En este artículo vamos a darte un ejemplo de formato de correo electrónico. Más que eso, cubriremos la importancia de cada elemento de un correo electrónico bien escrito, incluida la propia dirección de correo electrónico.
La profesionalidad en el entorno empresarial es fundamental, tanto para los que buscan nuevas oportunidades como para los que quieren progresar en su carrera o conseguir nuevos clientes.
Una comunicación clara y eficaz es esencial. Una dirección de correo electrónico profesional transmite una percepción de profesionalidad que aporta autoridad. Y un correo electrónico bien formateado garantiza que su mensaje sea comprendido y bien recibido por el destinatario.
Table of contents
- Email format example in email addresses
- Elements of a well-written email
- Email format example in email messages
- Summary of tips for writing an effective email
- Conclusion
- FAQ
Ejemplo de formato de correo electrónico en direcciones de correo electrónico
Aunque no lo parezca, una dirección de correo electrónico profesional es tu tarjeta de visita cuando envías un mensaje.
Aparentemente, a la gente no le gusta recibir mensajes de sus socios comerciales, médicos o abogados a través de una dirección de correo electrónico @gmail.com, por ejemplo. Esto transmite una idea de improvisación y falta de profesionalidad, ya que solemos asociar este y otros dominios de servicios gratuitos con cuentas de correo personales.
Así que asegúrate de utilizar una dirección de correo electrónico profesional, con dominio propio, y comprueba cuidadosamente el nombre y la dirección del destinatario antes de enviarlo. Conseguir un dominio y un servicio de alojamiento de correo electrónico es muy sencillo y asequible en términos de presupuesto.
No olvide elegir nombres de dominio adecuados, memorables e inteligentes.
Evite las direcciones comunes que puedan ser objeto de spam mediante ataques de diccionario:
- contacto@
- ventas@
- notas@
Dé preferencia a las variaciones más interesantes, como:
- equipo.ventas@
- fabio.ramos.psicologia@ (nombre + profesión o función)
- cliente.satisfecho@ (formas creativas de llamar al servicio de atención al cliente)
Uso de dominios de correo electrónico exclusivos
Algunas empresas optan por una estrategia de sectorización a la hora de crear sus dominios en Internet.
Para evitar que los spammers utilicen técnicas de ataque de diccionario, las empresas pueden utilizar variaciones de sus dominios para distintos fines.
Por ejemplo:
- Dominio oficial del sitio web: @dominio.com
- Dominio de correo electrónico: @domainmail.com
- Dominio para mensajes automáticos: @domainsystem.com
- Dominio para sitios web subsidiarios: @dominioestado.com
Formato detallado del correo electrónico
Una dirección de correo electrónico válida se compone de 3 partes: un prefijo (parte local), un símbolo @ y un dominio.
El prefijo es la parte del correo electrónico que va antes del símbolo @ e identifica al usuario que está detrás de esa cuenta de correo o la función para la que está destinada.
El símbolo @ es la parte del correo electrónico que separa el prefijo del dominio. Por lo tanto, no se puede utilizar en ninguna otra parte del correo electrónico, de lo contrario será inválido debido a un error de sintaxis.
Por último, el dominio, que es el complemento de donde se entregará el mensaje.
Si quiere saber más sobre la sintaxis de las direcciones de correo electrónico, SafetyMails ha dedicado un post a explicar detalladamente cada parte de la sintaxis de una dirección de correo electrónico.
Elementos de un correo electrónico bien escrito
Para redactar un correo electrónico no basta con centrarse en un solo aspecto, como un buen vocabulario. Hay que prestar atención a varios aspectos. Hablemos de cada uno de ellos.
Fluidez
Dominar las buenas técnicas de copywriting e intentar redactar los mensajes de la mejor manera posible permite que el mensaje sea claro y comprensible.
Cuando un correo electrónico está bien estructurado y fluye con naturalidad, con ideas bien conectadas que constan de una introducción, un desarrollo y una conclusión, el destinatario puede entender rápidamente el contenido y la finalidad del mensaje, lo que facilita una comunicación eficaz.
Además, los correos electrónicos fluidos y bien escritos reflejan profesionalidad y atención al detalle, lo que refuerza la imagen del remitente y aumenta la probabilidad de obtener respuestas más positivas.
Asunto
La línea de asunto es uno de los temas más discutidos y estudiados cuando hablamos de la eficacia de las comunicaciones por correo electrónico, especialmente del marketing por correo electrónico. Esto se debe a que 7 de cada 10 mensajes se leen por el asunto.
Sin embargo, el asunto de los mensajes directos entre profesionales es tan decisivo como el de los mensajes de email marketing. Esto se debe a que la línea de asunto desempeña un papel fundamental en la decisión del destinatario de leer.
En primer lugar, debemos recordar que las bandejas de entrada de los correos electrónicos son básicamente grandes depósitos de líneas de texto sobre todos los temas posibles, que compiten por la atención del destinatario.
Por lo general, no se leen todos estos correos, y mucho menos en el orden en que llegan. Pero sí pasan por un proceso mental de priorización por parte del destinatario. ¿Qué se leerá primero? ¿Cuáles son los asuntos más importantes? ¿Y qué se ignorará?
Por eso la línea de asunto debe ser clara y específica.
Además, la línea de asunto debe incluir elementos que sean clave para activar desencadenantes emocionales relacionados con la importancia de un tema determinado, como la finalización de un proceso, la confirmación de una actividad, un seguimiento relacionado con una reunión, etc.
Saludos
El saludo inicial ya marca el tono del correo electrónico, ya sea más formal o informal. Esto dependerá, por ejemplo, del mercado en el que opere. Así que elige un saludo que se ajuste al nivel de formalidad de la relación con el destinatario.
- Formal: “Estimado Sr. Doe,”
- Informal: “Hola John” o “Hola John,”
Correo electrónico
Tras las primeras formalidades del saludo, es hora de ir directo al grano y exponer tus intenciones en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
Para que tus ideas queden divididas y presentadas de la mejor manera, distribuye tu texto siguiendo esta estructura lógica:
- Párrafo inicial: Presenta el propósito del correo electrónico.
- Desarrollo: Detalla la información o solicitud.
- Párrafo final: Concluye el email con un resumen o llamada a la acción.
En el párrafo inicial, haces una breve introducción y un breve resumen de tus intenciones en ese correo electrónico. Considera esta parte como una especie de resumen de lo que se dirá a continuación, casi como un índice.
Durante el desarrollo, detalla la información o petición que tienes que hacer, ofreciendo detalles y sugerencias.
En el párrafo final, es interesante utilizar técnicas de llamada a la acción que hagan que el destinatario se sienta impelido a responder al mensaje.
Así, un ejemplo de formato de correo electrónico podría ser
| Asunto | Q4 Reunión de revisión del presupuesto |
| Saludos | Estimado Sr. Doe, |
| Apertura | Me gustaría programar una reunión para revisar el presupuesto para el cuarto trimestre de 2024. |
| Desarrollo | En el orden del día de esta reunión podemos discutir los gastos previstos, los ajustes necesarios y las estrategias para optimizar los recursos. Sugiero que nos reunamos el próximo miércoles, 12 de julio, a las 10 de la mañana. |
| Párrafo final | ¿Está de acuerdo con este calendario? Si este horario no le conviene, le ruego me indique una alternativa que le convenga más. |
| Cerrar | Espero recibir noticias suyas y le agradezco su atención. Estaré encantado de ayudarle. |
| Firma | Jane Doe Directora Financiera ABC Corp. Correo electrónico: [email protected] |
Cerrar
Ya que en el ejemplo anterior mencionamos el cierre y la firma, hablemos brevemente de ellos.
Un cierre adecuado refuerza el mensaje y deja una impresión positiva. Siempre es importante destacar tu disponibilidad y agradecer al destinatario su atención.
Ejemplo: “Gracias de antemano por su atención y quedo a su disposición para cualquier aclaración”.
Tu saludo final también dependerá del tono más o menos formal del correo electrónico que estés escribiendo:
- Formal: “Atentamente” o “Cordialmente”
- Informative: “Hasta pronto”, “Hablemos” o incluso “Salud”.
Firma
Por último, llegamos a la firma del correo electrónico. Aquí debe contener información esencial sobre ti (nombre, cargo o función) y cómo ponerse en contacto contigo, con correo electrónico, teléfono y redes sociales (como LinkedIn).
Algunas firmas también incluyen la foto del remitente, así como algunos hipervínculos a un sitio web o agregador de enlaces, sellos importantes relacionados con premios, calidad, buena reputación, entre otros.
Ejemplo de formato en mensajes de correo electrónico
Si quieres un ejemplo de formato de correo electrónico, hemos preparado dos para inspirarte:
Comentarios de una reunión
Asunto: Resumen de la reunión de hoy
Hola Sr. Doe,
Me gustaría darle las gracias por la reunión de hoy. Ha sido muy productiva y esclarecedora. He aquí los puntos acordados:
- Cuenta de prueba: La cuenta de prueba se liberará según lo acordado.
- Formación: El equipo de soporte formará al cliente.
- Propuesta comercial: El gestor de cuentas enviará una propuesta comercial.
- Próxima reunión: Nuestra próxima reunión está prevista para dentro de dos semanas.
Gracias de nuevo por su cooperación y estaré encantado de responder a cualquier pregunta que pueda tener.
Atentamente,
Correo electrónico de bienvenida a los nuevos clientes
Asunto: ABC Corp le da la bienvenida y usted da sus primeros pasos
Hola [Nombre del cliente],
Bienvenido a ABC Corp. Estamos muy contentos de tenerle con nosotros. Para ayudarle a empezar, hemos reunido algunos enlaces útiles:
- Panel de control del cliente: [Enlace al panel de control del cliente]
- Contrato de servicio: [Enlace al acuerdo]
- Política de privacidad: [Enlace a la política de privacidad]
Para cualquier duda o ayuda, puede ponerse en contacto con su gestor de cuenta, [Nombre del gestor], por correo electrónico en [correo electrónico del gestor] o por teléfono en [número de teléfono del gestor].
Gracias por su confianza y estamos a su disposición para lo que necesite.
Atentamente,
Resumen de consejos para redactar un correo electrónico eficaz
He aquí un breve resumen que puede utilizar como lista de comprobación para los correos electrónicos que redacte:
- Utilice una dirección de correo electrónico profesional: Evita las direcciones informales o personales.
- Corrige: revisa la ortografía, la gramática y el nombre del destinatario antes de enviarlo.
- Objetividad: sea claro y directo, evitando la información innecesaria.
- Anexos: asegúrese de incluir todos los anexos mencionados.
Conclusión
En resumen, escribir un correo electrónico profesional implica varios elementos que deben considerarse cuidadosamente para garantizar una comunicación clara y eficaz.
El uso de una dirección de correo electrónico profesional, un asunto claro y específico, un saludo adecuado y una estructura lógica y fluida en el cuerpo del mensaje son fundamentales.
Además, un cierre adecuado y una firma completa refuerzan el mensaje y dejan una impresión positiva en el destinatario.
Seguir estas pautas no sólo facilita la comprensión del mensaje, sino que refuerza la imagen del remitente, promoviendo una comunicación más eficaz y profesional.
Para mantenerse bien informado, siga los artículos de SafetyMails.
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FAQ
¿Por qué es importante una dirección de correo electrónico profesional?
Una dirección de correo electrónico profesional transmite seriedad y credibilidad. Utilizar un dominio propio en lugar de un servicio gratuito, como @gmail.com, puede mejorar la percepción de profesionalidad y evitar asociaciones con cuentas personales.
¿Qué importancia tiene un asunto eficaz?
El asunto es crucial porque determina si el destinatario abrirá el correo electrónico. Debe ser claro y específico, reflejar el contenido del correo electrónico y, en la medida de lo posible, incluir elementos que activen desencadenantes emocionales para aumentar la relevancia y la urgencia del mensaje.
¿Cómo influye en la comunicación el saludo inicial de un correo electrónico?
El saludo inicial marca el tono del correo electrónico. Elegir un saludo adecuado al nivel de formalidad de la relación con el destinatario puede influir positivamente en la recepción del mensaje, mostrando respeto y consideración.
¿Qué hace que el cuerpo del correo electrónico sea eficaz?
Un correo electrónico eficaz está bien estructurado, con una introducción, un desarrollo y una conclusión claros. Las ideas bien conectadas y una redacción fluida ayudan al destinatario a comprender rápidamente el mensaje, facilitando una comunicación eficaz y objetiva.
¿Cuál es la función del cierre y la firma en un correo electrónico?
El cierre refuerza el mensaje y deja una impresión positiva, mientras que la firma proporciona información de contacto esencial. Un cierre adecuado y una firma completa demuestran profesionalidad y disponibilidad, animando al destinatario a responder o a realizar una acción concreta.
