delle minacce digitali rende essenziale un continuo aggiornamento delle pratiche e degli strumenti utilizzati. La conoscenza delle funzioni e dei protocolli dei server di posta elettronica prepara le aziende e i professionisti ad affrontare le nuove sfide e a garantire l’efficace protezione dei dati e la corretta consegna dei messaggi. Investire in conoscenza e tecnologia è la chiave per mantenere la sicurezza e l’efficienza della comunicazione via e-mail.

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