La verifica delle e-mail funziona sottoponendo gli indirizzi di posta elettronica all’analisi di algoritmi in grado di convalidare varie caratteristiche tecniche di questi indirizzi, confermando che sono autentici, validi e in grado di ricevere messaggi, collaborando con le best practice dell’email marketing.

Tenendo presente che l’obiettivo delle azioni di email marketing è quello di stabilire un buon rapporto con i destinatari, che porti a conversioni e vendite, è della massima importanza assicurarsi che tutti gli aspetti legati all’email marketing siano ottimizzati, garantendo l’efficienza di queste campagne.

In quanto tale, deve occuparsi di tutti gli aspetti che riguardano la reputazione dell’email marketing (come l’autenticazione, la curatela dei contenuti, tra gli altri), nonché della conformità con le leggi sulla protezione dei dati durante la raccolta, l’archiviazione e l’elaborazione dei dati, dovrebbe essere una preoccupazione costante per i professionisti del marketing e dei dati nelle aziende.

Tra questi aspetti, naturalmente, c’è la verifica dell’e-mail. Questo è estremamente importante per evitare problemi legati a hard bounces, spamtraps, email temporanee e altri tipi di indirizzi email che potrebbero rappresentare un danno.

Quando queste precauzioni vengono trascurate, hanno un impatto diretto sui risultati delle azioni di email marketing, dalla qualità della raccolta dei dati, attraverso il blocco e la blacklist, fino alla riduzione dei tassi di coinvolgimento e di conversione. È un effetto a cascata che non può essere ignorato..

Ecco perché vi forniremo una breve guida su come funziona la verifica delle e-mail e sulle sue migliori pratiche.

Come funziona la verifica dell’e-mail?

La verifica delle e-mail è una metodologia di analisi che funziona sulla base di un algoritmo che effettua una serie di critiche e controlli in sequenza, convalidare vari aspetti tecnici e comportamentali relativi a ciascuno degli indirizzi e-mail analizzati.

È chiaro che si tratta di una domanda piuttosto ricorrente nel mercato, in quanto i professionisti del marketing (e anche quelli della tecnologia) vogliono capire esattamente come funziona la verifica delle e-mail e quanto è affidabile.

Componenti chiave della verifica delle e-mail

In breve, la verifica di un indirizzo e-mail deve passare attraverso almeno le seguenti fasi:

Convalide di base:

• Convalida della sintassi: le regole di formato degli indirizzi e-mail sono definite da una serie di documenti di riferimento (RFC). Se il formato dell’e-mail non è conforme agli standard, può già essere considerato non valido (o soggetto a correzione). Questo è quindi il primo – ed essenziale – passo da compiere.
• Convalida del dominio: si tratta di una validazione di base, che risponde alla semplice domanda “questo dominio esiste ed è attivo?”. Se il dominio non esiste o non segue le regole della sintassi, rende anche l’indirizzo e-mail non valido e deve quindi essere rimosso.
• Convalida dei record MX (Mail Exchange): il record MX indica il modo in cui i messaggi e-mail devono essere inoltrati secondo SMTP. In altre parole, oltre a esistere, un dominio deve essere configurato per inviare e ricevere messaggi e-mail. Pertanto, anche se un dominio esiste, se non supera la convalida MX, sarà considerato inappropriato e l’indirizzo e-mail non sarà consigliato.

Convalide profonde:

• Identificazione dell’esistenza di utenti: In questa fase, una volta convalidati tutti i passaggi precedenti, gli strumenti di verifica delle e-mail effettuano ulteriori analisi per confermare l’esistenza dell’utente e-mail in un determinato dominio. In questo caso, possono essere classificati come validi o inesistenti.
• Rilevamento di e-mail non raccomandate: alcuni indirizzi di posta elettronica, anche se validi, possono presentare un qualche tipo di rischio a causa di alcune loro caratteristiche, che possono essere innescate dai filtri euristici anti-spam, che identificano alcune parole e aspetti tecnici che possono portare a blocchi e quarantene. Queste e-mail vengono quindi identificate e contrassegnate come “a rischio”.
• Rilevamento di e-mail temporanee e usa e getta: Conosciute anche come “email bruciate”, questo tipo di indirizzi sono validi ma usa e getta e diventano non validi in pochi minuti, ore o giorni, per cui è necessario impedirne la registrazione o rimuoverli dalle liste esistenti, in quanto rappresentano un rischio per la reputazione dell’email marketing, aumentando le percentuali di rimbalzo.
• Identificare le spamtrap: Uno dei tipi di indirizzi e-mail più pericolosi, le spamtrap (incontaminate o riciclate) possono portare al blocco e all’inserimento nella blacklist. È essenziale che vengano rimosse e che non vengano inviati loro messaggi.
• Classificazione del tipo di e-mail: In questa fase, con l’e-mail già verificata, è il momento di classificarla come valida e di classificarla, ad esempio, come indirizzo aziendale o come indirizzo a bassa deliverability, tra le altre informazioni, al fine di fornire il massimo numero di informazioni all’utente.

Modi per eseguire la verifica dell’e-mail

Molti pensano che la verifica della posta elettronica si faccia solo sulle liste di contatti. Ma non è così. In realtà, ci sono molte possibilità.

Questi sono i modi per eseguire la verifica dell’e-mail:

• Verifica dell’elenco di e-mail tramite browser: il metodo classico. È sufficiente caricare un file con la vostra mailing list in qualsiasi quantità nell’interfaccia della vostra piattaforma di verifica delle e-mail e attendere i risultati dell’analisi..
• Verifica delle liste tramite integrazione: per chi ha sistemi e database integrati e non vuole effettuare esportazioni e importazioni manualmente, è possibile integrare i sistemi ed eseguire i processi automaticamente tra le piattaforme.
• Controllo di una o poche e-mail: Le piattaforme per il controllo delle e-mail di solito consentono di analizzare un’e-mail o un intero gruppo di e-mail singolarmente, utilizzando semplicemente la funzione di copia e incolla per vedere i risultati sullo schermo.
• Controllo delle e-mail in tempo reale: per chi vuole sfruttare al meglio la lead generation e non sprecare alcuna opportunità, esistono API che possono essere integrate nei moduli di registrazione ed effettuare controlli via e-mail in tempo reale, mentre i visitatori compilano il modulo e richiedono correzioni quando necessario.

I vantaggi della verifica delle e-mail per le aziende

La verifica delle e-mail dovrebbe essere considerata un’attività strategica dalle aziende, perché influisce direttamente su tutti gli indicatori di uno dei principali canali di marketing digitale: l’e-mail marketing.

Pertanto, quando un’azienda investe nella verifica delle e-mail nel modo giusto, otterrà vantaggi quali:

• Riduzione dei costi operativi: Quando gestiamo mailing list prive di record non validi e duplicati, riduciamo anche i costi, ad esempio con gli strumenti di email marketing e CRM, che di solito fanno pagare i record archiviati. Riduciamo anche i costi del personale coinvolto nella gestione di queste liste.
• Riduzione del costo per lead: Utilizzando la verifica dell’e-mail in tempo reale nei moduli di registrazione, i visitatori vengono avvisati già durante la registrazione di eventuali indirizzi e-mail inseriti in modo errato, il che porta a un migliore utilizzo dei lead generati, con conseguente riduzione del costo per lead e ottimizzazione di ogni centesimo del budget investito.
• Aumento delle conversioni di vendita: Le liste di qualità superiore godono di alcuni privilegi nella consegna. In questo modo, unitamente a strategie di segmentazione e a un buon targeting dei messaggi e delle offerte, è possibile ottenere risultati di conversione più elevati.
• Aumento del ritorno sugli investimenti (ROI): Facendo i conti, con un costo inferiore per la generazione di lead, costi operativi più bassi e un maggior numero di vendite, si ottiene un maggiore e migliore ritorno sull’investimento.
• Conformità alle norme sulla protezione dei dati: l’integrità e l’accuratezza dei dati personali (e-mail) memorizzati sono caratteristiche che ci si aspetta dalle aziende che si preoccupano veramente di rispettare le leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati. Queste caratteristiche sono descritte in vari documenti e dovrebbero far parte della gestione ordinaria dei database di clienti e prospect.

Vantaggi delle metriche di email marketing

Altri vantaggi della verifica delle e-mail sono direttamente collegati alle metriche dell’e-mail marketing.

Questi includono:

• Riduzione della frequenza di rimbalzo: Quando si controllano le mailing list, sia in fase di raccolta che di mantenimento di quelle esistenti, si è liberi da email non valide che aumentano le percentuali di rimbalzo e portano a blocchi e blacklist.
• Miglioramento della reputazione del mittente: Le mailing list prive di e-mail non valide, di e-mail temporanee, di spamtrap, tra le altre cose, contribuiscono direttamente a migliorare la reputazione del mittente.
• Miglioramento della deliverability: Quando il punteggio di reputazione del mittente migliora, i tassi di blocco diminuiscono e la consegna dei messaggi alla casella di posta (posizionamento nella casella di posta) migliora notevolmente. In questo modo, un maggior numero di messaggi viene visualizzato come “prioritario” dai destinatari, piuttosto che in cartelle secondarie come quella dello spam.
• Aumento del tasso di apertura: La consegna di un maggior numero di messaggi nella casella di posta, a liste più mirate, può anche portare a un aumento dei tassi di apertura. Tutto ciò che serve sono messaggi ben mirati e un oggetto accattivante.
• Miglioramento del tasso di clic: In questo caso, la matematica è semplice, perché se avete investito in liste di qualità, ben segmentate e mirate, avete una reputazione ben costruita e avete ottenuto un aumento dei tassi di apertura, i tassi di click-through tenderanno a seguire lo stesso movimento verso l’alto.

Verifica dell’e-mail: cosa fare e cosa non fare

La verifica delle e-mail è qualcosa di più dell’importazione delle e-mail in uno strumento di analisi e della rimozione di quelle non corrette.

In realtà, questa è solo una parte (molto importante) del processo. Ma sappiate che ci sono molte altre cose che potete fare per rendere le vostre liste di email molto più potenti e utili per le vostre azioni di email marketing.

Ecco alcune delle cose da fare e altre da evitare:

Per riassumere quanto sopra, gli strumenti gratuiti o di bassa qualità possono rendere le liste suscettibili di scarsa verifica e di fughe di dati. Ecco perché dovreste preferire piattaforme professionali che si impegnano a rispettare le leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati.

Aumentate la qualità e la redditività della lead generation verificando le e-mail in tempo reale nel punto di raccolta dei dati. In questo modo, oltre a lead validi, avrete il maggior numero possibile di contatti per le vostre azioni via e-mail.

Prevenire i duplicati di email nelle vostre liste ed effettuare controlli regolari delle vostre liste di email, poiché gli indirizzi possono essere disattivati (soprattutto quelli aziendali). Ignorare questo aspetto può portare a un aumento della frequenza di rimbalzo. Evitate di riconvalidare solo le liste inattive.

Ultimo ma non meno importante, rispettare le leggi sulla protezione dei dati: non acquistate mailing list, non raccogliete dati indiscriminatamente su Internet e assicuratevi che le registrazioni avvengano sulla base del consenso dato dagli interessati.

Strumenti e tecnologie di verifica delle e-mail

Decidere quali strumenti e tecniche utilizzare per verificare le e-mail e garantire la migliore qualità delle liste di contatti è un passo importante per ottenere tutti i vantaggi di cui abbiamo parlato in precedenza.

Ecco quindi alcuni suggerimenti e precauzioni per la scelta di strumenti e tecnologie per la verifica delle e-mail:

• Abbandonare le registrazioni in formati non digitali: Le registrazioni su moduli hanno già un tasso molto alto di registrazioni non valide a causa di errori di battitura. I moduli cartacei sono molto più soggetti a errori, sia da parte di chi li compila sia da parte di chi deve interpretare ciò che è scritto a mano. Investite in registrazioni su totem, tablet, codici QR in cui i visitatori possono usare il proprio smartphone. È più intelligente e meno soggetto a errori.
• Critiche ai moduli di registrazione: investire nella convalida del modulo. Controllate gli aspetti sintattici direttamente sul vostro modulo, come i caratteri non validi o eccessivi.
• Strumento di verifica delle e-mail: un sistema professionale di verifica delle e-mail rimuove le e-mail non valide, le e-mail temporanee, le trappole per spam e così via, oltre a rimuovere i record duplicati. Fate una correlazione tra l’accuratezza, l’economicità e l’impegno verso le leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati.
• Convalida delle e-mail in tempo reale: Le piattaforme di verifica delle e-mail dispongono di API per la verifica in tempo reale, ossia mentre il visitatore sta compilando il modulo. In questo modo, il visitatore viene avvisato dell’e-mail non valida e ha il tempo di correggerla prima di lasciare la pagina.
• Sistemi per l’integrazione, l’archiviazione e l’elaborazione di dati: Quando si sceglie una piattaforma di CRM e di Email Marketing, ricordate che deve anche offrire meccanismi per prevenire le registrazioni duplicate, avvisare delle registrazioni non valide, consentire la segmentazione e l’integrazione (soprattutto con la piattaforma di verifica delle e-mail).
• Meccanismi di standardizzazione dei dati: per evitare errori in altri campi (come i nomi delle città, ecc.), cercate di standardizzare i dati, cioè di utilizzare campi di selezione con dati precedentemente registrati (come l’elenco delle città), maschere di formattazione (nel caso dei numeri di telefono, ad esempio), ecc. Meno si è soggetti a errori, maggiore sarà la qualità complessiva degli elenchi di contatti.

Infine, ricordate che le vostre liste di contatti sono la materia prima che il vostro team di marketing e vendite utilizzerà per stabilire un contatto con i potenziali clienti e anche con i clienti per rafforzare la relazione e promuovere il riacquisto.

Conclusione

La verifica delle e-mail non è solo un passaggio tecnico, ma una pratica strategica indispensabile per garantire l’efficacia delle azioni di email marketing.

La corretta implementazione delle verifiche aiuta le aziende non solo a ottimizzare le proprie liste, ma anche a migliorare metriche chiave come la deliverability, i tassi di apertura e i tassi di click-through, riducendo al contempo i costi operativi e rimanendo conformi alle leggi sulla protezione dei dati.

L’adozione delle buone pratiche discusse in questo articolo contribuisce a creare una base affidabile per campagne di email marketing di successo, consentendo a ogni email inviata di raggiungere il destinatario giusto e di apportare valore all’azienda.

FAQ

Perché la verifica delle e-mail è importante per il marketing digitale?

La verifica delle e-mail garantisce che le campagne di marketing siano indirizzate solo a indirizzi validi, evitando l’invio a indirizzi inattivi, temporanei o a trappole per spam. Questo non solo migliora la consegnabilità dei messaggi, ma aiuta anche a proteggere la reputazione del mittente e a evitare l’inserimento nella blacklist, massimizzando il ritorno sugli investimenti (ROI).

Qual è la differenza tra la verifica delle e-mail in tempo reale e la verifica delle liste?

La verifica dell’e-mail in tempo reale avviene durante la compilazione di un modulo, quando l’e-mail viene convalidata immediatamente e gli eventuali errori vengono corretti prima della registrazione. La verifica delle liste, invece, avviene in una fase successiva, quando viene analizzata un’intera base di contatti. Entrambe le pratiche sono complementari e contribuiscono alla qualità dei contatti e delle campagne di marketing.

Quali sono i principali errori da evitare quando si verificano le e-mail?

Un errore comune è quello di eseguire controlli solo sulle liste inattive o di ignorare la verifica regolare delle liste. Anche affidarsi esclusivamente a strumenti gratuiti può compromettere l’accuratezza dei risultati. Inoltre, molti ignorano la necessità di verificare le e-mail al momento della raccolta, il che porta all’accumulo di indirizzi non validi e compromette le prestazioni della campagna.

Che impatto ha la verifica delle email sulle metriche di email marketing?

La verifica riduce il tasso di rimbalzo eliminando le e-mail non valide, migliora la reputazione del mittente e aumenta le probabilità che i messaggi raggiungano la posta in arrivo, anziché essere bloccati o classificati come spam. Ciò si traduce in tassi di apertura e di clic più elevati e, di conseguenza, in una migliore performance della campagna.