Una lista nera di e-mail è un elenco di IP o domini bloccati per l’invio di spam, consultato dai provider di e-mail per filtrare i messaggi. Per evitarle, è necessario adottare buone pratiche, autenticare le e-mail con SPF, DKIM e DMARC, utilizzare mailing list pulite e monitorare la reputazione. Per uscire da una blacklist, seguite le linee guida riportate in questo blog post.

In un mondo in cui quasi il 50% dei messaggi e-mail inviati in tutto il mondo sono spam (Statista), sempre più aziende inviano e-mail promozionali, aumentando la concorrenza, e i provider di e-mail implementano filtri sempre più intelligenti, come REVTEC di Gmail, l’e-mail marketing richiede un livello di gestione e di sofisticazione sempre maggiore da parte dei professionisti del marketing digitale.

In questo post vedremo cos’è una blacklist, come funziona, quali sono le implicazioni dell’essere inseriti in una blacklist, quali sono le principali blacklist, come sapere se si è inseriti in una blacklist e quali sono le migliori pratiche per evitare di essere inseriti in una blacklist.

Che cos’è una lista nera?

Una blacklist è un archivio di informazioni utilizzato dai provider di posta elettronica e dai servizi di sicurezza per identificare e bloccare indirizzi IP, domini o e-mail associati a pratiche scorrette come spam, phishing o altre attività dannose.

Questi elenchi sono generalmente gestiti da organizzazioni indipendenti (come Spamhaus) o da fornitori di servizi di posta elettronica con i propri archivi.

Il funzionamento delle blacklist si basa sulla raccolta di informazioni sui mittenti sospetti e sulla consultazione di queste liste da parte dei server di posta elettronica. Quando viene inviato un messaggio, il server ricevente controlla se il mittente è elencato in una blacklist. In caso affermativo, il messaggio può essere automaticamente rifiutato o indirizzato alla cartella spam, contribuendo a proteggere gli utenti da contenuti indesiderati o dannosi.

Come funzionano le blacklist?

Le blacklist funzionano raccogliendo informazioni sui mittenti sospetti e consultando questi elenchi sui server di posta elettronica.

Queste informazioni sono ottenute attraverso il monitoraggio costante, la collaborazione tra i servizi di sicurezza, l’analisi dei modelli di invio e il comportamento dei destinatari, come l’eliminazione senza apertura, lo spostamento nella cartella spam o la marcatura come “questo è spam”.

Le blacklist memorizzano una serie di informazioni sugli spammer per identificare e tracciare le loro attività. Tra i dati più comuni vi sono:

• Indirizzi IP: identificano i server utilizzati per inviare i messaggi.
• Domini: registra i domini associati ai mittenti problematici.
• E-mail specifiche: possono includere gli indirizzi e-mail che inviano ripetutamente spam.

Tra i dati analizzati per portare all’inserimento di nuovi record in una lista nera vi sono:

• Cronologia degli invii: indica il volume e la frequenza dei messaggi inviati da un particolare mittente e classificati come spam.
• Segnalazioni degli utenti: comprende le segnalazioni effettuate da persone che hanno contrassegnato i messaggi come indesiderati o che hanno effettuato segnalazioni direttamente alle organizzazioni anti-spam.
• Spamtraps: e-mail create per catturare gli spammer che inviano e-mail senza consenso.

Spesso queste informazioni sono combinate. Ad esempio, una voce della blacklist può contenere sia l’indirizzo IP che il dominio dello spammer. In questo modo, la modifica del dominio di invio non impedisce di identificare lo spammer. Né la modifica dell’indirizzo IP impedisce l’identificazione dello spammer.

In che modo i provider di posta elettronica utilizzano le blacklist?

I provider di posta elettronica come Gmail, Outlook e Yahoo utilizzano le liste nere come parte dei loro sistemi di filtraggio dello spam. Tuttavia, il modo in cui ogni provider applica queste liste varia. Alcuni punti importanti da considerare sono:

• Query diverse: non tutti i provider utilizzano le stesse blacklist. Alcuni consultano liste ampiamente riconosciute, mentre altri possono affidarsi a liste interne o meno conosciute.
• Criteri aggiuntivi: ovviamente, oltre alle liste nere, gli ISP considerano altri criteri quando decidono cosa fare di un messaggio di posta elettronica, come ad esempio:
  • La reputazione del mittente.
  • Autenticazione delle e-mail (SPF, DKIM, DMARC).
  • Il comportamento degli utenti (ad esempio, se contrassegnano le vostre e-mail come spam).
• Politiche proprie: ogni provider ha le proprie regole interne e le proprie blacklist, il che significa che l’impatto di una blacklist dipende dal provider.

I provider di posta elettronica non solo consultano le liste nere, ma forniscono anche informazioni su di esse. In questo modo, tutti sono aggiornati.

Quali sono le principali blacklist presenti sul mercato?

Come abbiamo detto in precedenza, alcune liste nere sono più popolari e quindi più consultate. Altre sono meno conosciute.

Presentiamo un elenco delle 4 liste nere più popolari, con una breve descrizione:

Spamhaus

Una delle blacklist più rispettate e diffuse al mondo, Spamhaus gestisce diverse liste per combattere le diverse minacce. Le principali includono la SBL (Spamhaus Block List), che elenca gli IP e i domini coinvolti nello spam, e la XBL (Exploits Block List), che si concentra sugli IP compromessi da exploit, come bot e proxy aperti.

Website: spamhaus.org

Criteri per l’inserimento nell’elenco:

• Invio di spam non richiesto.
• Distribuzione di malware o phishing.
• IP che agiscono come relay aperti o proxy che facilitano l’abuso.
• Domini associati ad attività dannose, come il comando e il controllo di botnet.

Spamcop

Gestita da Cisco, Spamcop è una lista nera basata sulle segnalazioni degli utenti e sulle spamtrap. Identifica gli IP che hanno inviato e-mail indesiderate segnalate dagli utenti o catturate da indirizzi falsi creati per individuare gli spammer.

Website: spamcop.net

Criteri per l’inserimento nell’elenco:

• Ricezione delle segnalazioni di spam inviate dagli utenti di Spamcop.
• Invio di e-mail alle spamtrap, indirizzi falsi utilizzati per identificare gli spammer.

Barracuda

Questa lista nera, gestita da Barracuda Networks, si concentra sugli IP che hanno inviato spam o che hanno una cattiva reputazione in base ai tassi di reclamo e al comportamento di invio.

Website: barracudacentral.org

Criteri per l’inserimento nell’elenco:

• Invio di spam alle spamtrap di Barracuda.
• Alto tasso di reclami da parte degli utenti.
• Modelli di invio sospetti, come un volume eccessivo o contenuti dannosi.

URIBL

URIBL elenca i domini (URL) trovati nei messaggi di spam, concentrandosi sui link utilizzati nelle campagne di phishing, malware o frode. A differenza degli altri, si concentra sul contenuto delle e-mail (URL), non sugli IP.

Website: uribl.com

Criteri per l’inserimento nell’elenco:

• Presenza di domini nei messaggi di spam, soprattutto nelle e-mail di phishing o in quelle che distribuiscono malware.
• Domini associati ad attività dannose, come pagine di login false o download infetti.

Come faccio a sapere se sono nella lista nera?

Per scoprire se il vostro indirizzo e-mail, dominio o indirizzo IP è presente in una lista nera, potete scegliere:

• Consultare direttamente le liste nere
• Utilizzare uno strumento di verifica multipla
• Controllare i log delle e-mail

Consultare direttamente le liste nere

La maggior parte delle blacklist offre strumenti gratuiti sui propri siti web per verificare se un IP o un dominio è presente nell’elenco. Ecco alcuni esempi:

• Spamhaus: spamhaus.org/lookup
• Barracuda: barracudacentral.org/lookup
• SpamCop: spamcop.net/bl.shtml
• URIBL: uribl.com

Utilizzo di uno strumento di controllo multiplo

Se preferite una soluzione più pratica, esistono servizi che controllano più liste nere contemporaneamente. Alcuni esempi popolari sono

• MXToolbox: mxtoolbox.com/blacklists.aspx
• UltraTools: ultratools.com/tools/spamLookup
• BlacklistMaster: https://www.blacklistmaster.com/ 
• BlacklistAlert: https://blacklistalert.org/ 

Questi strumenti consentono di risparmiare tempo e forniscono rapporti che permettono di individuare eventuali problemi e di avviare misure per risolvere i problemi di blacklist.

Controllo dei log delle e-mail

Quando si inviano campagne di email marketing, è possibile monitorare i log delle comunicazioni tra i server.
Monitorando questi messaggi, è possibile identificare quelli che sono nella lista nera. Alcuni esempi di messaggi sono:
550 5.7.1 : Helo command rejected: You are blocked due to Spam (he)(psfx) (DKJ)(520974)
4.7.650 Il server di posta [000.00.000.000] è stato temporaneamente limitato a causa della reputazione IP. Per informazioni sulla consegna delle e-mail, vedere https://postmaster.live.com

Quali sono le conseguenze dell’inserimento nella lista nera?

Per dirla senza mezzi termini: l’inserimento in una blacklist aumenta la possibilità che le vostre e-mail vengano filtrate nella cartella spam o bloccate del tutto.

L’impatto negativo in questo caso è enorme, in quanto le vostre campagne di email marketing non raggiungono i destinatari, riducendo le conversioni, sprecando opportunità di business e mettendo a rischio il ROI (ritorno sugli investimenti).

Un aspetto interessante è che l’inserimento nella blacklist non garantisce il blocco da parte di tutti i provider di e-mail. L’effetto dipende dalle liste utilizzate da ciascun provider e da come combinano queste informazioni con altri fattori. Tuttavia, lo scenario ideale è quello di non essere mai inseriti in una blacklist.

Come evitare di essere inseriti nella lista nera?

Per evitare di essere inseriti nella lista nera, è necessario adottare buone pratiche di invio di e-mail e proteggere la reputazione del proprio dominio e IP.

Alcune pratiche da adottare per evitare problemi con i filtri anti-spam, le blacklist e i blocchi sono:

• Autenticate le vostre e-mail: in questo modo dimostrerete di essere un mittente legittimo. Implementate i seguenti protocolli: SPF, DKIM e DMARC. Questo aumenta la fiducia dei provider di posta elettronica nei vostri messaggi e riduce la possibilità di essere scambiati per spammer.
• Utilizzate mailing list basate sul permesso: inviate e-mail solo a persone che hanno dato il loro esplicito consenso a ricevere i vostri messaggi e non acquistate mai mailing list.
• Rimuovere le e-mail non valide: la presenza di e-mail non valide nelle mailing list causa il blocco da parte di provider e strumenti di posta elettronica come Mailchimp. Utilizzate moduli di iscrizione con verifica in tempo reale.
• Creare contenuti di qualità: il contenuto delle vostre e-mail deve essere utile e rilevante per i destinatari. Offrite valore, come informazioni utili, promozioni reali o aggiornamenti rilevanti.
• Monitorare il coinvolgimento: tracciare le metriche come i tassi di apertura, i clic e le conversioni. Un basso coinvolgimento può indicare problemi.
• Semplificate la cancellazione: includete un link di cancellazione visibile e funzionale in tutte le vostre e-mail. Evitate di richiedere complicati passaggi di cancellazione.
• Attenzione al volume di invio: non inviate grandi quantità di email in una volta sola, soprattutto se siete un nuovo mittente. Evitate picchi improvvisi di invio, che possono essere interpretati come un comportamento di spam.
• Monitorate regolarmente le blacklist: controllate periodicamente se il vostro IP o dominio è presente in qualche blacklist.
• Utilizzate i feedback loop: iscrivetevi ai servizi di feedback loop offerti da provider come Gmail, Yahoo o Outlook. Questi servizi vi notificano quando un destinatario contrassegna la vostra e-mail come spam, consentendovi di rimuovere rapidamente questi contatti dalla vostra lista.

Educare il team: assicurarsi che tutti coloro che partecipano all’invio di e-mail conoscano le migliori pratiche, vietando scorciatoie come le liste acquistate, esigendo il rispetto delle leggi sulla privacy e dimostrando le conseguenze di una cattiva reputazione.

Cosa fare per uscire dalle liste nere?

Per uscire da una lista nera, è necessario correggere i problemi che ne hanno determinato l’inclusione, ad esempio interrompere l’invio di messaggi non richiesti e ripulire le liste di contatti, e richiedere la rimozione all’organizzazione responsabile della lista. L’adozione di buone pratiche di invio è fondamentale per evitare questi problemi.

• Spamhaus
  • Il mittente deve cessare immediatamente le attività che hanno portato all’inserimento nell’elenco, come l’invio di spam o la correzione di vulnerabilità di sicurezza.
  • Spamhaus offre un processo di cancellazione online nel Centro di rimozione delle liste di blocco di Spamhaus. L’utente deve seguire le istruzioni specifiche per il tipo di lista (SBL, XBL, ecc.).
  • È essenziale risolvere completamente i problemi prima della richiesta, poiché Spamhaus potrebbe negare la rimozione se l’attività dannosa persiste.
• Spamcop
  • La rimozione è automatica e basata sul tempo. Se non ci sono nuove segnalazioni di spam, l’IP viene solitamente rimosso tra le 24 e le 48 ore.
  • Non esiste un processo di delisting manuale; la soluzione consiste nell’interrompere del tutto l’invio di spam e impedire nuove segnalazioni.
  • Gli IP con elenchi frequenti possono vedersi allungare il tempo di rimozione, rendendo essenziale la risoluzione permanente dei problemi.
• Barracuda
  • Il mittente deve risolvere i problemi, come la pulizia delle mailing list e il miglioramento dell’autenticazione.
  • La rimozione può essere richiesta tramite un modulo online.
  • È importante inviare una sola richiesta e attendere, poiché più richieste potrebbero essere ignorate. La rimozione dipende dalla completa correzione dei problemi.
• URIBL
  • Il proprietario del dominio deve interrompere l’attività dannosa e garantire che il dominio non venga più utilizzato per lo spam.
  • https://admin.uribl.com/?section=lookup;method=submitPer richiedere la rimozione, è necessario registrarsi sul sito web di URIBL e sottoporre il dominio alla revisione nel pannello di amministrazione.
  • Il delisting dipende dall’approvazione del team URIBL, che verifica che il dominio non sia più collegato ad attività sospette.

Conclusione

Evitare di finire nella lista nera richiede una combinazione di autenticazione tecnica, buone pratiche di invio e un’attenzione costante alla reputazione del vostro dominio e IP. Implementando queste strategie, non solo si riduce il rischio di essere bloccati, ma si migliora anche la deliverability delle e-mail, garantendo che raggiungano la casella di posta dei destinatari. La coerenza e la responsabilità sono la chiave del successo dell’email marketing.

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