In questo articolo vi forniremo un esempio di formato di e-mail. Inoltre, tratteremo l’importanza di ogni elemento di un’e-mail ben scritta, compreso l’indirizzo e-mail stesso.
La professionalità nell’ambiente aziendale è fondamentale, sia per chi è alla ricerca di nuove opportunità sia per chi vuole progredire nella propria carriera o ottenere nuovi clienti.
Una comunicazione chiara ed efficace è essenziale. Un indirizzo e-mail professionale trasmette una percezione di professionalità che conferisce autorevolezza. E un’e-mail ben formattata assicura che il messaggio sia compreso e ben recepito dal destinatario.
Table of contents
- Email format example in email addresses
- Elements of a well-written email
- Email format example in email messages
- Summary of tips for writing an effective email
- Conclusion
- FAQ
Esempio di formato e-mail negli indirizzi e-mail
Può non sembrare, ma un indirizzo e-mail professionale è il vostro biglietto da visita quando inviate un messaggio.
A quanto pare, le persone non amano ricevere messaggi dai loro partner commerciali, medici o avvocati tramite un indirizzo e-mail @gmail.com, ad esempio. Questo trasmette un’idea di improvvisazione e di mancanza di professionalità, dato che di solito associamo questo e altri domini di servizi gratuiti agli account di posta elettronica personali.
Assicuratevi quindi di utilizzare un indirizzo e-mail professionale, con un proprio dominio, e controllate attentamente il nome e l’indirizzo del destinatario prima di inviare. Ottenere un dominio e un servizio di hosting e-mail è molto semplice e conveniente in termini di budget.
Non dimenticate di scegliere nomi di parti locali adatti, memorabili e intelligenti.
Evitate gli indirizzi comuni che potrebbero essere oggetto di spam tramite attacchi di dizionario:
- contatto@
- vendite@
- note@
Privilegiare le varianti più interessanti, come ad esempio:
- team.vendite@
- fabio.ramos.psychology@ (nome + professione o funzione)
- happy.customer@ (modi creativi di chiamare l’assistenza clienti)
Utilizzo di domini e-mail esclusivi
Alcune aziende optano per una strategia di settorizzazione quando creano i loro domini su Internet.
Per evitare che gli spammer utilizzino tecniche di attacco a dizionario, le aziende possono utilizzare varianti dei loro domini per scopi diversi.
Ad esempio:
- Dominio del sito web ufficiale: @dominio.com
- Dominio e-mail: @domainmail.com
- Dominio per i messaggi automatici: @domainsystem.com
- Dominio per i siti web affiliati: @dominio-stato.com
Formato e-mail in dettaglio
Un indirizzo e-mail valido è composto da 3 parti: un prefisso (parte locale), un simbolo @ e un dominio.
Il prefisso è la parte dell’e-mail che precede il simbolo @ e identifica l’utente che sta dietro a quell’account e-mail o la funzione a cui è destinato.
Il simbolo @ è la parte dell’e-mail che separa il prefisso dal dominio. Pertanto, non può essere utilizzato in nessun’altra parte dell’e-mail, altrimenti non sarà valido a causa di un errore di sintassi.
Infine, il dominio, che è il complemento di dove verrà recapitato il messaggio.
Se volete saperne di più sulla sintassi degli indirizzi e-mail, SafetyMails ha dedicato un post per spiegare in dettaglio ogni parte della sintassi di un indirizzo e-mail.
Elementi di un’e-mail ben scritta
Per scrivere un’e-mail non è sufficiente concentrarsi su un solo aspetto, come ad esempio un buon vocabolario. È necessario prestare attenzione a diversi aspetti. Parliamo di ciascuno di essi.
Fluidità
Padroneggiare le buone tecniche di copywriting e cercare di scrivere i messaggi nel miglior modo possibile permette al messaggio di essere chiaro e comprensibile.
Quando un’e-mail è ben strutturata e scorre in modo naturale, con idee ben collegate costituite da un’introduzione, uno sviluppo e una conclusione, il destinatario può comprendere rapidamente il contenuto e lo scopo del messaggio, facilitando una comunicazione efficace.
Inoltre, e-mail fluide e ben scritte riflettono professionalità e attenzione ai dettagli, rafforzando l’immagine del mittente e aumentando la probabilità di ottenere risposte più positive.
Oggetto
L’oggetto è uno degli argomenti più discussi e studiati quando si parla di efficienza delle comunicazioni via e-mail, in particolare dell’e-mail marketing. Questo perché 7 messaggi su 10 vengono letti grazie all’oggetto.
Tuttavia, l’oggetto dei messaggi diretti tra professionisti è altrettanto decisivo di quello dei messaggi di email marketing. Questo perché l’oggetto gioca un ruolo fondamentale nella decisione del destinatario di leggere.
Innanzitutto, dobbiamo ricordare che le caselle di posta elettronica sono fondamentalmente grandi depositi di righe di testo su ogni possibile argomento, in competizione per l’attenzione del destinatario.
Di solito queste e-mail non vengono lette tutte, né tanto meno nell’ordine in cui arrivano. Ma passano attraverso un processo mentale di definizione delle priorità da parte del destinatario. Cosa verrà letto per primo? Quali sono le questioni più importanti da affrontare? E cosa sarà ignorato?
Ecco perché l’oggetto deve essere chiaro e specifico.
Inoltre, l’oggetto deve includere elementi chiave per attivare i trigger emotivi legati all’importanza di un determinato argomento, come il completamento di un processo, la conferma di un’attività, un follow-up relativo a una riunione, ecc.
Saluti
Il saluto iniziale stabilisce già il tono dell’e-mail, che sia più formale o informale. Questo dipende, ad esempio, dal mercato in cui si opera. Scegliete quindi un saluto che corrisponda al livello di formalità della relazione con il destinatario.
- Formale: “Gentile signor Doe”.
- Informale: “Hallo John” o “Ciao John”.
Corpo dell’e-mail
Dopo le prime formalità di saluto, è il momento di andare dritti al punto e di esporre le proprie intenzioni nel corpo del messaggio di posta elettronica.
Affinché le vostre idee siano suddivise e presentate nel modo migliore, distribuite il testo seguendo questa struttura logica:
- Paragrafo di apertura: Presenta lo scopo dell’e-mail.
- Sviluppo: Illustra le informazioni o la richiesta.
- Paragrafo di chiusura: Conclude l’e-mail con un riassunto o un invito all’azione.
Nel paragrafo di apertura, si fornisce una breve introduzione e un breve riassunto delle proprie intenzioni in quell’e-mail. Considerate questa parte come una sorta di riassunto di ciò che verrà detto in seguito, quasi come un indice.
Durante lo sviluppo, fornite dettagli sulle informazioni o sulla richiesta che dovete fare, offrendo dettagli e suggerimenti.
Nel paragrafo conclusivo, è interessante utilizzare tecniche di call-to-action che facciano sentire il destinatario spinto a rispondere al messaggio.
Quindi, un esempio di formato di e-mail potrebbe essere:
| Oggetto | Riunione di revisione del bilancio Q4 |
| Saluti | Caro signor Doe, |
| Apertura | Vorrei fissare una riunione per esaminare il bilancio del quarto trimestre 2024. |
| Sviluppo | Come ordine del giorno di questo incontro, possiamo discutere le spese previste, gli aggiustamenti necessari e le strategie per ottimizzare le risorse. Suggerisco di incontrarci mercoledì prossimo, 12 luglio, alle ore 10.00. |
| Paragrafo conclusivo | Siete d’accordo con questo programma? Se questo orario non è conveniente, vi prego di indicarmi un’alternativa che funzioni meglio per voi. |
| Chiusura | Attendo con ansia una vostra risposta e vi ringrazio per l’attenzione. Sono felice di potervi aiutare. |
| Firma | Sconosciuto Direttore finanziario ABC Corp. Email: [email protected] |
Chiusura
Poiché nell’esempio precedente abbiamo menzionato la chiusura e la firma, ne parliamo brevemente.
Una chiusura appropriata rafforza il messaggio e lascia un’impressione positiva. È sempre importante sottolineare la propria disponibilità e ringraziare il destinatario per l’attenzione.
Esempio: “Vi ringrazio in anticipo per l’attenzione e resto a vostra disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento”.
Il saluto finale dipenderà anche dal tono più o meno formale dell’e-mail che state scrivendo:
- Formale: “Cordialmente” o “Cordialmente”.
- Informativo: “A presto”, “Parliamo” o anche “Salute”.
Firma
Infine, arriviamo alla firma dell’e-mail. Qui deve contenere le informazioni essenziali su di voi (nome, posizione o ruolo) e le modalità di contatto, con e-mail, telefono e social network (come LinkedIn).
Alcune firme includono anche la foto del mittente, nonché alcuni collegamenti ipertestuali a un sito web o a un aggregatore di link, sigilli importanti relativi a riconoscimenti, qualità, buona reputazione, tra gli altri.
Esempio di formato e-mail nei messaggi di posta elettronica
Se volete un esempio di formato di e-mail, ne abbiamo preparati due per ispirarvi:
Feedback da una riunione
Oggetto: Riassunto della riunione odierna
Salve signor Doe,
vorrei ringraziarla per l’incontro di oggi. È stato molto produttivo e illuminante. Ecco i punti concordati:
- Conto di prova: L’account di prova verrà rilasciato come concordato.
- Formazione: Il team di supporto addestra il cliente.
- Proposta commerciale: L’account manager invierà una proposta commerciale.
- Prossimo incontro: Il prossimo incontro è previsto tra due settimane.
Vi ringrazio ancora una volta per la vostra collaborazione e sarò lieto di rispondere a tutte le vostre domande.
Cordiali saluti,
Email di benvenuto ai nuovi clienti
Oggetto: ABC Corp vi dà il benvenuto e voi muovete i vostri primi passi
Salve [Nome del cliente],
Benvenuto alla ABC Corp! Siamo molto felici di averla con noi. Per aiutarvi a iniziare, abbiamo raccolto alcuni link utili:
- Cruscotto del cliente: [Link al cruscotto del cliente].
- Contratto di servizio: [Link al contratto]
- Informativa sulla privacy: [Link all’informativa sulla privacy]
Per qualsiasi domanda o supporto, potete contattare il vostro account manager, [nome del manager], via e-mail all’indirizzo [e-mail del manager] o per telefono all’indirizzo [numero di telefono del manager].
Vi ringraziamo per la vostra fiducia e siamo a vostra disposizione per qualsiasi necessità.
Cordiali saluti,
Sintesi dei consigli per scrivere un’e-mail efficace
Ecco un breve riassunto che potete utilizzare come lista di controllo per le e-mail che state redigendo:
- Utilizzate un indirizzo e-mail professionale: Evitate indirizzi informali o personali.
- Correggere le bozze: controllare l’ortografia, la grammatica e il nome del destinatario prima dell’invio.
- Obiettività: siate chiari e diretti, evitando informazioni superflue.
- Allegati: assicuratevi che tutti gli allegati menzionati siano inclusi.
Conclusione
In sintesi, la scrittura di un’e-mail professionale comporta diversi elementi che devono essere attentamente considerati per garantire una comunicazione chiara ed efficace.
L’uso di un indirizzo e-mail professionale, un oggetto chiaro e specifico, un saluto appropriato e una struttura logica e fluida nel corpo dell’e-mail sono fondamentali.
Inoltre, una chiusura adeguata e una firma completa rafforzano il messaggio e lasciano un’impressione positiva sul destinatario.
Seguire queste linee guida non solo rende il messaggio più facile da capire, ma rafforza anche l’immagine del mittente, promuovendo una comunicazione più efficiente e professionale.
Per rimanere ben informati, seguite gli articoli di SafetyMails.
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FAQ
Perché è importante un indirizzo e-mail professionale?
Un indirizzo e-mail professionale trasmette serietà e credibilità. L’utilizzo del proprio dominio invece di un servizio gratuito, come @gmail.com, può migliorare la percezione di professionalità ed evitare associazioni con account personali.
Quanto è importante un oggetto efficace per le e-mail?
L’oggetto è fondamentale perché determina se il destinatario aprirà l’e-mail. Deve essere chiaro e specifico, rispecchiare il contenuto dell’e-mail e, ove possibile, includere elementi che attivino i trigger emotivi per aumentare la rilevanza e l’urgenza del messaggio.
In che modo il saluto iniziale di un’e-mail influenza la comunicazione?
Il saluto iniziale stabilisce il tono dell’e-mail. La scelta di un saluto adeguato al livello di formalità del rapporto con il destinatario può influenzare positivamente la ricezione del messaggio, mostrando rispetto e considerazione.
Cosa rende efficace il corpo dell’e-mail?
Un’e-mail efficace è ben strutturata, con una chiara introduzione, uno sviluppo e una conclusione. Idee ben collegate e una scrittura fluida aiutano il destinatario a comprendere rapidamente il messaggio, facilitando una comunicazione efficace e obiettiva.
Qual è il ruolo della chiusura e della firma in un’e-mail?
La chiusura rafforza il messaggio e lascia un’impressione positiva, mentre la firma fornisce informazioni di contatto essenziali. Una chiusura appropriata e una firma completa dimostrano professionalità e disponibilità, incoraggiando il destinatario a rispondere o a compiere un’azione specifica.
