La verificación del correo electrónico funciona sometiendo las direcciones de correo electrónico al análisis de algoritmos capaces de validar diversas características técnicas de estas direcciones, confirmando que son auténticas, válidas y aptas para recibir mensajes, colaborando con las mejores prácticas de marketing por correo electrónico.

Teniendo en cuenta que el objetivo de las acciones de email marketing es establecer una buena relación con los destinatarios, que conduzca a conversiones y ventas, es de suma importancia asegurarse de que todos los aspectos relacionados con el email marketing están optimizados, garantizando la eficacia de estas campañas.

Por ello, cuidar todos los aspectos relacionados con la reputación del email marketing (como la autenticación, la curación de contenidos, entre otros), así como el cumplimiento de las leyes de protección de datos a la hora de recopilarlos, almacenarlos y procesarlos, debe ser una preocupación constante para los profesionales de marketing y datos de las empresas.

Entre estos aspectos, por supuesto, está la verificación del correo electrónico. Esto es sumamente importante para evitar problemas relacionados con rebotes duros, trampas de spam, correos electrónicos temporales y otros tipos de direcciones de correo electrónico que podrían representar algún tipo de daño.

Cuando se descuidan estas precauciones, repercuten directamente en los resultados de las acciones de marketing por correo electrónico, desde la calidad de la recopilación de datos, pasando por el bloqueo y la inclusión en listas negras, hasta la reducción de las tasas de participación y conversión. Es un efecto en cascada que no se puede ignorar.

Por eso vamos a ofrecerte una breve guía sobre cómo funciona la verificación del correo electrónico y sus mejores prácticas.

Table of contents

• How does email verification work?
  • Key components of email verification
  • Ways to perform email verification
• The benefits of email verification for companies
  • Benefits of email marketing metrics
• Email verification: do’s and don’ts
• Email verification tools and technologies
• Conclusion

¿Cómo funciona la verificación del correo electrónico?

La verificación del correo electrónico es una metodología de análisis que funciona sobre la base de un algoritmo que realiza una serie de críticas y comprobaciones en secuencia, validando diversos aspectos técnicos y de comportamiento relacionados con cada una de las direcciones de correo electrónico analizadas.

Está claro que se trata de una pregunta bastante recurrente en el mercado, ya que los profesionales del marketing (y también los de la tecnología) quieren saber exactamente cómo funciona la verificación del correo electrónico y hasta qué punto es fiable.

Componentes clave de la verificación del correo electrónico

En resumen, la verificación de una dirección de correo electrónico debe pasar al menos por los siguientes pasos:

Validaciones básicas:

• Validación sintáctica: Las normas de formato de las direcciones de correo electrónico se definen en una serie de documentos de referencia (RFC). Si el formato del correo electrónico no cumple las normas, ya puede considerarse inválido (o sujeto a corrección). Este es, por tanto, el primer paso, y esencial.
• Validación de dominios: se trata de una validación básica, que responde a la sencilla pregunta “¿existe este dominio y está activo?”. Si el dominio no existe o no sigue las reglas de sintaxis, también hace que la dirección de correo electrónico no sea válida y, por tanto, debe eliminarse.
• Validación de registros MX (Mail Exchange): el registro MX indica cómo deben reenviarse los mensajes de correo electrónico según SMTP. En otras palabras, además de existir, un dominio debe estar configurado para enviar y recibir mensajes de correo electrónico. Por lo tanto, aunque un dominio exista, si no pasa la validación MX, se considerará inapropiado y no se recomendará la dirección de correo electrónico.

Validaciones profundas:

• Identificar la existencia de usuarios: En esta fase, una vez validados todos los pasos anteriores, las herramientas de verificación del correo electrónico realizan un análisis más detallado para confirmar la existencia del usuario de correo electrónico en un dominio determinado. Aquí se pueden clasificar como válidos o inexistentes.
• Detección de correos electrónicos no recomendados: algunas direcciones de correo electrónico, aunque sean válidas, pueden presentar algún tipo de riesgo debido a algunas de sus características, que pueden ser desencadenantes de filtros antispam heurísticos, que identifican determinadas palabras y aspectos técnicos que pueden dar lugar a bloqueos y cuarentenas. Por ello, estos correos se identifican y marcan como “de riesgo”.
• Detección de correos electrónicos temporales y desechables: también conocidos como “correos quemados”, este tipo de direcciones son válidas pero desechables y pierden su validez en pocos minutos, horas o días, por lo que hay que evitar que se registren o eliminarlas de las listas existentes, ya que representan un riesgo para la reputación del email marketing, aumentando las tasas de rebote duro.
• Identificar spamtraps: Uno de los tipos más peligrosos de direcciones de correo electrónico, las spamtraps (prístinas o recicladas) pueden dar lugar a bloqueos y listas negras. Es esencial eliminarlas y no enviarles ningún mensaje.
• Clasificar el tipo de correo electrónico: En esta fase, con el email ya verificado, es el momento de clasificarlo como válido y categorizarlo, por ejemplo, como dirección corporativa, o como dirección con baja entregabilidad, entre otros datos, con el fin de entregar la máxima cantidad de información al usuario.

Formas de realizar la verificación del correo electrónico

Mucha gente piensa que la verificación del correo electrónico sólo se hace en las listas de contactos. Pero no es así. De hecho, existen muchas posibilidades.

Estas son las formas de realizar la verificación del correo electrónico:

• Verificación de la lista de correo electrónico a través del navegador: el método clásico. Simplemente cargue un archivo con su lista de correo en cualquier cantidad en la interfaz de su plataforma de verificación de correo electrónico y espere los resultados del análisis.
• Verificación de listas mediante integración: para quienes tienen sistemas y bases de datos integrados y no quieren realizar exportaciones e importaciones manualmente, es posible integrar sistemas y realizar los procesos automáticamente entre las plataformas.
• Comprobación de uno o varios correos electrónicos: Las plataformas de comprobación de correo electrónico suelen permitir analizar un correo electrónico o un montón de ellos individualmente, simplemente utilizando la función de copiar y pegar para ver los resultados en pantalla.
• Comprobación del correo electrónico en tiempo real: para los que quieran sacar el máximo partido de la generación de prospectos y no desperdiciar ninguna oportunidad, existen API que pueden integrarse en los formularios de registro y realizar comprobaciones de correo electrónico en tiempo real, mientras los visitantes rellenan el formulario y solicitan correcciones cuando es necesario.

Ventajas de la verificación del correo electrónico para las empresas

La verificación del correo electrónico debe considerarse una actividad estratégica para las empresas, ya que afecta directamente a todos los indicadores de uno de los principales canales de marketing digital: el marketing por correo electrónico.

Por lo tanto, cuando una empresa invierte en la verificación del correo electrónico de la forma adecuada, obtendrá beneficios como:

• Reducir los costes de explotación: Cuando gestionamos listas de correo sin registros no válidos ni duplicados, también reducimos costes, por ejemplo, con las herramientas de marketing por correo electrónico y CRM, que suelen cobrar por los registros almacenados. También reducimos los costes del personal implicado en la gestión de estas listas.
• Reducción del coste por cliente potencial: Al utilizar la verificación del correo electrónico en tiempo real en los formularios de registro, se avisa a los visitantes, incluso durante el registro, de cualquier dirección de correo electrónico introducida incorrectamente, lo que permite aprovechar mejor los clientes potenciales generados, reducir el coste por cliente potencial y optimizar hasta el último céntimo del presupuesto invertido.
• Aumento de las conversiones de ventas: Las listas de calidad superior tienen ciertos privilegios en su entrega. Con ello, combinado con estrategias de segmentación y una buena orientación de los mensajes y las ofertas, es posible obtener mayores resultados de conversión.
• Mayor retorno de la inversión (ROI): Haciendo cuentas, con un menor coste de generación de prospectos, menores costes operativos y más ventas, se obtiene un mayor y mejor retorno de la inversión.
• Cumplimiento de la normativa sobre protección de datos: la integridad y exactitud de los datos personales (correos electrónicos) almacenados son características que se esperan de las empresas que tienen una verdadera preocupación por el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos. Estas características se describen en diversos documentos y deberían formar parte de la gestión rutinaria de las bases de datos de clientes y prospectos.

Beneficios de las métricas de email marketing

Otras ventajas de la verificación del correo electrónico están directamente relacionadas con las métricas de marketing por correo electrónico, por supuesto.

Entre ellas figuran:

• Reducción de las tasas de rebote: cuando comprueba las listas de correo, tanto al recopilarlas como al mantener las listas existentes, se libera de correos electrónicos no válidos que aumentan las tasas de rebote y conducen al bloqueo y la inclusión en listas negras.
• Mejora de la reputación del remitente: Listas de correo libres de correos no válidos, correos temporales, spamtraps, entre otros, contribuyen directamente a mejorar la reputación del remitente.
• Mejora de la entregabilidad: a medida que mejora la puntuación de reputación del remitente, descienden los índices de bloqueo y mejora considerablemente la entrega de mensajes en la bandeja de entrada (inbox placement). De este modo, más mensajes aparecen como “prioritarios” para los destinatarios, en lugar de en carpetas secundarias como la de spam.
• Aumento de la tasa de apertura: Enviar más mensajes a la bandeja de entrada, a listas mejor segmentadas, también puede suponer un aumento de las tasas de apertura. Todo lo que necesita son mensajes bien segmentados y un asunto atractivo.
• Mayor porcentaje de clics: Aquí, las matemáticas son sencillas, porque si ha invertido en listas de calidad, bien segmentadas y dirigidas, tiene una reputación bien cimentada y ha logrado un aumento de las tasas de apertura, las tasas de clics tenderán a seguir el mismo movimiento ascendente.

Verificación del correo electrónico: qué hacer y qué no hacer

La verificación del correo electrónico es algo más que el acto de importar correos electrónicos a una herramienta para analizarlos y eliminar los malos.

De hecho, esto es sólo una parte (muy importante) del proceso. Pero entiende que hay muchas más cosas que puedes hacer para que tus listas de email sean mucho más potentes y útiles para tus acciones de email marketing.

He aquí algunas de las cosas que debe hacer y otras que debe evitar:

Para resumir lo anterior, las herramientas gratuitas o de baja calidad pueden dejar sus listas expuestas a una verificación deficiente y a fugas de datos. Por eso debes preferir plataformas profesionales comprometidas con las leyes de privacidad y protección de datos.

Aumente la calidad y la rentabilidad de la generación de prospectos verificando los correos electrónicos en tiempo real en el punto de recogida de datos. De este modo, además de leads válidos, dispondrás del mayor número posible de contactos para tus acciones de email marketing.

Evite los correos duplicados en sus listas y realice comprobaciones periódicas de las mismas, ya que las direcciones pueden ser desactivadas (especialmente las corporativas). Ignorar esto puede provocar un aumento de las tasas de rebote. Evite revalidar únicamente las listas inactivas.

Por último, pero no por ello menos importante, respete las leyes de protección de datos: no compre listas de correo, no recopile datos indiscriminadamente en Internet y asegúrese de que las inscripciones se realizan sobre la base del consentimiento dado por los interesados.

Herramientas y tecnologías de verificación del correo electrónico

Decidir qué herramientas y técnicas utilizar para verificar los correos electrónicos y garantizar la mejor calidad en sus listas de contactos es un paso importante para obtener todos los beneficios que hemos mencionado anteriormente.

Por ello, a continuación se ofrecen algunas sugerencias y precauciones a la hora de elegir herramientas y tecnologías para la verificación del correo electrónico:

• Abandonar los registros en formatos no digitales: Las inscripciones en formularios ya tienen tasas muy elevadas de inscripciones inválidas debidas a errores tipográficos. Los formularios en papel son mucho más propensos a errores, tanto por parte de la persona que los rellena como por parte de quienes tienen que interpretar lo escrito a mano. Invierta en registros en tótems, tabletas, códigos QR en los que los propios visitantes puedan utilizar su smartphone. Es más inteligente y menos propenso a errores.
• Críticas a los formularios de inscripción: invertir en la validación del formulario. Compruebe aspectos sintácticos directamente en su formulario, como caracteres no válidos o excesivos.
• Herramienta de verificación del correo electrónico: un sistema profesional de verificación del correo electrónico eliminará los correos electrónicos no válidos, temporales, spamtraps, etc., así como los registros duplicados. Establezca una correlación entre precisión, rentabilidad y compromiso con las leyes de privacidad y protección de datos.
• Validación del correo electrónico en tiempo real: Las plataformas de verificación de correo electrónico disponen de API para la verificación en tiempo real, es decir, mientras el visitante rellena el formulario. De este modo, el visitante recibe una alerta sobre el correo electrónico no válido y tiene tiempo de corregirlo antes de abandonar la página.
• Sistemas de integración, almacenamiento y tratamiento de datos: a la hora de contratar una plataforma de CRM y Email Marketing, recuerde que también deben ofrecer mecanismos para evitar registros duplicados, alertarle de registros no válidos, permitir la segmentación y la integración (especialmente con la plataforma de verificación de correo electrónico).
• Mecanismos de normalización de datos: para evitar errores en otros campos (como nombres de ciudades, etc.), intente normalizar los datos, es decir, utilice campos de selección con datos registrados previamente (como la lista de ciudades), máscaras de formato (en el caso de los números de teléfono, por ejemplo), entre otros. Cuanto menos propenso sea a cometer errores, mayor será la calidad general de sus listas de contactos.

Por último, recuerde que sus listas de contactos son la materia prima que su equipo de marketing y ventas utilizará para establecer contacto con clientes potenciales y también con clientes para fortalecer la relación y promover la recompra.

Conclusión

La verificación del correo electrónico no es sólo un paso técnico, sino una práctica estratégica indispensable para garantizar la eficacia de las acciones de marketing por correo electrónico.

Aplicar correctamente las verificaciones ayuda a las empresas no sólo a optimizar sus listas, sino también a mejorar métricas clave como la entregabilidad, las tasas de apertura y los porcentajes de clics, al tiempo que se reducen los costes operativos y se cumple la legislación sobre protección de datos.

Adoptar las buenas prácticas comentadas a lo largo de este artículo ayuda a crear una base fiable para el éxito de las campañas de marketing por correo electrónico, permitiendo que cada mensaje enviado llegue al destinatario adecuado y aporte valor a la empresa.

FAQ

¿Por qué es importante la verificación del correo electrónico para el marketing digital?

La verificación del correo electrónico garantiza que las campañas de marketing sólo se dirijan a direcciones válidas, evitando el envío a direcciones inactivas, temporales o spamtraps. Esto no sólo mejora la capacidad de entrega de los mensajes, sino que también ayuda a proteger la reputación del remitente y evitar las listas negras, maximizando el retorno de la inversión (ROI).

¿Cuál es la diferencia entre la verificación de correo electrónico en tiempo real y la verificación de listas?

La verificación del correo electrónico en tiempo real tiene lugar durante la cumplimentación de un formulario, cuando el correo electrónico se valida inmediatamente y se corrige cualquier error antes del registro. La verificación de listas, en cambio, tiene lugar en una fase posterior, cuando se analiza toda una base de contactos. Ambas prácticas son complementarias y contribuyen a la calidad de los contactos y las campañas de marketing.

¿Cuáles son los principales errores que hay que evitar al verificar los correos electrónicos?

Un error común es realizar comprobaciones sólo en las listas inactivas o ignorar la verificación periódica de las listas. Confiar exclusivamente en herramientas gratuitas también puede comprometer la precisión de los resultados. Además, muchos ignoran la necesidad de verificar los correos electrónicos en el momento de la recopilación, lo que provoca la acumulación de direcciones no válidas y merma el rendimiento de las campañas.

¿Cómo afecta la verificación del correo electrónico a las métricas de marketing por correo electrónico?

La verificación reduce la tasa de rebote al eliminar los mensajes no válidos, mejora la reputación del remitente y aumenta las posibilidades de que los mensajes lleguen a la bandeja de entrada, en lugar de ser bloqueados o clasificados como spam. Esto se traduce en mayores tasas de apertura y de clics y, en consecuencia, en un mejor rendimiento de la campaña.