Un indirizzo e-mail di un avvocati è essenziale per mantenere un rapporto efficace con i clienti e trasmettere un’immagine di professionalità e fiducia.
L’efficacia di questo canale di comunicazione dipende direttamente dalla capacità del professionista di adattarne l’uso alle esigenze quotidiane e di applicare sempre le migliori pratiche, sia nel modo di scrivere che nel tono utilizzato a seconda del pubblico con cui si ha a che fare, che può essere più formale o più semplice. E saranno necessarie entrambe le cose.
L’utilizzo oculato delle linee guida riportate di seguito può trasformare un semplice canale di comunicazione in un potente strumento di relazione, di branding e di nuove opportunità.
Table of contents
- Practical uses for lawyer email that make work more professional
- Practical uses for lawyer email that make work faster and more secure
- What is important to consider in a lawyer’s email address
- Be very careful with advertising
- Conclusion
- FAQ
Usi pratici della posta elettronica degli avvocati che rendono il lavoro più professionale
Più che uno strumento di comunicazione, l’indirizzo e-mail di un avvocato funge da “carta intestata” per il professionista o il suo studio legale. In altre parole, un indirizzo e-mail professionale (piuttosto che un generico @gmail.com) stabilisce il tono di professionalità che la pratica legale richiede.
Nome dell’avvocato
Quando si crea un indirizzo e-mail di un avvocato, definirne lo scopo: è per lo studio o per un professionista specifico? In entrambi i casi, la comunicazione deve essere coerente, tenendo conto degli elementi essenziali di un indirizzo e-mail:
Dominio personalizzato
Il primo passo è ottenere un dominio e-mail personalizzato. Niente @gmail.com o simili! Lasciate questi domini per uso personale.
In ambito professionale, è il vostro marchio che deve prevalere. Quindi, procuratevi il vostro dominio.
Facile da ricordare
Quando si utilizzano i nomi, sia per i proprietari dell’e-mail che per i domini da creare, ricordate che devono essere facili da ricordare; dopo tutto, gli avvocati hanno bisogno di referral per avere più clienti e successo. Questo non sarà possibile se il cliente non riesce a ricordare il vostro nome e la vostra e-mail, non siete d’accordo?
Generatore di nomi di avvocati
Volete creare un nome e-mail personalizzato ma siete a corto di idee? Che ne dite di utilizzare il generatore di nomi e-mail creativi di SafetyMails? È gratuito e offre migliaia di opzioni! Potete cercare idee per e-mail personali o aziendali in soli tre clic.
Il generatore di nomi di e-mail è disponibile in inglese, portoghese, spagnolo, tedesco, francese e italiano. Approfittatene e accedete subito al sito web di SafetyMails!
Etichetta e marchio
La casella di posta elettronica è uno spazio compatto in cui le informazioni non vengono sempre viste o lette nella loro interezza. Ecco perché è necessario renderle evidenti e memorabili.
Un modo per farlo è utilizzare le etichette negli indirizzi e-mail dei mittenti.
Ad esempio, invece di ricevere un’e-mail da “[email protected]”, si vedrà solo “Ms. Spencer” nel campo del mittente. Per farlo, è sufficiente digitare il nome del mittente e inserire l’indirizzo e-mail tra i segni <>: Ms. Spencer <[email protected]>.
In questo modo si sfrutta meglio lo spazio ridotto della casella di posta e si rafforza il proprio marchio.
Nell’immagine qui sopra:
- Il nome del mittente visualizzato è “Smart Fit”.
- Il vero indirizzo e-mail dietro questo nome (etichetta) è “[email protected]”. Per ottenere questo risultato, l’e-mail è stata inviata con il campo mittente compilato come: Smart Fit <[email protected]>
Firma dell’e-mail dell’avvocato
Un’e-mail professionale non è completa senza una firma adeguata, con le informazioni di contatto, il logo dell’ufficio e i link ai profili professionali (come LinkedIn), ai mezzi di contatto alternativi (come WhatsApp) e ai richiami ai canali informativi (come il blog o Youtube).
Per maggiori dettagli, vi consigliamo di leggere il nostro blogpost sulle firme delle e-mail.
Usi pratici della posta elettronica degli avvocati che rendono il lavoro più veloce e sicuro
L’e-mail è un canale di comunicazione efficace che consente agli avvocati di comunicare con i propri clienti in modo rapido ed efficiente, sia che si tratti di inviare aggiornamenti sul caso, documenti importanti o rispondere a domande e quesiti in modo agile.
Condivisione sicura dei dati
Ovviamente, la condivisione dei documenti deve avvenire nel rispetto delle migliori pratiche di protezione dei dati, evitando fughe di notizie.
Un modo per farlo è quello di utilizzare archivi sicuri ad accesso esclusivo, come Google Drive o Dropbox, ad esempio. In questo modo è possibile condividere un link di accesso a una cartella o a un documento specifico e solo il destinatario registrato potrà accedere al contenuto.
Naturalmente esistono altri modi per condividere in modo sicuro dati e documenti, ma non li approfondiremo in questa sede.
Programmazione delle riunioni
Uno degli usi più diffusi della posta elettronica è l’invio di inviti (chiamati “inviti”) alle riunioni. Il software di posta elettronica dell’avvocato (come Microsoft Outlook) o la webmail (come Google Workspace) inviano un invito a una riunione a uno o più destinatari.
Dopo l’accettazione, la riunione viene automaticamente registrata nell’agenda online dei destinatari, con un link per l’accesso remoto (come Google Meet, Teams, ecc.).
Risposte automatiche
Una caratteristica generale della posta elettronica, ma che ha un’applicazione molto utile nel caso delle e-mail degli avvocati, è la funzione di automazione delle risposte.
I professionisti possono registrare alcuni modelli di risposta alle e-mail che, a seconda dell’oggetto o anche del mittente, possono inviare una risposta automatica e immediata per informare i loro clienti della conferma di ricezione di un’e-mail, della scadenza per una risposta, tra le altre cose, mantenendo il flusso di comunicazione permanente ed efficace.
Ricordate: i clienti apprezzano una risposta rapida, anche solo per confermare la ricezione dei messaggi e promettere una risposta più dettagliata a breve. Questo aiuta a tenere informato il cliente e dimostra che siete attenti al caso.
Gestione dei messaggi
La gestione del processo di comunicazione via e-mail di un avvocato implica non solo la scrittura di buoni messaggi, ma anche la definizione di pratiche che ottimizzino il tempo e la produttività.
Proprio come nel mondo materiale, dove esistono cartelle e file, la gestione dei messaggi di posta elettronica rende l’accesso alle informazioni molto più rapido ed efficiente. Una casella di posta disorganizzata può portare a dimenticanze e ritardi nelle risposte.
Creare cartelle per organizzare il lavoro
Il programma di posta elettronica o di webmail consente di creare cartelle e di indirizzare automaticamente i messaggi in arrivo a ciascuna di esse.
Alcuni modi per organizzare le cartelle di posta elettronica possono essere:
- Per cliente
- Per caso
- Per professionista
Per gli avvocati che hanno a che fare con molti clienti, l’automazione dei follow-up può essere una soluzione efficiente. Strumenti come il CRM (Customer Relationship Management) consentono di programmare promemoria automatici, assicurando che nessun cliente o evento importante venga dimenticato.
Cosa è importante considerare nell’indirizzo e-mail di un avvocato
Dalla creazione di un oggetto accattivante alla realizzazione di un messaggio personalizzato, ogni dettaglio contribuisce a una comunicazione efficace. Il risultato è la creazione di un rapporto duraturo.
Identità del marchio
La coerenza del marchio è un fattore molto importante in tutto il materiale di uno studio legale. Nel caso delle e-mail degli avvocati, questo non è diverso.
L’attenzione prestata all’identità visiva è un fattore di professionalità e raffinatezza dello studio, che comprende la combinazione di colori, l’uso del logo, la tipografia e le firme standardizzate.
La coerenza visiva aiuta a fissare il marchio nella mente del cliente, creando un’associazione positiva e affidabile.
Seguire uno schema di layout pulito nell’e-mail: questo dà l’impressione che l’avvocato sia organizzato, attento e impegnato nella qualità.
D’altra parte, un’e-mail disorganizzata o priva di elementi visivi standardizzati può dare l’impressione di noncuranza, il che può influire negativamente sull’immagine dell’avvocato.
Personalizzazione e tono appropriato
Personalizzare l’e-mail dell’avvocato con il nome del destinatario e, ove possibile, inserire riferimenti a precedenti interazioni può aumentare il legame con il destinatario.
Inoltre, il tono dell’e-mail deve riflettere la professionalità, ma anche essere accessibile e amichevole.
L’e-mail di un avvocato deve essere strutturata in modo logico e chiaro. Iniziare con un saluto rispettoso, seguito da un’introduzione che contestualizzi al destinatario il motivo del contatto.
Il messaggio principale deve essere diretto e ben organizzato, utilizzando paragrafi brevi e punti elenco per facilitarne la lettura. Non sovraccaricate il lettore con informazioni inutili, ma concentratevi sui punti principali che devono essere comunicati.
Se non state parlando con i vostri colleghi (altri avvocati), evitate il gergo legale complesso che potrebbe confondere il cliente, a meno che non sia assolutamente necessario. Il linguaggio deve essere adattato al profilo del destinatario, in modo da garantire che il messaggio sia compreso e apprezzato.
Correzione di bozze: un’e-mail priva di errori è fondamentale
Prima di inviare l’e-mail, è essenziale rileggerla attentamente. Gli errori grammaticali o di battitura possono compromettere la credibilità dell’avvocato e causare una percezione negativa nel cliente.
Utilizzate strumenti di correzione e, se possibile, chiedete a qualcun altro di correggere il messaggio. Un’e-mail priva di errori trasmette attenzione ai dettagli e rafforza l’immagine di professionalità.
Esiste persino un software di correzione automatica delle bozze che può essere collegato al software di posta elettronica e che aiuta il processo di correzione delle bozze, evitando errori e suggerendo persino sinonimi per evitare ridondanze, tra le altre funzioni.
Non possiamo nemmeno dimenticare il potere dell’intelligenza artificiale. Esistono numerosi servizi di intelligenza artificiale che possono aiutare a creare, rivedere e ottimizzare i testi in modo rapido ed efficiente; tutto ciò che il professionista deve fare è assicurarsi che tutti i contenuti siano appropriati e coerenti.
Fate molta attenzione alla pubblicità
In alcuni Paesi, come il Brasile, esiste il divieto di pubblicizzare i servizi legali, come previsto dal loro codice deontologico. Questo divieto non è esclusivo del Brasile, ma varia ampiamente a seconda del Paese e delle rispettive normative etiche e legali.
Non tutto è permesso
Prima di creare qualsiasi materiale o pensare a qualsiasi azione promozionale, è molto importante scoprire se è pienamente conforme alle linee guida e alla legislazione del paese in questione.
Vediamo alcuni esempi:
Brasile
In Brasile, il Codice deontologico e disciplinare dell’Ordine degli avvocati brasiliano (OAB) vieta la pubblicità palese dei servizi legali. Gli avvocati possono pubblicizzare i loro servizi in modo discreto e informativo, senza ricorrere a pratiche di marketing che potrebbero essere considerate commerciali o che non rispettano il decoro professionale.
India
In alcuni Paesi, come l’India, la pubblicità dei servizi legali è ampiamente limitata, analogamente a quanto avviene in Brasile.
Cina
In Cina, la pubblicità è consentita ma fortemente regolamentata, con molte restrizioni in termini di contenuti e modalità di diffusione.
Di seguito sono elencati alcuni dei Paesi più favorevoli alla pubblicità dei servizi legali:
Stati Uniti
Negli Stati Uniti, la pubblicità degli avvocati è consentita ma regolamentata. L’American Bar Association (ABA) impone alcune restrizioni per garantire che la pubblicità non sia ingannevole o falsa. Dalla storica sentenza “Bates v. State Bar of Arizona” del 1977, gli avvocati hanno il diritto di fare pubblicità a patto che rispettino le regole etiche stabilite.
Regno Unito
Nel Regno Unito, la pubblicità per i servizi legali è consentita. Gli avvocati possono promuovere ampiamente i loro servizi, anche attraverso annunci pubblicitari, purché non siano ingannevoli e rispettino gli standard etici stabiliti dalla Solicitors Regulation Authority (SRA).
Unione Europea
La legislazione in materia di pubblicità per gli avvocati varia da un Paese all’altro dell’UE. In generale, si tende a consentire la pubblicità, purché sia fatta in modo dignitoso e informativo. Le normative specifiche possono variare, ma la pratica della pubblicità è meno restrittiva che in Brasile.
Canada
In Canada è consentita anche la pubblicità per gli avvocati, con alcune limitazioni. Le regole variano a seconda della provincia, ma in generale gli avvocati possono fare pubblicità a patto che sia veritiera e non fuorviante per il pubblico.
Australia
In Australia, la pubblicità per gli avvocati è regolamentata ma consentita. Le regole variano a seconda degli Stati e dei territori, ma, come in altri Paesi, la pubblicità deve essere veritiera e non fuorviante.
Come non commettere errori
Come si può notare, alcuni Paesi sono più severi nelle loro normative, mentre altri possono sembrare eccessivamente permissivi. Pertanto, se volete evitare errori, il primo passo è quello di conoscere a fondo le normative del luogo in cui intendete esercitare la professione legale.
Tuttavia, in linea generale, esistono alcuni modi per promuovere il vostro servizio e il vostro studio legale senza violare i regolamenti e i codici deontologici.
Invio di newsletter
Invio di e-mail in cui si condividono articoli e pareri legali pubblicati su blog, riviste specializzate o giornali, in cui gli avvocati condividono conoscenze senza promuovere direttamente i loro servizi.
Qui c’è spazio anche per avvisi su leggi aggiornate, promemoria di calendari legali, condivisione di link alla registrazione dell’ultima lezione online, e altro ancora.
Richiesta di feedback
Chiedere ai clienti un feedback sul servizio fornito via e-mail è un modo per dimostrare l’impegno verso la qualità del servizio, che può essere indirettamente una forma di branding.
Inviti a eventi o conferenze
L’invio di e-mail che invitano gli avvocati a partecipare a eventi, conferenze e seminari in cui utilizzano questi spazi per presentarsi e pubblicizzare la loro area di pratica, a condizione che non vi sia una promozione commerciale diretta. In altre parole, parlare di un determinato argomento è un modo eccellente per costruirsi una reputazione ed essere ricercati da potenziali nuovi clienti in futuro, in modo passivo.
Utilizzo dei social network
Molti professionisti legali utilizzano i social media per condividere contenuti più brevi sulla loro opinione o interpretazione della legge. Altri utilizzano anche i canali YouTube per video più lunghi, dove commentano casi, approfondiscono o offrono lezioni online su argomenti importanti, come le leggi sulla protezione dei dati.
Finché non offrono servizi, non ci sono problemi.
Biglietti da visita: vintage, ma ancora molto utili
Si può dire che è vecchio. Si può anche dire che è fuori moda. Ma il fatto è che i biglietti da visita sono molto pratici quando un professionista viene avvicinato e deve fornire le proprie informazioni di contatto. Un biglietto che includa il nome, l’ufficio, la specializzazione e le informazioni di contatto dell’avvocato, in modo discreto e informativo, è lecito e, francamente, molto utile.
Si veda l’esempio seguente:
Un biglietto da visita corretto contiene i seguenti elementi:
- Il logo dell’ufficio.
- Attenzione all’uso di slogan. In alcuni Paesi possono essere vietati. Privilegiare l’indicazione della specialità.
- Il nome del professionista.
- Designazione della specialità o della posizione nell’ufficio.
- Numero di telefono di contatto (che può essere anche WhatsApp).
- Indirizzo e-mail professionale.
- Sito web dell’ufficio.
- QRCode che punta a un albero di link, con canale YouTube, indirizzo e-mail, social network, whatsapp per i clienti, programmazione automatica di riunioni, ecc.
Conclusione
L’e-mail di un avvocato può essere utilizzata in modo strategico per consolidare un’immagine di professionalità ed efficienza, sia nei rapporti con i clienti che nella gestione interna dello studio.
Adottando pratiche appropriate, come la scelta del proprio dominio, la creazione di una firma visivamente attraente e utile e l’utilizzo di strumenti che garantiscono la sicurezza e l’organizzazione dei messaggi, gli avvocati non solo migliorano la comunicazione, ma rafforzano anche il loro marchio personale o istituzionale.
Inoltre, i professionisti che rispettano le regole della pubblicità etica evitano sanzioni e mantengono intatta la loro reputazione. Il segreto è trovare un equilibrio tra innovazione e rispetto delle regole. In questo modo, gli avvocati possono trasformare l’e-mail in un potente strumento di lavoro.
FAQ
Un avvocato può utilizzare un indirizzo e-mail generico, come @gmail.com, per comunicare con i clienti?
Sì, ma non è consigliabile che gli avvocati utilizzino indirizzi e-mail generici, in quanto questi domini non trasmettono lo stesso livello di professionalità di un vero e proprio dominio aziendale, che rafforza l’identità dello studio e contribuisce a costruire un marchio solido, oltre a fornire maggiore fiducia ai clienti.
Quanto è importante la firma e-mail per gli avvocati?
Una firma e-mail ben progettata trasmette un’immagine di professionalità e organizzazione. Dovrebbe includere le informazioni di base per i contatti, come il numero di telefono, l’indirizzo e-mail e i link ai profili professionali o al sito web dello studio, oltre al logo.
È consentito pubblicizzare servizi legali?
In alcuni Paesi, come il Brasile, la pubblicità dei servizi legali è fortemente limitata. In pratica, gli avvocati possono pubblicizzare i loro servizi in modo discreto e informativo, evitando pratiche che potrebbero essere viste come mercantilistiche o che non rispettano il decoro professionale. Altri Paesi possono essere più permissivi quando si tratta di pubblicizzare i servizi legali.
È possibile per un avvocato utilizzare i social media per promuovere il proprio lavoro senza violare i regolamenti e i codici deontologici?
Sì, gli avvocati possono utilizzare i social media per condividere contenuti informativi, come articoli, analisi legali e pareri sulla legislazione, purché non promuovano direttamente i loro servizi legali. La creazione di contenuti dimostra la conoscenza e la competenza in determinate aree del diritto ed è una forma efficace di branding che non viola alcuna restrizione, a condizione che non vi siano offerte di servizi o pubblicità esplicita.
