Per implementare i processi di verifica delle e-mail in un’azienda online, è necessario elencare i punti di raccolta dei dati delle e-mail, le liste di e-mail esistenti, scegliere uno strumento professionale di verifica delle e-mail, stabilire processi di pulizia regolari e monitorare le prestazioni delle campagne di e-mail marketing.

Questa operazione è necessaria perché l’email marketing, nonostante sia il mezzo di marketing digitale con il più alto ROI sul mercato, richiede molta attenzione per raggiungere il suo pieno potenziale, soprattutto quando si tratta di curare le liste di contatti email.

Ad esempio, le e-mail non valide possono avere un impatto negativo significativo. Infatti, in presenza di indirizzi e-mail non validi, il tasso di rimbalzo aumenta, incidendo sulla deliverability dell’e-mail marketing e compromettendo la reputazione del mittente, che può essere bloccata e inserita in una blacklist, rendendo difficile per i messaggi raggiungere destinatari validi.

Questo problema non solo riduce l’efficacia delle campagne, ma aumenta anche i costi, poiché si spende inutilmente per inviare a contatti che non generano alcun ritorno.

La verifica delle e-mail aiuta le aziende a ridurre in modo significativo gli hard bounce, consentendo ai messaggi di raggiungere lead reali, migliorando la deliverability e proteggendo la reputazione del mittente.

Partendo dall’inizio: cos’è la verifica delle e-mail e quali sono i suoi vantaggi?

In breve, la verifica delle e-mail è il processo di convalida del fatto che un indirizzo e-mail abbia il formato e la sintassi corretti, sia reale e possa ricevere messaggi. Ciò contribuisce a migliorare le prestazioni delle campagne, a evitare le spamtrap e a ridurre le percentuali di rimbalzo.

E come funziona la verifica dell’e-mail?

La verifica delle e-mail è un processo a più fasi, suddiviso in due tipi di trattamento: la convalida e la verifica dell’e-mail stessa.

La convalida delle e-mail è la prima e più superficiale parte dell’analisi, con particolare attenzione all’analisi e alla validazione delle strutture degli indirizzi e-mail, come il loro formato e la sintassi. Qui verranno convalidati elementi come la struttura dell’indirizzo e-mail, evitando problemi di digitazione ed errori comuni.

La fase di verifica delle e-mail è più approfondita e prevede un maggior numero di passaggi nell’analisi dell’algoritmo, che cerca di andare oltre l’analisi strutturale, identificando l’esistenza dell’account di posta elettronica, la deliverability dell’e-mail e categorizzando l’e-mail in un report più raffinato.

Se volete saperne di più su Come funziona la verifica dell’e-mail, consigliamo di leggere questo testo sul nostro blog. Ma se volete saperne di più su differenza tra convalida e verifica delle e-mail, consigliamo la lettura di quest’altro testo.

Quali sono i vantaggi della verifica via e-mail?

Le aziende che investono nella verifica delle e-mail, sia al momento della raccolta dei dati nei moduli di registrazione, sia attraverso la pulizia o la manutenzione delle liste di e-mail, ottengono miglioramenti significativi in termini di reputazione ed efficienza delle campagne di e-mail marketing.

• Generazione di lead: Durante la raccolta delle e-mail, la verifica in tempo reale consente una migliore qualità nell’acquisizione dei contatti, evitando registrazioni non valide che sprecano gli investimenti nella generazione di opportunità commerciali.
• Meno bouces e intasamenti: Con mailing list prive di e-mail non valide e temporanee, si riduce notevolmente la frequenza di rimbalzo delle campagne e-mail. Di conseguenza, i filtri anti-spam dei provider di posta elettronica bloccheranno un minor numero di e-mail e aumenteranno la reputazione degli IP e dei domini di invio.
• Maggiore deliverability e coinvolgimento: Grazie a questa migliore reputazione, un maggior numero di e-mail viene consegnato alla casella di posta, ottimizzando la visualizzazione dei messaggi e, di conseguenza, aumentando il numero di utenti. coinvolgimento nelle campagne e-mail.

Implementazione passo dopo passo della verifica delle e-mail

Prima di iniziare, seguite i passaggi seguenti per un’implementazione ben eseguita della verifica delle e-mail nella vostra azienda.

Fase 1: valutazione dei bisogni

Il primo passo consiste nell’effettuare un’indagine sulle esigenze dell’azienda.

Un esempio di ciò è mappare tutti i punti di raccolta delle e-mail, come landing page, pagine per la creazione di account, app, totem di registrazione, terminali di servizio e altro.

Un altro esempio è sapere quali liste di posta elettronica e le loro origini: Esiste una sola mailing list che raccoglie tutti i record? Ci sono liste ereditate dalle unità aziendali o dai partner?

Fase 2: scelta dello strumento e dei metodi di verifica

È quindi necessario per stabilire i metodi di convalida e scegliere uno strumento professionale di verifica delle e-mail.

Tra i metodi di validazione delle e-mail si possono citare la validazione dei campi dei moduli, la critica dei dati e la registrazione delle e-mail con doppio opt-in.

Quando si sceglie uno strumento di verifica delle e-mail, alcune delle qualità necessarie sono:

• Affidabilità e precisione: lo strumento è in grado di dirvi con precisione quali email sono valide, non valide, spamtraps, temporanee e con problemi di deliverability? È in grado di classificare tutte le e-mail o consegna numerosi record come “sconosciuti”?
• Caratteristiche disponibili: lo strumento deve avere funzionalità che lo rendano facile da usare, intuitivo, informativo e capace di integrarsi con le piattaforme di email marketing e CRM, oltre a un’API per il controllo delle email in tempo reale.
• Privacy e protezione dei dati: l’azienda che offre la soluzione di verifica della posta elettronica ha una documentazione e una conformità alle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy?

Fase 3: processo di verifica regolare

In questa fase è importante determinare le modalità di esecuzione di ciascun processo.

Verifica e-mail in tempo reale per i moduli di registrazione

Poiché tutti i punti di raccolta dei dati sono già stati mappati, è il momento di stabilire l’implementazione di un’API di verifica delle e-mail in tempo reale.

Questa implementazione può avvenire in vari modi:

• Codice standard: un codice pronto, modello copia&incolla, per i moduli di registrazione dei siti web.
• Codice personalizzabile: chiavi di interrogazione personalizzabili, perfette per gli utenti avanzati.
• Integrazioni: codici pronti per le pagine di destinazione dei servizi di e-mail marketing e CRM.

In questo modo, i record inseriti vengono convalidati e verificati in tempo reale. Quando non sono validi, viene visualizzato un avviso in modo che il visitatore abbia il tempo, mentre si trova ancora nella pagina di registrazione, di correggere l’indirizzo e-mail inserito.

Questo ottimizza la qualità della generazione di lead e contribuisce a ridurre il costo per lead.

Verifica dell’elenco di e-mail

Una volta che si sa quali sono le mailing list, è il momento di stabilire una routine di controllo, di cui si può tenere conto:

• Verifica delle liste prima di ogni campagna e-mail.
• Verifica di nuove liste, ereditate dalle unità aziendali o da altri reparti.
• Verifica di specifiche liste stagionali.
• Controlli di routine sulle liste più vecchie per riconvalidare i record.

Fase 4: monitoraggio e ottimizzazione

Il passo finale consiste nel monitorare i risultati delle azioni di verifica.

Monitorate, ad esempio, le percentuali di rimbalzo delle campagne e-mail. È anche possibile monitorare i rapporti di verifica in tempo reale, in modo da sapere quali tassi di correzione sono stati necessari.

Con queste informazioni è possibile apportare modifiche alle strategie, come ad esempio individuare i moduli che presentano errori di verifica o identificare i dipartimenti che forniscono mailing list molto problematiche.

Buone pratiche nella verifica delle e-mail

Per adottare buone pratiche di verifica delle e-mail, Es ist notwendig, die einzelnen Phasen der Bemühungen genau zu planen, von der Sammlung von E-Mails bis zur wiederholten Bereinigung bestehender Listen, wobei stets versucht werden muss, die maximale Nutzung der E-Mail-Adressen und die Verringerung der negativen Auswirkungen von Bounces und Spam-Fallen zu gewährleisten.

Tra le buone pratiche che possiamo raccomandare ci sono:

• Non comprate liste di e-mail
• Convalidare e verificare le e-mail nei moduli di registrazione
• Stabilire una routine regolare per il controllo delle liste e-mail

Non acquistate liste di e-mail

Non acquistare liste di email è considerata una buona pratica per la verifica delle email, perché parte da tre principi essenziali: budget, marketing e legalità.

Quando si acquistano liste di email, non si conosce l’origine dei dati né la loro qualità. Potreste acquistare una lista piena di indirizzi e-mail non validi e, peggio ancora, di spamtrap. Tecnicamente questo problema è risolto dallo strumento di verifica delle e-mail, ma pensateci un attimo: avete investito nell’acquisto di una lista e dovete investire in uno strumento di verifica. Una volta rimossi tutti i record problematici, il prodotto finale vale l’investimento o è stato solo uno spreco?

Inoltre, in termini di marketing, vi aspettate che le vostre liste siano costruite su azioni legittime che riflettano il reale interesse dei contatti per ciò che avete da offrire, che si tratti di un prodotto o di un servizio. Il buon senso deve prevalere. L’invio indiscriminato di messaggi di posta elettronica è una pratica di spamming soggetta a sanzioni da parte dei provider di posta elettronica.

In termini di legalità, circa l’80% dei Paesi dispone già (o sta per produrre) di una legislazione sulla privacy e sulla protezione dei dati (UNCTAD, 2021). Ciò significa che ottenere dati personali (e l’e-mail è considerata un dato personale) in modo illegale, come l’acquisto di liste, è soggetto a sanzioni che vanno dalle multe alla pubblicità dei casi di non conformità alla legge.

Convalida e verifica delle e-mail nei moduli di registrazione

Il marketing e la legalità devono essere strettamente legati alla qualità. Per questo motivo, una best practice altamente raccomandata è quella di inviare la verifica via e-mail in tempo reale direttamente sui moduli di registrazione.

Oltre a essere in linea con la privacy e la protezione dei dati, questa pratica consente alle azioni di lead generation di massimizzare i risultati in termini di qualità, in modo che le campagne di marketing possano contare su record debitamente verificati che possono essere consegnati con successo.

Questa verifica protegge le aziende anche da altri tipi di indirizzi e-mail, come quelli dei servizi di posta elettronica temporanea.

Controllo regolare delle liste di posta elettronica

Una volta che un indirizzo e-mail è stato verificato, questo non significa che sia uno stato permanente e immutabile. Al contrario, un’e-mail può cessare di esistere e diventare non valida (bounce) nel giro di poco tempo.

Questo comportamento è più evidente quando si parla di account di posta elettronica aziendali, che hanno alti tassi di rotazione.

Per ragioni come queste, è importante stabilire che le mailing list devono essere sottoposte a nuovi cicli di verifica a intervalli regolari.

È possibile impostare periodi più o meno lunghi in base ai diversi segmenti o profili di posta elettronica: più brevi per le e-mail professionali e più lunghi per quelle personali, ad esempio. O anche periodi più brevi per i provider di e-mail personali più “vecchi” e più lunghi per quelli più “nuovi” o più “popolari”.

L’importante è mantenere sempre alta la qualità delle liste di contatti.

Conclusione

Implementando la verifica delle e-mail, le aziende possono ridurre i costi operativi dell’email marketing, migliorare i tassi di consegna e proteggere la reputazione dei domini di invio, evitando problemi come l’inclusione in liste di blocco e la consegna nella cartella spam.

Inoltre, la verifica delle e-mail ottimizza la qualità dei contatti acquisiti e aumenta il tasso di coinvolgimento. Se effettuata in modo permanente e integrata con i punti di raccolta dati, la verifica aiuta a massimizzare il ritorno sull’investimento nell’email marketing.

FAQ

Perché è importante implementare la verifica delle e-mail in un’azienda online?

La verifica delle e-mail aiuta a garantire che le e-mail raggiungano indirizzi validi, evitando di sprecare risorse per l’invio di e-mail non valide. Questo migliora il tasso di consegna e protegge anche la reputazione del mittente.

Qual è la differenza tra convalida e verifica delle e-mail?

La convalida controlla la formattazione e la sintassi dell’indirizzo, assicurando che l’e-mail sia strutturata correttamente. La verifica conferma che l’indirizzo e-mail esiste e può ricevere messaggi. Questi processi sono complementari e contribuiscono a garantire che solo gli indirizzi reali facciano parte delle campagne.

Come si sceglie un buon strumento di verifica delle e-mail?

È importante scegliere uno strumento che offra precisione e affidabilità, classificando gli indirizzi come validi, non validi, spamtrap e temporanei. Inoltre, lo strumento deve essere facile da integrare con le piattaforme di posta elettronica e CRM e deve essere conforme alle leggi sulla protezione dei dati.

Le e-mail vanno controllate una volta o regolarmente?

Le e-mail devono essere controllate regolarmente, poiché gli indirizzi e-mail possono diventare non validi nel tempo. Si consiglia di controllare periodicamente le liste per mantenere la qualità dei contatti ed evitare problemi di deliverability e di engagement.

Quali sono le migliori pratiche per mantenere una lista e-mail pulita e aggiornata?

Alcune buone pratiche includono evitare l’acquisto di liste di e-mail, controllare le e-mail in tempo reale durante la raccolta ed effettuare controlli regolari sulle liste esistenti.