Le GDPR exige des entreprises qu’elles veillent à la qualité des données, qui doivent être exactes, à jour et corrigées ou supprimées si elles sont incorrectes. Par conséquent, les entreprises de vérification des courriels doivent non seulement conserver des données correctes, mais aussi se conformer à cette loi et être conjointement responsables de la sécurité de ces données.

Ainsi, nous pouvons dire que le GDPR a des principes qui font de la vérification des courriels un processus plus qu’important, indispensable pour maintenir la conformité des entreprises avec ce règlement, nécessitant l’engagement de toutes les parties et l’attention aux détails.

Pour plus d’informations sur la relation entre l’e-mail marketing et le GDPR, nous avons déjà abordé le sujet du GDPR et de l’e-mail marketing dans un autre article de blog.

Dans cet article, nous nous concentrerons davantage sur la relation entre l’activité spécifique de vérification des courriels et les exigences du GDPR.

La vérification des courriels est-elle requise par le GDPR ?

Pas directement. Cependant, il y a des lignes directrices et des exigences du GDPR qui stipulent que le responsable du traitement (l’entreprise qui détient les données personnelles) doit respecter des principes stricts de qualité et d’exactitude des données stockées, et mettre en œuvre des mesures pour s’assurer que toute donnée inexacte est corrigée ou supprimée, comme décrit dans le document Article 5, paragraphe 1, point d), du RGPD.

En d’autres termes, ce type d’exigence implique implicitement la nécessité d’adopter des pratiques telles que la vérification régulière du courrier électronique et le nettoyage de la base de données, généralement par l’intermédiaire d’une plateforme contractuelle telle que SafetyMails.

En outre, le principe de minimisation des données (article 5, paragraphe 1, point c)) stipule que les données doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité du traitement envisagé.

Cela signifie que les entreprises doivent supprimer les courriers électroniques non valables, dupliqués ou non pertinents, car elles risquent ainsi de stocker des données sans but légitime.

La vérification du courrier électronique est un traitement de données

La vérification de l’adresse électronique est une activité régie par les lois sur la protection des données à caractère personnel, car l’adresse électronique elle-même est considérée comme une donnée à caractère personnel permettant d’identifier une personne physique.

Par conséquent, toutes les activités impliquant le stockage et le traitement d’adresses électroniques doivent être conformes aux lois de protection des pays dans lesquels elles opèrent, afin de garantir la sécurité et la protection de ces données.

La coresponsabilité juridique entre les entreprises

Le GDPR stipule clairement que le contrôleur de données et le processeur de données sont conjointement responsables de la conservation et de la protection des données à caractère personnel.

Cette situation de coresponsabilité se produit lorsque le responsable du traitement partage des données à caractère personnel avec le sous-traitant. À partir de ce moment, la responsabilité est mutuelle, c’est-à-dire que les deux sont obligés de protéger les données et seront tenus responsables en cas d’incident ou de fuite de données.

Le contrôleur des données (GDPR Artikel 4(7)) est la société ou l’organisation qui détient les données à caractère personnel des personnes concernées et qui détermine les finalités et les moyens du traitement de ces données.

Le responsable du traitement des données (GDPR Artikel 4(7)) est la société qui traite ces données pour le compte du contrôleur, en suivant ses instructions. En d’autres termes, il peut s’agir d’une société tierce, telle qu’une société de vérification des courriers électroniques.

Les responsabilités partagées entre le contrôleur et le processeur sont notamment les suivantes :

• veiller à ce que tous les traitements de données soient conformes au GDPR ;
• choisir des sous-traitants qui respectent le GDPR ;
• mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données ;
• la tenue d’un registre des activités de traitement .

En d’autres termes, si une société de vérification des courriers électroniques (processeur) ne protège pas correctement les données et qu’une fuite se produit, la responsabilité de la société de vérification et du client (responsable du traitement) pourrait être engagée, en fonction du contrat et des mesures de sécurité adoptées.

D’où l’importance de choisir une entreprise sérieuse, engagée dans la sécurité des données et la conformité au GDPR.

Précautions à prendre lors de la sélection d’un outil de vérification des courriels conforme au GDPR

Le choix d’un outil de vérification des courriels ne peut pas être fait au hasard, surtout lorsqu’il y a un engagement à maintenir la conformité avec le GDPR. Tout service qui traite les e-mails des clients doit se conformer aux exigences imposées par cette loi.

Voici donc quelques conseils importants à suivre lors du choix de votre plateforme de vérification d’e-mails :

• Politiques de confidentialité et de protection des données:Renseignez-vous sur les documents relatifs à la protection des données et de la vie privée de l’entreprise qui fournit des services de vérification des courriers électroniques. Ces documents doivent être publics et facilement accessibles, couvrir tous les sujets pertinents et préciser les objectifs du service, l’utilisation des données, la durée de conservation, etc. En d’autres termes, le service doit décrire comment il collecte, stocke et traite les données ;
• Respect des lois sur la protection des données: vérifier si l’entreprise respecte le GDPR et, en outre, d’autres lois sur la protection des données, telles que LGDP, CCPA, parmi beaucoup d’autres (comme vous pouvez le voir dans cet article).
• Existence d’un DPD: vérifier s’il existe un délégué à la protection des données et ses coordonnées pour répondre aux questions et demander des informations sur la conformité et la sécurité.
• Pays où les services sont offerts: où est basée la société de vérification d’e-mails que vous comptez utiliser ? Et où sont hébergés ses serveurs ? Ces pays sont-ils considérés comme offrant un niveau adéquat de protection des données ? Selon le GDPR, les pays ayant un niveau de protection adéquat sont ceux reconnus par la Commission européenne comme garantissant des normes de sécurité et de confidentialité similaires à celles de l’Union européenne.
• Mesures de sécurité adoptées: Ces plateformes adoptent-elles des mesures de sécurité contre les intrusions, le vol de login, les fuites de données, l’accès différencié, la séparation des environnements de production et de développement, l’anonymisation des données dans les environnements de test, entre autres ?
• Période de conservation des données: si elles ne sont pas immédiatement supprimées, pendant combien de temps les données que vous partagez avec ces plateformes sont-elles conservées ?

Ce ne sont là que quelques-unes des précautions à prendre lorsque vous engagez un outil de vérification des courriels (ou tout autre outil traitant des données à caractère personnel) pour le compte de votre entreprise.

Conclusion

Le GDPR oblige les entreprises à maintenir des bases de données propres, à jour et exactes. Le non-respect de ces lignes directrices peut entraîner des infractions et des amendes importantes. La vérification des courriels joue un rôle clé dans ce processus, car il empêche le stockage et le traitement de données inexactes, ce qui réduit les risques et garantit le respect du règlement.

Le choix d’un outil de vérification des courriers électroniques conforme au GDPR n’est pas seulement une question de fonctionnalité, mais aussi de sécurité, de confidentialité et de transparence. Les entreprises qui traitent des données personnelles doivent faire preuve d’une extrême prudence lorsqu’elles choisissent un fournisseur, en s’assurant qu’il répond à toutes les exigences juridiques et techniques afin d’éviter les risques réglementaires et de protéger la vie privée des utilisateurs.

FAQ

La vérification des courriels est-elle obligatoire en vertu du GDPR ?

Pas directement. Toutefois, le GDPR exige que les données stockées soient exactes, mises à jour et pertinentes au regard de la finalité du traitement (article 5, paragraphe 1, point d)). Cela implique la nécessité de vérifier régulièrement la qualité des courriels stockés, en supprimant les courriels non valides, les doublons ou les courriels non pertinents.

Les sociétés de vérification des courriers électroniques (outils) sont-elles considérées comme des responsables du traitement des données ?

Oui ! Selon le GDPR, une entreprise qui vérifie les e-mails traite des données personnelles pour le compte d’une autre entreprise (le responsable du traitement). Elle est donc considérée comme un sous-traitant de données et a la responsabilité légale de garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité aux normes du GDPR.

Comment s’assurer qu’un service de vérification des courriels est conforme au GDPR ?

Pour garantir la conformité, il est nécessaire d’analyser si l’entreprise dispose au moins d’une politique de confidentialité transparente, d’un accord sur le traitement des données (DPA), d’une localisation des serveurs dans des pays présentant un niveau de sécurité adéquat, de mesures de sécurité adoptées contre les fuites et les accès inappropriés, et si l’entreprise autorise les demandes d’effacement et d’accès aux données.

Où les données doivent-elles être stockées pour être conformes au GDPR ?

Les données personnelles doivent être stockées dans l’Union européenne ou dans des pays reconnus par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat. Dans le cas contraire, l’entreprise doit adopter des garanties légales, telles que les clauses contractuelles types (CCN), pour assurer la protection des données.

Que se passe-t-il si un outil de vérification du courrier électronique ne protège pas correctement les données ?

En cas de fuite ou d’utilisation abusive des données, tant le responsable du traitement (l’entreprise qui a contracté le service) que le sous-traitant (l’entreprise chargée de la vérification des courriers électroniques) peuvent être tenus pour légalement responsables. Il peut en résulter de lourdes amendes, des restrictions opérationnelles et une atteinte à la réputation de l’entreprise.