Il GDPR impone alle aziende di curare la qualità dei dati, che devono essere accurati, aggiornati e corretti o cancellati se non corretti. Pertanto, oltre a mantenere corretti i dati di posta elettronica, le società di verifica della posta elettronica devono rispettare questa legge ed essere corresponsabili della loro sicurezza.

In questo modo, possiamo dire che il GDPR ha dei principi che rendono la verifica delle e-mail un processo più che importante, indispensabile per mantenere la conformità delle aziende a questo regolamento, che richiede impegno da parte di tutti e attenzione ai dettagli.

Per ulteriori informazioni sul rapporto tra e-mail marketing e GDPR, abbiamo già trattato l’argomento GDPR ed e-mail marketing in un altro post del blog.

In questo articolo, ci concentreremo maggiormente sul rapporto tra l’attività specifica di verifica delle e-mail in relazione a quanto richiesto dal GDPR.

La verifica dell’e-mail è richiesta dal GDPR?

Non direttamente. Tuttavia, esistono linee guida e requisiti del GDPR che stabiliscono che il responsabile del trattamento (l’azienda che detiene i dati personali) deve rispettare rigorosi principi di qualità e accuratezza dei dati memorizzati, nonché attuare misure per garantire che qualsiasi dato inesatto venga corretto o cancellato, come descritto nell’(articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del GDPR.

In altre parole, questo tipo di requisiti implica implicitamente la necessità di adottare pratiche quali la verifica periodica delle e-mail e la pulizia del database, di solito attraverso una piattaforma appaltata come SafetyMails.

Inoltre, il principio della minimizzazione dei dati (articolo 5, paragrafo 1, lettera c)) stabilisce che i dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per lo scopo del trattamento proposto.

Ciò significa che le aziende devono eliminare le e-mail non valide, duplicate o non pertinenti, in quanto potrebbero memorizzare dati senza uno scopo legittimo.

La verifica della posta elettronica è un’elaborazione dei dati

La verifica della posta elettronica è un’attività disciplinata dalle leggi sulla protezione dei dati personali, in quanto l’indirizzo e-mail è considerato un dato personale in grado di identificare una persona fisica.

Pertanto, tutte le attività che comportano la memorizzazione e il trattamento degli indirizzi e-mail devono rispettare le leggi sulla protezione dei Paesi in cui operano, al fine di garantire la sicurezza e la protezione di questi dati.

Corresponsabilità legale tra aziende

Il GDPR stabilisce chiaramente che il Titolare e il Responsabile del trattamento sono congiuntamente responsabili della custodia e della protezione dei dati personali.

Questa situazione di corresponsabilità si verifica quando il Titolare del trattamento condivide i dati personali con l’Incaricato del trattamento. Da quel momento in poi, la responsabilità è reciproca, vale a dire che entrambi sono obbligati a proteggere i dati e saranno ritenuti responsabili in caso di incidente o fuga di dati.

Il Titolare del trattamento (articolo 4, paragrafo 7, del GDPR) è la società o l’organizzazione che detiene i dati personali degli interessati (persone) e determina le finalità e i mezzi del trattamento di tali dati.

Il Responsabile del trattamento (articolo 4, paragrafo 7, del GDPR) è la società che tratta questi dati per conto del Titolare, seguendo le sue istruzioni. In altre parole, può essere una società terza, come ad esempio una società di verifica della posta elettronica.

Tra le responsabilità condivise tra il controllore e il processore vi sono:

• garantire che tutti i trattamenti dei dati avvengano in conformità al GDPR.
• scegliere elaboratori conformi al GDPR;
• implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati;
• tenere un registro delle attività di trattamento;

In altre parole, se una società di verifica della posta elettronica (incaricato del trattamento) non protegge adeguatamente i dati e si verifica una fuga di notizie, sia la società di verifica che il cliente (responsabile del trattamento) potrebbero essere ritenuti responsabili, a seconda del contratto e delle misure di sicurezza adottate.

Da qui l’importanza di scegliere un’azienda seria e impegnata nella sicurezza dei dati e nella conformità al GDPR.

Precauzioni nella scelta di uno strumento di verifica delle e-mail conforme al GDPR

La scelta di uno strumento di verifica della posta elettronica non può essere fatta a caso, soprattutto quando c’è l’impegno a mantenere la conformità al GDPR. Qualsiasi servizio che gestisce le e-mail dei clienti deve rispettare i requisiti imposti da questa legge.

Ecco quindi alcune importanti linee guida da seguire nella scelta della piattaforma di verifica della posta elettronica:

• Politiche sulla privacy e sulla protezione dei dati: informatevi sui documenti relativi alla protezione dei dati e alla privacy dell’azienda che fornisce servizi di verifica della posta elettronica. Dovrebbero essere pubblici e facilmente accessibili, coprire tutti gli argomenti pertinenti e chiarire gli scopi del servizio, l’uso dei dati, il tempo di conservazione, tra gli altri aspetti. In altre parole, il servizio deve descrivere come raccoglie, archivia ed elabora i dati;
• Conformità alle leggi sulla protezione dei dati: scoprire se l’azienda è conforme al GDPR e, inoltre, ad altre leggi sulla protezione dei dati, come la LGDP, la CCPA e molte altre (come potete vedere in questo articolo).
• Esistenza di un DPO: verificare se esiste un responsabile della protezione dei dati e i relativi canali di contatto per rispondere alle domande e richiedere informazioni sulla conformità e sulla sicurezza.
• Paese in cui vengono offerti i servizi: dove ha sede la società di verifica della posta elettronica che intendete utilizzare? E dove sono ospitati i suoi server? Si ritiene che questi Paesi abbiano un livello adeguato di protezione dei dati? I Paesi con un livello di protezione adeguato, secondo il GDPR, sono quelli riconosciuti dalla Commissione Europea per garantire standard di sicurezza e privacy simili a quelli dell’Unione Europea.
• Misure di sicurezza adottate: Queste piattaforme adottano misure di sicurezza contro le intrusioni, i furti di login, le fughe di dati, l’accesso differenziato, gli ambienti di produzione e di sviluppo separati, l’anonimizzazione dei dati negli ambienti di test, tra le altre cose?
• Periodo di conservazione dei dati: se non vengono cancellati immediatamente, per quanto tempo vengono conservati i dati che condividete con queste piattaforme?

Queste sono solo alcune delle precauzioni da prendere quando si assume uno strumento di verifica della posta elettronica (o qualsiasi altro strumento che tratta dati personali) per conto della propria azienda.

Conclusione

Il GDPR obbliga le aziende a mantenere database puliti, aggiornati e accurati. La mancata osservanza di queste linee guida può comportare significative violazioni e multe. La verifica della posta elettronica svolge un ruolo fondamentale in questo processo, in quanto impedisce l’archiviazione e l’elaborazione di dati inesatti, riducendo i rischi e garantendo la conformità alla normativa.

La scelta di uno strumento di verifica delle e-mail conforme al GDPR non è solo una questione di funzionalità, ma anche di sicurezza, privacy e trasparenza. Le aziende che gestiscono dati personali devono prestare la massima attenzione nella scelta del provider, assicurandosi che soddisfi tutti i requisiti legali e tecnici per evitare rischi normativi e proteggere la privacy degli utenti.

FAQ

La verifica delle e-mail è obbligatoria ai sensi del GDPR?

Non direttamente. Tuttavia, il GDPR richiede che i dati memorizzati siano accurati, aggiornati e pertinenti ai fini del trattamento (articolo 5, paragrafo 1, lettera d)). Ciò implica la necessità di controllare regolarmente la qualità delle e-mail archiviate, eliminando quelle non valide, duplicate o non pertinenti.

Le società di verifica della posta elettronica (strumenti) sono considerate responsabili del trattamento dei dati?

Sì! Secondo il GDPR, un’azienda che controlla le e-mail tratta i dati personali per conto di un’altra azienda (il responsabile del trattamento). È quindi considerata un elaboratore di dati e ha la responsabilità legale di garantire la sicurezza, la privacy e la conformità agli standard del GDPR.

Come si fa a garantire che un servizio di verifica delle e-mail sia conforme al GDPR?

Per garantire la conformità, è necessario analizzare se l’azienda dispone almeno di un’informativa trasparente sulla privacy, di un accordo sul trattamento dei dati (DPA), dell’ubicazione dei server in Paesi con un livello di sicurezza adeguato, delle misure di sicurezza adottate contro le fughe di notizie e gli accessi impropri, e se l’azienda consente le richieste di cancellazione e accesso ai dati.

Dove devono essere conservati i dati per essere conformi al GDPR?

I dati personali devono essere conservati nell’Unione Europea o in paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come dotati di un livello di protezione adeguato. In caso contrario, l’azienda deve adottare garanzie legali, come le clausole contrattuali standard (SCC), per assicurare la protezione dei dati.

Cosa succede se uno strumento di verifica delle e-mail non protegge correttamente i dati?

Se i dati vengono divulgati o utilizzati in modo improprio, sia il responsabile del trattamento (l’azienda che ha appaltato il servizio) sia l’incaricato del trattamento (la società di verifica della posta elettronica) possono essere ritenuti legalmente responsabili. Ciò può comportare multe salate, restrizioni operative e danni alla reputazione dell’azienda.