Une adresse électronique d’avocat est essentielle pour entretenir une relation efficace avec les clients et véhiculer une image de professionnalisme et de confiance.
L’efficacité de ce canal de communication dépend directement de la capacité du professionnel à adapter son utilisation aux besoins quotidiens et à toujours appliquer les meilleures pratiques, que ce soit dans la manière de rédiger ou dans le ton utilisé en fonction du public auquel il s’adresse, qui peut être plus formel ou plus simple. Et les deux seront nécessaires.
Une utilisation judicieuse des lignes directrices ci-dessous peut transformer un simple canal de communication en un outil puissant pour les relations, l’image de marque et les nouvelles opportunités.
Table of contents
- Practical uses for lawyer email that make work more professional
- Practical uses for lawyer email that make work faster and more secure
- What is important to consider in a lawyer’s email address
- Be very careful with advertising
- Conclusion
- FAQ
Des utilisations pratiques du courrier électronique des avocats qui rendent le travail plus professionnel
Plus qu’un simple outil de communication, l’adresse électronique d’un avocat constitue une sorte de “papier à en-tête” pour le professionnel ou son cabinet. En d’autres termes, une adresse électronique professionnelle (plutôt qu’un @gmail.com générique) donne le ton du professionnalisme qu’exige la pratique du droit.
Nom de l’avocat
Lorsque vous créez l’adresse électronique d’un avocat, définissez son objectif : s’agit-il d’une adresse pour le cabinet ou pour un professionnel en particulier ? Dans les deux cas, la communication doit être cohérente, en tenant compte des éléments essentiels d’une adresse électronique :
Domaine personnalisé
La première étape consiste à obtenir un domaine de courrier électronique personnalisé. Pas de @gmail.com ou autre ! Réservez ces domaines à un usage personnel.
Dans la sphère professionnelle, c’est votre marque qui doit prévaloir. Alors, créez votre propre domaine.
Facile à retenir
Lorsque vous utilisez des noms, à la fois pour les propriétaires du courrier électronique et pour les domaines à créer, n’oubliez pas qu’ils doivent être faciles à mémoriser, car les avocats ont besoin de références pour avoir plus de clients et de succès. Cela ne sera pas possible si votre client ne se souvient pas de votre nom et de votre adresse électronique, n’êtes-vous pas d’accord ?
Générateur de noms d’avocats
Vous souhaitez créer votre propre nom d’utilisateur mais vous êtes à court d’idées? Pourquoi ne pas utiliser le générateur de noms d’emails créatifs de SafetyMails ? Il est gratuit et offre des milliers d’options ! Vous pouvez rechercher des idées d’emails personnels ou d’entreprise en seulement trois clics.
Le générateur de noms d’emails est disponible en anglais, portugais, espagnol, allemand, français et italien. Profitez-en et accédez-y dès maintenant sur le site Web de SafetyMails !
Label et marque
La boîte de réception des courriels est un espace compact où l’information n’est pas toujours vue ou lue dans son intégralité. C’est pourquoi vous devez la rendre évidente et mémorable.
L’un des moyens d’y parvenir est d’utiliser des étiquettes dans les adresses électroniques de l’expéditeur.
Par exemple, au lieu de recevoir un courriel de “[email protected]”, vous verrez simplement “Mme Spencer” dans le champ de l’expéditeur. Pour ce faire, il vous suffit de taper le nom de l’expéditeur et de placer l’adresse électronique entre les signes <> – Mme Spencer [email protected].
Cela permet de mieux utiliser l’espace réduit de la boîte de réception et de renforcer votre marque.
Dans l’image ci-dessus :
- Le nom de l’expéditeur affiché est “Smart Fit”
- Le véritable courriel qui se cache derrière ce nom (étiquette) est “[email protected]”. Pour obtenir ce résultat, l’e-mail a été envoyé avec le champ expéditeur rempli comme suit : Smart Fit <[email protected]>
Signature du courriel de l’avocat
Un courriel professionnel n’est pas complet sans une signature appropriée, avec des informations de contact, le logo du bureau et des liens vers des profils professionnels (tels que LinkedIn), d’autres moyens de contact (tels que WhatsApp) et des appels à des canaux d’information (tels que le blog ou Youtube).
Pour plus de détails, nous vous recommandons de lire notre article de blog sur les signatures d’email.
Des utilisations pratiques de la messagerie électronique des avocats qui accélèrent et sécurisent le travail
Le courrier électronique est un canal de communication efficace qui permet aux avocats de communiquer avec leurs clients rapidement et efficacement, qu’il s’agisse d’envoyer des mises à jour sur un dossier, des documents importants ou de répondre à des questions et à des demandes de manière agile.
Partage sécurisé des données
Il est évident que le partage de documents doit se faire dans le respect des meilleures pratiques en matière de protection des données, afin d’éviter les fuites.
L’un des moyens d’y parvenir consiste à utiliser des référentiels sécurisés à accès exclusif, tels que Google Drive ou Dropbox, par exemple. Vous pouvez ainsi partager un lien d’accès à un dossier ou à un document spécifique et seul le destinataire enregistré pourra accéder au contenu.
Bien entendu, il existe d’autres moyens de partager des données et des documents en toute sécurité, mais nous ne les aborderons pas pour l’instant.
Programmation des réunions
L’une des utilisations les plus courantes du courrier électronique est l’envoi d’invitations (appelées “invitations”) à des réunions. Le logiciel de messagerie de l’avocat (tel que Microsoft Outlook) ou le webmail (tel que Google Workspace) envoie une invitation à une réunion à un ou plusieurs destinataires.
Après acceptation, la réunion est automatiquement enregistrée dans l’agenda en ligne des destinataires, avec un lien vers l’accès à distance (tel que Google Meet, Teams, entre autres).
Réponses automatiques
La fonction d’automatisation des réponses est une caractéristique générale du courrier électronique, mais elle est très utile dans le cas des courriels d’avocats.
Les professionnels peuvent enregistrer des modèles de réponse aux courriels qui, en fonction du sujet ou même de l’expéditeur, peuvent envoyer une réponse automatique et immédiate pour informer leurs clients de la confirmation de la réception d’un courriel, de la date limite de réponse, entre autres, ce qui permet de maintenir un flux de communication permanent et efficace.
Rappelez-vous : les clients apprécient une réponse rapide, même s’il s’agit simplement de confirmer la réception des messages et de promettre une réponse plus détaillée prochainement. Cela permet de tenir le client informé et montre que vous êtes attentif au dossier.
Gestión de mensajes
La gestion du processus de communication par courrier électronique d’un avocat implique non seulement de rédiger de bons messages, mais aussi d’établir des pratiques qui optimisent le temps et la productivité.
Tout comme dans le monde matériel, où il existe des dossiers et des fichiers, la gestion des messages électroniques rend l’accès à l’information beaucoup plus rapide et efficace. Une boîte de réception désorganisée peut entraîner des oublis et des retards de réponse.
Créer des dossiers pour organiser son travail
Votre programme de messagerie électronique ou de webmail vous permet de créer des dossiers et même de diriger automatiquement les messages entrants vers chacun de ces dossiers.
Voici quelques façons d’organiser vos dossiers de courrier électronique :
- Par client
- Par cas
- Par les professionnels
Pour les avocats qui traitent avec de nombreux clients, l’automatisation des suivis peut être une solution efficace. Des outils tels que le CRM (Customer Relationship Management) vous permettent de programmer des rappels automatiques, garantissant ainsi qu’aucun client ou événement important ne soit oublié.
Quels sont les éléments importants à prendre en compte dans l’adresse électronique d’un avocat ?
De la création d’une ligne d’objet attrayante à l’élaboration d’un message personnalisé, chaque détail contribue à une communication efficace. Le résultat est la création d’une relation durable.
Identité de la marque
La cohérence de la marque est un facteur très important dans tous les documents d’un cabinet juridique. Il en va de même pour les courriels d’avocats.
L’attention portée à l’identité visuelle est un facteur de professionnalisme et de raffinement, y compris la palette de couleurs, l’utilisation du logo, la typographie et les signatures normalisées.
La cohérence visuelle permet de fixer la marque dans l’esprit du client, en créant une association positive et fiable.
La mise en page du courrier électronique doit être claire : cela donne l’impression que l’avocat est organisé, attentif et soucieux de la qualité.
En revanche, un courrier électronique désorganisé ou dépourvu d’éléments visuels standardisés peut donner une impression de négligence, ce qui peut nuire à l’image de l’avocat.
Personnalisation et ton approprié
La personnalisation du courriel de l’avocat avec le nom du destinataire et, si possible, l’insertion de références à des interactions antérieures peuvent renforcer le lien avec le destinataire.
En outre, le ton de l’e-mail doit refléter le professionnalisme, mais aussi être accessible et amical.
Le courrier électronique d’un avocat doit être structuré de manière logique et claire. Commencez par une salutation respectueuse, suivie d’une introduction qui place le destinataire dans le contexte de la raison de la prise de contact.
Le message principal doit être direct et bien organisé, en utilisant des paragraphes courts et des puces pour faciliter la lecture. Ne submergez pas le lecteur d’informations inutiles ; concentrez-vous plutôt sur les points essentiels à communiquer.
Si vous ne parlez pas à vos pairs (d’autres avocats), évitez le jargon juridique complexe qui pourrait embrouiller le client, à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Le langage doit être adapté au profil du destinataire, afin que le message soit compris et apprécié.
Relecture : un courriel sans erreur est essentiel
Avant d’envoyer le courrier électronique, il est essentiel de le relire attentivement. Les fautes de grammaire ou de frappe peuvent nuire à la crédibilité de l’avocat et susciter une perception négative chez le client.
Utilisez des outils de relecture et, si possible, demandez à quelqu’un d’autre de relire le message. Un courriel sans erreur témoigne d’un souci du détail et renforce l’image de professionnalisme.
Il existe même un logiciel de relecture automatique qui peut être connecté à un logiciel de courrier électronique, facilitant le processus de relecture, évitant les erreurs et suggérant même des synonymes pour éviter les redondances, entre autres fonctions.
Il ne faut pas non plus oublier le pouvoir de l’intelligence artificielle. Il existe un certain nombre de services d’IA qui peuvent aider à créer, réviser et optimiser des textes rapidement et efficacement, tout ce que le professionnel doit faire étant de s’assurer que tout le contenu est approprié et cohérent.
Soyez très prudent avec la publicité
Dans certains pays, comme le Brésil, la publicité pour les services juridiques est interdite, comme le prévoit leur code de déontologie. Cette interdiction n’est pas exclusive au Brésil, mais varie largement en fonction du pays et de ses règles éthiques et juridiques respectives.
Tout n’est pas permis
Avant de créer du matériel ou d’envisager une action promotionnelle, il est très important de s’assurer qu’il est pleinement conforme aux lignes directrices et à la législation du pays en question.
Prenons quelques exemples :
Brésil
Au Brésil, le code d’éthique et de discipline de l’Ordre des avocats brésiliens (OAB) interdit la publicité ostensible pour les services juridiques. Les avocats peuvent faire de la publicité pour leurs services de manière discrète et informative, sans recourir à des pratiques de marketing qui pourraient être considérées comme commerciales ou qui ne respectent pas la bienséance professionnelle.
Inde
Dans certains pays, comme l’Inde, la publicité pour les services juridiques est largement restreinte, à l’instar de ce qui se passe au Brésil.
Chine
En Chine, la publicité est autorisée mais fortement réglementée, avec de nombreuses restrictions en termes de contenu et de méthode de diffusion.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des pays les plus favorables à la publicité des services juridiques :
États-Unis
Aux États-Unis, la publicité pour les avocats est autorisée mais réglementée. L’American Bar Association (ABA) impose certaines restrictions pour s’assurer que la publicité n’est pas trompeuse ou mensongère. Depuis la décision historique “Bates v. State Bar of Arizona” en 1977, les avocats ont le droit de faire de la publicité tant qu’ils respectent les règles éthiques établies.
Royaume-Uni
Au Royaume-Uni, la publicité pour les services juridiques est autorisée. Les avocats peuvent promouvoir largement leurs services, y compris par le biais de publicités, à condition qu’elles ne soient pas trompeuses et qu’elles respectent les normes éthiques fixées par la Solicitors Regulation Authority (SRA).
Union européenne
La législation sur la publicité pour les avocats varie selon les pays de l’UE. En général, la tendance est d’autoriser la publicité, à condition qu’elle soit faite de manière digne et informative. Les réglementations spécifiques peuvent varier, mais la pratique de la publicité est moins restrictive qu’au Brésil.
Canada
Au Canada, la publicité pour les avocats est également autorisée, avec des restrictions. Les règles varient d’une province à l’autre, mais en général, les avocats peuvent faire de la publicité tant qu’elle est véridique et n’induit pas le public en erreur.
Australie
En Australie, la publicité pour les avocats est réglementée mais autorisée. Les règles varient selon les États et les territoires, mais, comme dans d’autres pays, la publicité doit être véridique et ne pas induire en erreur.
Comment ne pas commettre d’erreur
Comme vous pouvez le constater, certains pays sont plus stricts dans leur réglementation, tandis que d’autres peuvent sembler excessivement permissifs. Par conséquent, si vous voulez éviter les erreurs, la première étape consiste à vous familiariser avec les réglementations en vigueur dans le pays où vous avez l’intention d’exercer la profession d’avocat.
Toutefois, d’une manière générale, il existe des moyens de promouvoir vos services et votre cabinet juridique sans enfreindre les réglementations et les codes de déontologie.
Envoi de lettres d’information
Envoi d’e-mails partageant des articles et des avis juridiques publiés dans des blogs, des magazines spécialisés ou des journaux, où les avocats partagent leurs connaissances sans promouvoir directement leurs services.
Il y a également de la place pour des avis sur la législation mise à jour, des rappels de calendriers juridiques, le partage de liens vers l’enregistrement de la dernière conférence en ligne, entre autres.
Demande de retour d’information
Demander aux clients un retour d’information sur le service fourni par courrier électronique est un moyen de démontrer l’engagement en faveur de la qualité du service, ce qui peut indirectement constituer une forme d’image de marque.
Invitations à des événements ou à des conférences
L’envoi de courriers électroniques invitant les avocats à participer à des événements, des conférences et des séminaires où ils utilisent ces espaces pour se présenter et faire connaître leur domaine d’activité, pour autant qu’il n’y ait pas de promotion commerciale directe. En d’autres termes, prendre la parole sur un sujet particulier est un excellent moyen de se forger une réputation et d’être sollicité par de nouveaux clients potentiels à l’avenir, de manière passive.
Utilisation des réseaux sociaux
De nombreux professionnels du droit utilisent les médias sociaux pour partager un contenu plus court sur leur opinion ou leur interprétation du droit. D’autres utilisent également les chaînes YouTube pour des vidéos plus longues, où ils commentent des affaires, approfondissent ou proposent des conférences en ligne sur des sujets importants, tels que les lois sur la protection des données.
Tant qu’ils n’offrent pas de services, il n’y a pas de problème.
Cartes de visite : vintage, mais toujours très utiles
On peut dire que c’est vieux. On peut même dire que c’est démodé. Mais le fait est que les cartes de visite sont très pratiques lorsqu’un professionnel est approché et doit donner ses coordonnées. Une carte qui mentionne le nom de l’avocat, son cabinet, sa spécialité et ses coordonnées, de manière discrète et informative, est autorisée et, franchement, très utile.
Voir l’exemple ci-dessous :
Une carte de visite digne de ce nom contient les éléments suivants :
- El logotipo de su oficina.
- Attention à l’utilisation de slogans. Ils peuvent être interdits dans certains pays. Privilégier la désignation de la spécialité.
- Le nom du professionnel.
- Désignation de la spécialité ou de la fonction au sein de l’office.
- Numéro de téléphone de contact (qui peut également être WhatsApp).
- Adresse électronique professionnelle.
- Site web du bureau.
- QRCode pointant vers une arborescence de liens, avec chaîne YouTube, adresse e-mail, réseaux sociaux, whatsapp pour les clients, planification automatique de réunions, etc.
Conclusion
Le courrier électronique d’un avocat peut être utilisé de manière stratégique pour consolider une image de professionnalisme et d’efficacité, tant dans les relations avec les clients que dans la gestion interne du cabinet.
En adoptant des pratiques appropriées, telles que le choix de leur propre domaine, la création d’une signature visuellement attrayante et utile, et l’utilisation d’outils garantissant la sécurité et l’organisation des messages, les juristes améliorent non seulement leur communication, mais renforcent également leur marque personnelle ou institutionnelle.
De plus, les professionnels qui respectent les règles éthiques en matière de publicité évitent les sanctions et gardent leur réputation intacte. Il s’agit de trouver un équilibre entre l’innovation et le respect des règles. C’est ainsi que les avocats peuvent faire du courrier électronique un puissant outil de travail.
FAQ
Un avocat peut-il utiliser une adresse électronique générique, telle que @gmail.com, pour communiquer avec ses clients ?
Oui, mais il n’est pas recommandé aux avocats d’utiliser des adresses électroniques génériques, car ces domaines ne véhiculent pas le même niveau de professionnalisme qu’un véritable domaine d’entreprise, qui renforce l’identité du cabinet et contribue à la construction d’une marque solide, tout en offrant une plus grande confiance aux clients.
Quelle est l’importance d’une signature de courriel pour les avocats ?
Une signature de courriel bien conçue donne une image de professionnalisme et d’organisation. Elle doit comporter les coordonnées de base, telles que le numéro de téléphone, l’adresse électronique et des liens vers des profils professionnels ou le site web du cabinet, ainsi que le logo.
Est-il permis de faire de la publicité pour des services juridiques ?
Dans certains pays, comme le Brésil, la publicité pour les services juridiques est fortement restreinte. Dans la pratique, les avocats peuvent faire de la publicité pour leurs services de manière discrète et informative, en évitant les pratiques qui pourraient être considérées comme mercantiles ou qui ne respectent pas la bienséance professionnelle. D’autres pays peuvent être plus permissifs en matière de publicité pour les services juridiques.
Un avocat peut-il utiliser les médias sociaux pour promouvoir son travail sans enfreindre les réglementations et les codes de déontologie ?
Oui, les avocats peuvent utiliser les médias sociaux pour partager du contenu informatif, tel que des articles, des analyses juridiques et des avis sur la législation, pour autant qu’ils ne fassent pas directement la promotion de leurs services juridiques. La création de contenu démontre la connaissance et l’expertise dans certains domaines du droit et constitue une forme efficace d’image de marque qui n’enfreint aucune restriction, tant qu’il n’y a pas d’offre de services ou de publicité explicite.
