Dans cet article, nous allons vous donner un exemple de formatage d’un courrier électronique. Plus encore, nous aborderons l’importance de chaque élément d’un courrier électronique bien rédigé, y compris l’adresse électronique elle-même.
Le professionnalisme dans l’environnement professionnel est essentiel, que vous soyez à la recherche de nouvelles opportunités, d’une progression de carrière ou de nouveaux clients.
Une communication claire et efficace est essentielle. Une adresse électronique professionnelle donne une impression de professionnalisme qui confère de l’autorité. De plus, un courrier électronique bien formaté garantit que votre message est compris et bien reçu par le destinataire.
Table of contents
- Email format example in email addresses
- Elements of a well-written email
- Email format example in email messages
- Summary of tips for writing an effective email
- Conclusion
- FAQ
Exemple de formatage des adresses électroniques
Bien qu’elle n’en ait pas l’air, une adresse électronique professionnelle est votre carte de visite lorsque vous envoyez un message.
Apparemment, les gens n’aiment pas recevoir des messages de leurs partenaires commerciaux, médecins ou avocats via une adresse électronique @gmail.com, par exemple. Cela donne une impression d’improvisation et de manque de professionnalisme, car nous avons tendance à associer cette adresse et d’autres domaines de services gratuits à des comptes de courrier électronique personnels.
Veillez donc à utiliser une adresse électronique professionnelle, avec votre propre domaine, et vérifiez soigneusement le nom et l’adresse du destinataire avant de l’envoyer. Obtenir un nom de domaine et un service d’hébergement de courrier électronique est très facile et abordable en termes de budget.
N’oubliez pas de choisir des noms de domaine appropriés, mémorables et intelligents.
Évitez les adresses courantes qui peuvent être polluées par des attaques de dictionnaire :
- contact@
- ventes@
- notes@
Privilégiez les variantes les plus intéressantes, comme par exemple :
- equipe.de.vente@
- fabio.ramos.psicologia@ (nom + profession ou fonction)
- happy.customer@ (façons créatives d’appeler le service clientèle)
Utilisation de domaines de courrier électronique exclusifs
Certaines entreprises optent pour une stratégie de sectorisation lors de la création de leurs domaines sur l’internet.
Afin d’éviter que les spammeurs n’utilisent des techniques d’attaque par dictionnaire, les entreprises peuvent utiliser des variantes de leurs domaines à des fins différentes.
Par exemple :
- Domaine du site officiel : @domaine.com
- Domaine de messagerie : @domainemail.com
- Domaine pour les messages automatisés : @domainsystem.com
- Domaine pour les sites web subsidiaires : @domaine-state.com
Le format du courrier électronique en détail
Une adresse électronique valide se compose de trois parties : un préfixe (partie locale), un symbole @ et un domaine.
Le préfixe est la partie de l’e-mail qui précède le symbole @ et identifie l’utilisateur derrière ce compte e-mail ou la fonction à laquelle il est destiné.
Le symbole @ est la partie de l’e-mail qui sépare le préfixe du domaine. Il ne peut donc être utilisé dans aucune autre partie de l’e-mail, sous peine d’être invalidé en raison d’une erreur de syntaxe.
Enfin, le domaine, qui est le complément de l’endroit où le message sera délivré.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la syntaxe des adresses électroniques, SafetyMails a consacré un article à l’explication détaillée de chaque partie de la syntaxe d’une adresse électronique.
Éléments d’un courriel bien rédigé
Pour rédiger un courriel, il ne suffit pas de se concentrer sur un seul aspect, comme un bon vocabulaire. Il faut faire attention à plusieurs aspects. Parlons de chacun d’entre eux.
La fluidité
Maîtriser les bonnes techniques de rédaction et s’efforcer de rédiger les messages de la meilleure façon possible permet de les rendre clairs et compréhensibles.
Lorsqu’un courriel est bien structuré et qu’il coule de source, avec des idées bien reliées entre elles, comprenant une introduction, un développement et une conclusion, le destinataire peut rapidement comprendre le contenu et l’objectif du message, ce qui facilite une communication efficace.
En outre, les courriels fluides et bien rédigés reflètent le professionnalisme et l’attention portée aux détails, ce qui renforce l’image de l’expéditeur et augmente la probabilité d’obtenir des réponses plus positives.
Objet
La ligne d’objet est l’un des sujets les plus discutés et les plus étudiés lorsque l’on parle de l’efficacité des communications par courrier électronique, en particulier du marketing par courrier électronique. En effet, 7 messages sur 10 sont lus grâce à la ligne d’objet.
Or, l’objet des messages électroniques directs entre professionnels est tout aussi décisif que celui des messages électroniques de marketing. En effet, l’objet joue un rôle fondamental dans la décision de lecture du destinataire.
Tout d’abord, il faut se rappeler que les boîtes de réception des courriels sont en fait de vastes dépôts de lignes de texte sur tous les sujets possibles, qui se disputent l’attention du destinataire.
Ces courriels ne sont généralement pas tous lus, et encore moins dans l’ordre où ils arrivent. Mais ils passent par un processus mental de hiérarchisation de la part du destinataire. Qu’est-ce qui sera lu en premier ? Quelles sont les questions les plus importantes à traiter ? Et qu’est-ce qui sera ignoré ?
C’est pourquoi l’objet du message doit être clair et précis.
En outre, la ligne d’objet doit inclure des éléments clés pour activer les déclencheurs émotionnels liés à l’importance d’un sujet donné, tels que l’achèvement d’un processus, la confirmation d’une activité, le suivi d’une réunion, etc.
Salutations
La salutation initiale donne déjà le ton de l’e-mail, qu’il soit plus formel ou informel. Cela dépend, par exemple, du marché sur lequel vous opérez. Choisissez donc une formule de salutation qui corresponde au degré de formalité de la relation avec le destinataire.
- Formel : “Cher Monsieur Untel”.
- Informel : “Bonjour John” ou “Bonjour John”.
Corps de l’e-mail
Après les premières formalités de salutation, il est temps d’aller droit au but et d’exposer vos intentions dans le corps du message électronique.
Pour que vos idées soient divisées et présentées de manière optimale, distribuez votre texte en suivant cette structure logique :
- Paragraphe d’introduction : Présente l’objet du courriel.
- Développement : détaille l’information ou la demande.
- Paragraphe de clôture : Conclut le courriel par un résumé ou un appel à l’action.
Dans le paragraphe d’ouverture, vous présentez brièvement votre message et résumez vos intentions. Considérez cette partie comme une sorte de résumé de ce qui sera dit ensuite, presque comme un index.
Au cours du développement, vous donnez des précisions sur l’information ou la demande que vous avez à faire, en offrant des détails et des suggestions.
Dans le dernier paragraphe, il est intéressant d’utiliser des techniques d’appel à l’action qui incitent le destinataire à répondre au message.
Un exemple de format de courrier électronique pourrait donc être le suivant :
| Objet | Réunion d’examen du budget du 4ème trimestre |
| Salutations | Cher Monsieur Untel, |
| Ouverture | J’aimerais organiser une réunion pour examiner le budget pour le quatrième trimestre de 2024. |
| Développement | À l’ordre du jour de cette réunion, nous pouvons discuter des dépenses prévues, des ajustements nécessaires et des stratégies d’optimisation des ressources. Je vous propose de nous réunir mercredi prochain, le 12 juillet, à 10 heures. |
| Paragraphe de clôture | Êtes-vous d’accord avec ce calendrier ? Si cet horaire ne vous convient pas, veuillez me faire part d’une alternative qui vous conviendrait mieux. |
| Fermeture | Dans l’attente d’une réponse de votre part, je vous remercie de votre attention. Je me ferai un plaisir de vous aider. |
| Signature | Jane Doe Directeur financier ABC Corp. Courriel : [email protected] |
Fermeture
Puisque nous avons mentionné les éléments de clôture et de signature dans l’exemple précédent, parlons-en brièvement.
Une conclusion appropriée renforce le message et laisse une impression positive. Il est toujours important de souligner votre disponibilité et de remercier le destinataire pour son attention.
Exemple : “Je vous remercie par avance de votre attention et je reste à votre disposition pour toute précision complémentaire.”
La formule de politesse finale dépendra également du ton plus ou moins formel du courriel que vous rédigez :
- Formel : “Sincèrement” ou “Cordialement”.
- Informatif : “À bientôt”, “Parlons-en” ou même “À la vôtre”.
Signature
Enfin, nous en arrivons à la signature de l’e-mail. Elle doit contenir les informations essentielles vous concernant (nom, fonction ou rôle) et indiquer comment vous contacter, par courrier électronique, téléphone et réseaux sociaux (tels que LinkedIn).
Certaines signatures incluent également la photo de l’expéditeur, ainsi que des liens hypertextes vers un site web ou un agrégateur de liens, des sceaux importants relatifs aux prix, à la qualité, à la bonne réputation, entre autres.
Exemple de format de courrier électronique dans les messages électroniques
Si vous souhaitez un exemple de format d’e-mail, nous en avons préparé deux pour vous inspirer :
Retour d’information sur une réunion
Sujet : Résumé de la réunion d’aujourd’hui
Bonjour M. Doe,
Je voudrais vous remercier pour la réunion d’aujourd’hui. Elle a été très productive et instructive. Voici les points sur lesquels nous nous sommes mis d’accord :
- Compte d’essai : Le compte de test sera débloqué comme convenu.
- Formation : L’équipe d’assistance formera le client.
- Proposition commerciale : Une proposition commerciale sera envoyée par le gestionnaire de compte.
- Prochaine réunion : Notre prochaine réunion est prévue dans deux semaines.
Je vous remercie à nouveau pour votre coopération et je me tiens à votre disposition pour répondre à vos questions.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
Courriel de bienvenue aux nouveaux clients
Objet : ABC Corp vous souhaite la bienvenue et fait ses premiers pas
Bonjour [Nom du client],
Bienvenue chez ABC Corp ! Nous sommes très heureux de vous compter parmi nous. Pour vous aider à démarrer, nous avons rassemblé quelques liens utiles :
- Tableau de bord du client : [Lien vers le tableau de bord du client]
- Accord de service : [Lien vers l’accord]
- Politique de confidentialité : [Lien vers la politique de confidentialité]
Pour toute question ou assistance, vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte, [Nom du gestionnaire], par courriel à [courriel du gestionnaire] ou par téléphone à [numéro de téléphone du gestionnaire].
Nous vous remercions de votre confiance et restons à votre disposition pour tout ce dont vous avez besoin.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
Résumé des conseils pour rédiger un courriel efficace
Voici un bref résumé que vous pouvez utiliser comme liste de contrôle pour les courriels que vous rédigez :
- Utilisez une adresse électronique professionnelle : Évitez les adresses informelles ou personnelles.
- Relecture : vérifiez l’orthographe, la grammaire et le nom du destinataire avant l’envoi.
- Objectivité : soyez clair et direct, en évitant les informations inutiles.
- Pièces jointes : assurez-vous que toutes les pièces jointes mentionnées sont incluses.
Conclusion
En résumé, la rédaction d’un courrier électronique professionnel comporte plusieurs éléments qui doivent être soigneusement pris en compte pour garantir une communication claire et efficace.
L’utilisation d’une adresse électronique professionnelle, d’un objet clair et précis, d’une salutation appropriée et d’une structure logique et fluide dans le corps du message sont essentiels.
En outre, une conclusion appropriée et une signature complète renforcent le message et laissent une impression positive sur le destinataire.
Le respect de ces lignes directrices facilite non seulement la compréhension du message, mais renforce également l’image de l’expéditeur, ce qui favorise une communication plus efficace et plus professionnelle.
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FAQ
Pourquoi une adresse électronique professionnelle est-elle importante ?
Une adresse électronique professionnelle est synonyme de sérieux et de crédibilité. L’utilisation de votre propre domaine au lieu d’un service gratuit, tel que @gmail.com, peut améliorer la perception du professionnalisme et éviter les associations avec des comptes personnels.
Quelle est l’importance d’une ligne d’objet efficace dans un courriel ?
La ligne d’objet est cruciale car elle détermine si le destinataire ouvrira l’e-mail. Il doit être clair et précis, refléter le contenu du courriel et, si possible, inclure des éléments qui activent des déclencheurs émotionnels afin d’accroître la pertinence et l’urgence du message.
Comment la salutation initiale d’un courriel influence-t-elle la communication ?
Le message d’accueil initial donne le ton de l’e-mail. Le choix d’une formule de salutation adaptée au degré de formalité de la relation avec le destinataire peut influencer positivement la réception du message, en témoignant du respect et de la considération.
Qu’est-ce qui rend le corps du message efficace ?
Un courriel efficace est bien structuré, avec une introduction, un développement et une conclusion clairs. Des idées bien articulées et une écriture fluide aident le destinataire à comprendre rapidement le message, facilitant ainsi une communication efficace et objective.
Quel est le rôle de la clôture et de la signature dans un courrier électronique ?
La conclusion renforce le message et laisse une impression positive, tandis que la signature fournit des informations de contact essentielles. Une conclusion appropriée et une signature complète démontrent le professionnalisme et la disponibilité, encourageant le destinataire à répondre ou à entreprendre une action spécifique.
