El RGPD exige a las empresas que cuiden la calidad de los datos, que deben ser exactos, estar actualizados y corregirse o suprimirse si son incorrectos. Por tanto, además de mantener correctos los datos de correo electrónico, las empresas de verificación de correo electrónico deben cumplir esta ley y ser corresponsables de su seguridad.

De esta manera, podemos decir que el GDPR tiene principios que hacen de la verificación del correo electrónico un proceso más que importante, indispensable para mantener el cumplimiento de este reglamento por parte de las empresas, requiriendo compromiso de todas las partes y atención a los detalles.

Para obtener más información sobre la relación entre el marketing por correo electrónico y el GDPR, ya hemos tratado el tema del marketing por correo electrónico y el GDPR en otra entrada del blog.

En este artículo, nos centraremos más en la relación entre la actividad específica de verificación del correo electrónico en relación con lo que exige el GDPR.

¿Exige el GDPR la verificación del correo electrónico?

No directamente. Sin embargo, existen directrices y requisitos del GDPR que establecen que el responsable del tratamiento (empresa que posee los datos personales) debe cumplir principios estrictos de calidad y exactitud de los datos almacenados, así como aplicar medidas para garantizar que cualquier dato inexacto sea corregido o eliminado, tal y como se describe en el artículo 5(1)(d) del GDPR.

In altre parole, questo tipo di requisiti implica implicitamente la necessità di adottare pratiche come la verifica periodica delle e-mail e la pulizia del database, di solito attraverso una piattaforma appaltata come SafetyMails.

Además, el principio de minimización de datos (artículo 5(1)(c)) establece que los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para el fin del tratamiento propuesto.

Esto significa que las empresas deben eliminar los correos electrónicos no válidos, duplicados o irrelevantes, ya que de este modo pueden estar almacenando datos sin un fin legítimo.

La verificación del correo electrónico es un tratamiento de datos

La verificación del correo electrónico es una actividad que se rige por las leyes de protección de datos personales, ya que la propia dirección de correo electrónico se considera un dato personal capaz de identificar a una persona física.

Por lo tanto, todas las actividades que impliquen el almacenamiento y el tratamiento de direcciones de correo electrónico deben cumplir las leyes de protección de los países en los que operan, con el fin de garantizar la seguridad y la protección de estos datos.

Corresponsabilidad jurídica entre empresas

El RGPD establece claramente que el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento son conjuntamente responsables de la custodia y protección de los datos personales.

Esta situación de corresponsabilidad se produce cuando el Responsable del tratamiento comparte datos personales con el Encargado del tratamiento. A partir de ese momento, la responsabilidad es mutua, es decir, ambos pasan a estar obligados a proteger los datos y serán responsables en caso de incidente o fuga de datos.

El responsable del tratamiento (Artículo sobre el GDPR 4(7)) es la empresa u organización que posee los datos personales de los interesados (personas) y determina los fines y medios del tratamiento de dichos datos.

El procesador de datos (Artículo sobre el RGPD 4(7)) es la empresa que trata estos datos por cuenta del Responsable del tratamiento, siguiendo sus instrucciones. En otras palabras, puede ser una empresa tercera, como una empresa de verificación de correo electrónico.

Entre las responsabilidades compartidas entre el controlador y el procesador se encuentran:

• garantizar que todo el tratamiento de datos se realice de conformidad con el RGPD.
• elegir procesadores que cumplan el GDPR;
• aplicar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos;
• mantener registros de las actividades de tratamiento;

En otras palabras, si una empresa de verificación de correo electrónico (encargado del tratamiento) no protege adecuadamente los datos y se produce una filtración, tanto la empresa de verificación como el cliente (responsable del tratamiento) podrían ser considerados responsables, en función del contrato y de las medidas de seguridad adoptadas.

De ahí la importancia de elegir una empresa seria y comprometida con la seguridad de los datos y el cumplimiento del GDPR.

Precauciones al seleccionar una herramienta de verificación del correo electrónico conforme al GDPR

La elección de una herramienta de verificación del correo electrónico no puede hacerse al azar, especialmente cuando existe el compromiso de mantener el cumplimiento del GDPR. Cualquier servicio que gestione correos electrónicos de clientes debe cumplir los requisitos impuestos por esta ley.

Por ello, a continuación se indican algunas directrices importantes que debe seguir a la hora de elegir su plataforma de verificación de correo electrónico:

• Política de privacidad y protección de datos: Infórmese sobre los documentos de protección de datos y privacidad de la empresa que presta servicios de verificación de correo electrónico. Deben ser públicos y de fácil acceso, abarcar todos los temas pertinentes y dejar claros los fines del servicio, el uso de los datos y el tiempo de conservación, entre otros aspectos. En otras palabras, el servicio debe describir cómo recopila, almacena y procesa los datos;
• Cumplimiento de la legislación sobre protección de datos: averiguar si la empresa cumple con el GDPR y, además, con otras leyes de protección de datos, como la LGDP, CCPA, entre muchas otras (como puedes ver en este artículo).
• Existencia de un RPD: investigue si existe un responsable de protección de datos y sus canales de contacto para responder a preguntas y exigir información sobre cumplimiento y seguridad.
• País donde se ofrecen los servicios: ¿Dónde tiene su sede la empresa de verificación de correo electrónico que pretende utilizar? ¿Y dónde están alojados sus servidores? ¿Se considera que estos países tienen un nivel adecuado de protección de datos? Los países con niveles adecuados de protección, según el GDPR, son aquellos reconocidos por la Comisión Europea por garantizar normas de seguridad y privacidad similares a las de la Unión Europea.
• Medidas de seguridad adoptadas: ¿Estas plataformas adoptan medidas de seguridad contra intrusiones, robo de login, fuga de datos, acceso diferenciado, entornos de producción y desarrollo separados, anonimización de datos en entornos de prueba, entre otras?
• Período de conservación de los datos: si no se suprimen inmediatamente, ¿cuánto tiempo se almacenan los datos que comparte con estas plataformas?

Estas son sólo algunas de las precauciones que debe tomar al contratar una herramienta de verificación de correo electrónico (o cualquier otra herramienta que procese datos personales) en nombre de su empresa.

Conclusión

El GDPR obliga a las empresas a mantener bases de datos limpias, actualizadas y precisas. El incumplimiento de estas directrices puede dar lugar a importantes infracciones y multas. La verificación del correo electrónico desempeña un papel fundamental en este proceso, ya que impide que se almacenen y procesen datos inexactos, reduciendo los riesgos y garantizando el cumplimiento de la normativa.

Seleccionar una herramienta de verificación del correo electrónico que cumpla el GDPR no es solo una cuestión de funcionalidad, sino también de seguridad, privacidad y transparencia. Las empresas que manejan datos personales deben extremar la precaución a la hora de elegir un proveedor, asegurándose de que cumple todos los requisitos legales y técnicos para evitar riesgos normativos y proteger la privacidad de los usuarios.

FAQ

¿Es obligatoria la verificación del correo electrónico según el GDPR?

No directamente. Sin embargo, el RGPD exige que los datos almacenados sean exactos, estén actualizados y sean pertinentes para los fines del tratamiento (artículo 5, apartado 1, letra d)). Esto implica la necesidad de comprobar periódicamente la calidad de los correos electrónicos almacenados, eliminando los no válidos, duplicados o irrelevantes.

¿Las empresas (herramientas) de verificación del correo electrónico se consideran responsables del tratamiento de datos?

Sí. Según el GDPR, una empresa que comprueba correos electrónicos procesa datos personales en nombre de otra empresa (el responsable del tratamiento). Por lo tanto, se considera un procesador de datos y tiene responsabilidades legales para garantizar la seguridad, la privacidad y el cumplimiento de las normas del GDPR.

¿Cómo asegurarse de que un servicio de verificación de correo electrónico cumple el RGPD?

Para garantizar su cumplimiento, es necesario analizar si la empresa cuenta al menos con una Política de Privacidad transparente, un Acuerdo de Tratamiento de Datos (APD), la ubicación de los servidores en países con un nivel de seguridad adecuado, las medidas de seguridad adoptadas contra fugas y accesos indebidos, y si la empresa permite solicitar la supresión y el acceso a los datos.

¿Dónde deben almacenarse los datos para cumplir el RGPD?

Los datos personales deben almacenarse en la Unión Europea o en países reconocidos por la Comisión Europea como poseedores de un nivel de protección adecuado. En caso contrario, la empresa debe adoptar salvaguardias legales, como las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT), para garantizar la protección de los datos

¿Qué ocurre si una herramienta de verificación de correo electrónico no protege los datos correctamente?

Si los datos se filtran o se utilizan indebidamente, tanto el responsable del tratamiento (la empresa que ha contratado el servicio) como el encargado del tratamiento (la empresa de verificación del correo electrónico) pueden ser considerados legalmente responsables. Esto puede dar lugar a fuertes multas, restricciones operativas y daños a la reputación de la empresa.