Bei der E-Mail-Überprüfung werden die E-Mail-Adressen von Algorithmen analysiert, die verschiedene technische Merkmale dieser Adressen überprüfen und bestätigen, dass sie authentisch und gültig sind und Nachrichten empfangen können, wobei sie mit bewährten Verfahren im E-Mail-Marketing zusammenarbeiten.

In Anbetracht der Tatsache, dass das Ziel von E-Mail-Marketingmaßnahmen ist es, eine gute Beziehung zu den Empfängern aufzubauen, die zu Konversionen und Verkäufen führt, ist es von größter Bedeutung, dass alle Aspekte des E-Mail-Marketings optimiert werden, um die Effizienz dieser Kampagnen zu gewährleisten.

So müssen alle Aspekte, die mit der Reputation des E-Mail-Marketings zu tun haben (z. B. Authentifizierung, Content Curation usw.), sowie die Einhaltung der Datenschutzgesetze bei der Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Daten berücksichtigt werden, sollte für Marketing- und Datenexperten in Unternehmen ein ständiges Anliegen sein.

Zu diesen Aspekten gehört natürlich auch die E-Mail-Überprüfung. Dies ist äußerst wichtig, um Probleme im Zusammenhang mit Hard Bounces, Spamtraps, temporären E-Mails und anderen Arten von E-Mail-Adressen zu vermeiden, die eine Art von Schaden darstellen könnten.

Wenn diese Vorsichtsmaßnahmen vernachlässigt werden, wirkt sich dies direkt auf die Ergebnisse von E-Mail-Marketingaktionen aus, von der Qualität der Datenerfassung über die Blockierung und das Blacklisting bis hin zu einem Rückgang der Engagement- und Konversionsraten. Ein Kaskadeneffekt, der nicht ignoriert werden kann.

Deshalb geben wir Ihnen einen kurzen Leitfaden zur Funktionsweise der E-Mail-Verifizierung und zu den besten Praktiken.

Wie funktioniert die E-Mail-Überprüfung?

Die E-Mail-Verifizierung ist eine Analysemethode, die auf der Grundlage eines Algorithmus arbeitet, der nacheinander eine Reihe von Kritiken und Prüfungen durchführt, die Validierung verschiedener technischer und verhaltensbezogener Aspekte in Bezug auf jede der analysierten E-Mail-Adressen.

Es ist klar, dass diese Frage auf dem Markt immer wieder gestellt wird, da Marketingfachleute (und auch Technologieexperten) genau wissen wollen, wie die E-Mail-Verifizierung funktioniert und wie zuverlässig sie ist.

Schlüsselkomponenten der E-Mail-Überprüfung

Kurz gesagt, die Überprüfung einer E-Mail-Adresse muss mindestens die folgenden Schritte durchlaufen:

Grundlegende Validierungen:

• Überprüfung der Syntax: die Formatierungsregeln für E-Mail-Adressen sind in einer Reihe von Referenzdokumenten (RFCs) festgelegt. Wenn das E-Mail-Format nicht den Normen entspricht, kann es bereits als ungültig (oder zu korrigieren) angesehen werden. Dies ist also der erste – und wesentliche – Schritt.
• Validierung des Bereichs: Dies ist eine grundlegende Überprüfung, die die einfache Frage beantwortet: “Existiert diese Domäne und ist sie aktiv?”. Wenn die Domäne nicht existiert oder nicht den Syntaxregeln entspricht, ist auch die E-Mail-Adresse ungültig und sollte daher entfernt werden.
• Validierung von MX-Einträgen (Mail Exchange): Der MX-Eintrag gibt an, wie E-Mail-Nachrichten gemäß SMTP weitergeleitet werden sollen. Mit anderen Worten: Eine Domain muss nicht nur existieren, sondern auch so konfiguriert sein, dass sie E-Mail-Nachrichten senden und empfangen kann. Selbst wenn eine Domäne existiert, wird sie daher, wenn sie die MX-Validierung nicht besteht, als ungeeignet betrachtet und die E-Mail-Adresse wird nicht empfohlen.

Tiefgreifende Validierungen:

• Identifizierung der Existenz von Nutzern: In dieser Phase, nachdem alle vorherigen Schritte validiert wurden, führen die E-Mail-Verifizierungstools weitere Analysen durch, um die Existenz des E-Mail-Benutzers in einer bestimmten Domäne zu bestätigen. Hier können sie als gültig oder nicht existent eingestuft werden.
• Erkennung von nicht empfohlenen E-Mails: Einige E-Mail-Adressen, auch wenn sie gültig sind, können aufgrund einiger Merkmale ein gewisses Risiko darstellen. Diese können Auslöser für heuristische Anti-Spam-Filter sein, die bestimmte Wörter und technische Aspekte identifizieren, die zu Blockierungen und Quarantäne führen können. Diese E-Mails werden daher identifiziert und als “Risiko” gekennzeichnet.
• Erkennung von temporären und Wegwerf-E-Mails: Diese Art von Adressen, die auch als “Burn-E-Mails” bekannt sind, sind zwar gültig, können aber nach wenigen Minuten, Stunden oder Tagen ungültig werden. Daher muss verhindert werden, dass sie registriert oder aus bestehenden Listen entfernt werden, da sie ein Risiko für den Ruf des E-Mail-Marketings darstellen und die Absprungrate erhöhen.
• Erkennen von Spamtraps: Eine der gefährlichsten Arten von E-Mail-Adressen: Spamfallen (unberührte oder recycelte) können zur Sperrung und Aufnahme in schwarze Listen führen. Es ist wichtig, dass sie entfernt werden und dass keine Nachrichten an sie gesendet werden.
• Klassifizierung der Art der E-Mail: In diesem Stadium, in dem die E-Mail bereits verifiziert wurde, ist es an der Zeit, sie als gültig einzustufen und zu kategorisieren, z. B. als Unternehmensadresse oder als Adresse mit geringer Zustellbarkeit, neben anderen Informationen, um dem Benutzer die maximale Menge an Informationen zukommen zu lassen.

Möglichkeiten der E-Mail-Verifizierung

Viele Leute denken, dass die E-Mail-Überprüfung nur bei Kontaktlisten durchgeführt wird. Aber das ist nicht der Fall. In der Tat gibt es viele Möglichkeiten.

Dies sind die Möglichkeiten, die E-Mail-Verifizierung durchzuführen:

• Überprüfung der E-Mail-Liste über den Browser: die klassische Methode. Laden Sie einfach eine Datei mit Ihrer Mailingliste in beliebiger Anzahl in die Schnittstelle Ihrer E-Mail-Verifizierungsplattform hoch und warten Sie auf die Analyseergebnisse.
• Listenprüfung durch Integration: Für diejenigen, die über integrierte Systeme und Datenbanken verfügen und die Exporte und Importe nicht manuell durchführen wollen, ist es möglich, Systeme zu integrieren und die Prozesse zwischen den Plattformen automatisch durchzuführen.
• Abrufen einer oder einiger weniger E-Mails: E-Mail-Überprüfungsplattformen ermöglichen es Ihnen in der Regel, eine E-Mail oder eine ganze Reihe von E-Mails einzeln zu analysieren, indem Sie einfach die Funktion Kopieren und Einfügen verwenden, um die Ergebnisse auf dem Bildschirm zu sehen.
• E-Mails in Echtzeit abrufen: Für diejenigen, die das Beste aus der Lead-Generierung machen und keine Gelegenheiten verpassen wollen, gibt es APIs, die in Registrierungsformulare integriert werden können und E-Mail-Kontrollen in Echtzeit durchführen, während die Besucher das Formular ausfüllen und bei Bedarf Korrekturen anfordern.

Die Vorteile der E-Mail-Verifizierung für Unternehmen

Die E-Mail-Überprüfung sollte von Unternehmen als strategische Aktivität betrachtet werden, da sie sich direkt auf alle Indikatoren eines der wichtigsten digitalen Marketingkanäle auswirkt: das E-Mail-Marketing.

Wenn ein Unternehmen also richtig in die E-Mail-Verifizierung investiert, ergeben sich folgende Vorteile:

• Senkung der Betriebskosten: Wenn wir Mailinglisten ohne ungültige und doppelte Datensätze bearbeiten, senken wir auch die Kosten, z. B. bei E-Mail-Marketing- und CRM-Tools, die in der Regel Gebühren für gespeicherte Datensätze erheben. Wir reduzieren auch die Kosten für das Personal, das mit der Bearbeitung dieser Listen beschäftigt ist.
• Geringere Kosten pro Lead: Durch die Verwendung von Echtzeit-E-Mail-Verifizierung in Registrierungsformularen werden die Besucher bereits während der Registrierung auf falsch eingegebene E-Mail-Adressen hingewiesen, was zu einer besseren Nutzung der generierten Leads führt, was wiederum die Kosten pro Lead senkt und jeden Cent des investierten Budgets optimiert.
• Increased sales conversions: lists that are of superior quality have certain privileges in their delivery. With this, combined with segmentation strategies and good targeting of messages and offers, it is possible to obtain higher conversion results.
• Gesteigerte Kapitalrendite (ROI): Wenn Sie die Rechnung machen, erhalten Sie bei geringeren Kosten für die Lead-Generierung, niedrigeren Betriebskosten und mehr Verkäufen eine höhere und bessere Kapitalrendite.
• Einhaltung der Datenschutzbestimmungen: die Integrität und Genauigkeit der gespeicherten personenbezogenen Daten (E-Mails) sind Eigenschaften, die von Unternehmen erwartet werden, die sich ernsthaft um die Einhaltung der Gesetze zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes bemühen. Diese Merkmale werden in verschiedenen Dokumenten beschrieben und sollten Teil der routinemäßigen Verwaltung von Kunden- und Interessentendatenbanken sein.

Vorteile von E-Mail-Marketing-Kennzahlen

Weitere Vorteile der E-Mail-Überprüfung stehen natürlich in direktem Zusammenhang mit den E-Mail-Marketing-Kennzahlen.

Dazu gehören:

• Geringere Absprungraten: Wenn Sie Mailinglisten überprüfen, sowohl beim Sammeln als auch bei der Pflege bestehender Listen, sind Sie frei von ungültigen E-Mails, die die Bounce-Rate erhöhen und zu Blockierung und Blacklisting führen.
• Verbesserte Reputation des Absenders: Mailinglisten, die frei von ungültigen E-Mails, temporären E-Mails, Spamfallen usw. sind, tragen direkt zur Verbesserung des Rufs des Absenders bei.
• Verbesserte Zustellbarkeit: Wenn sich der Reputationswert des Absenders verbessert, sinken die Blockierraten und die Zustellung von Nachrichten im Posteingang (Inbox Placement) verbessert sich erheblich. Auf diese Weise werden mehr Nachrichten den Empfängern als “vorrangig” angezeigt und nicht in sekundären Ordnern wie dem Spam-Ordner.
• Erhöhung der Öffnungsrate: Die Zustellung von mehr Nachrichten an den Posteingang, an besser ausgerichtete Listen, kann auch zu einer Erhöhung der Öffnungsrate führen. Alles, was Sie brauchen, sind zielgerichtete Nachrichten und eine attraktive Betreffzeile.
• Verbesserte Click-Through-Rate: Hier ist die Rechnung einfach, denn wenn Sie in qualitativ hochwertige, gut segmentierte und zielgerichtete Listen investiert haben, einen guten Ruf haben und einen Anstieg der Öffnungsraten erreicht haben, werden die Klickraten tendenziell der gleichen Aufwärtsbewegung folgen.

E-Mail-Überprüfung: Do’s und Don’ts

Bei der E-Mail-Überprüfung geht es nicht nur darum, E-Mails in ein Analysetool zu importieren und die schlechten E-Mails zu entfernen.

In der Tat ist dies nur ein (sehr wichtiger) Teil des Prozesses. Aber es gibt noch viele weitere Dinge, die Sie tun können, um Ihre E-Mail-Listen für Ihre E-Mail-Marketing-Aktionen viel leistungsfähiger und nützlicher zu machen.

Hier sind einige Dinge, die Sie tun sollten, und andere, die Sie vermeiden sollten:

Zusammenfassung der obigen Ausführungen, Kostenlose oder minderwertige Tools machen Ihre Listen anfällig für mangelhafte Verifizierung und Datenlecks. Deshalb sollten Sie professionelle Plattformen bevorzugen, die sich zur Wahrung der Privatsphäre und des Datenschutzes verpflichtet haben.

Steigern Sie die Qualität und Rentabilität der Lead-Generierung, indem Sie E-Mails in Echtzeit zum Zeitpunkt der Datenerfassung verifizieren. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur gültige Leads, sondern auch so viele Kontakte wie möglich für Ihre E-Mail-Aktionen.

Verhindern Sie doppelte E-Mails in Ihren Listen und führen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer E-Mail-Listen durch, da Adressen deaktiviert werden können (insbesondere Firmenadressen). Dies zu ignorieren, kann zu erhöhten Absprungraten führen. Vermeiden Sie es, nur inaktive Listen zu revalidieren.

Und nicht zuletzt, die Datenschutzgesetze einhalten: Kaufen Sie keine Verteilerlisten, sammeln Sie nicht wahllos Daten im Internet und stellen Sie sicher, dass die Registrierungen auf der Grundlage der Zustimmung der betroffenen Personen erfolgen.

Tools und Technologien zur E-Mail-Überprüfung

Die Entscheidung, welche Tools und Techniken zur Überprüfung von E-Mails und zur Gewährleistung der besten Qualität in Ihren Kontaktlisten eingesetzt werden sollen, ist ein wichtiger Schritt, um alle oben genannten Vorteile zu erzielen.

Im Folgenden finden Sie daher einige Vorschläge und Vorsichtsmaßnahmen für die Auswahl von Tools und Technologien zur E-Mail-Überprüfung:

• Verzicht auf Registrierungen in nicht-digitalen Formaten: Bei Eintragungen auf Formularen ist die Quote ungültiger Eintragungen aufgrund von Tippfehlern bereits sehr hoch. Papierformulare sind viel fehleranfälliger, sowohl auf Seiten der Person, die sie ausfüllt, als auch auf Seiten derjenigen, die das handschriftlich Geschriebene interpretieren müssen. Investieren Sie in Registrierungen auf Totems, Tablets, QR-Codes, bei denen die Besucher selbst ihr Smartphone benutzen können. Das ist intelligenter und weniger fehleranfällig.
• Kritik an den Anmeldeformularen: in die Validierung des Formulars investieren. Prüfen Sie Syntaxaspekte direkt in Ihrem Formular, z. B. ungültige oder übermäßige Zeichen.
• Werkzeug zur E-Mail-Überprüfung: Ein professionelles E-Mail-Verifizierungssystem entfernt ungültige E-Mails, temporäre E-Mails, Spamfallen usw. sowie doppelte Datensätze. Stellen Sie eine Korrelation zwischen Genauigkeit, Kosteneffizienz und Engagement für den Schutz der Privatsphäre und der Datenschutzgesetze her.
• E-Mail-Validierung in Echtzeit: E-Mail-Verifizierungsplattformen verfügen über APIs für die Überprüfung in Echtzeit, d. h. während der Besucher das Formular ausfüllt. Auf diese Weise wird der Besucher auf die ungültige E-Mail aufmerksam gemacht und hat Zeit, sie zu korrigieren, bevor er die Seite verlässt.
• Systeme zur Integration, Speicherung und Verarbeitung von Daten: Wenn Sie eine CRM- und E-Mail-Marketing-Plattform auswählen, denken Sie daran, dass diese auch Mechanismen zur Vermeidung doppelter Anmeldungen, zur Warnung vor ungültigen Anmeldungen, zur Segmentierung und zur Integration (insbesondere mit der E-Mail-Verifizierungsplattform) bieten muss.
• Mechanismen zur Standardisierung von Daten: Zur Vermeidung von Fehlern in anderen Feldern (z. B. Städtenamen usw.) sollten Sie versuchen, die Daten zu standardisieren, d. h. Auswahlfelder mit bereits registrierten Daten (z. B. die Liste der Städte), Formatierungsmasken (z. B. bei Telefonnummern) usw. zu verwenden. Je weniger fehleranfällig Sie sind, desto höher ist die Gesamtqualität Ihrer Kontaktlisten.

Denken Sie schließlich daran, dass Ihre Kontaktlisten das Rohmaterial sind, das Ihr Marketing- und Vertriebsteam nutzen wird, um mit potenziellen Kunden und auch Kunden in Kontakt zu treten, um die Beziehung zu stärken und den Wiederkauf zu fördern.

Schlussfolgerung

Die Verifizierung von E-Mails ist nicht nur ein technischer Schritt, sondern eine unverzichtbare strategische Praxis, um die Effizienz von E-Mail-Marketingaktionen zu gewährleisten.

Die korrekte Durchführung von Überprüfungen hilft Unternehmen nicht nur bei der Optimierung ihrer Listen, sondern auch bei der Verbesserung wichtiger Kennzahlen wie Zustellbarkeit, Öffnungsraten und Klickraten, während gleichzeitig die Betriebskosten gesenkt werden und die Einhaltung der Datenschutzgesetze gewährleistet ist.

Die Anwendung der in diesem Artikel besprochenen bewährten Praktiken trägt dazu bei, eine verlässliche Grundlage für erfolgreiche E-Mail-Marketingkampagnen zu schaffen, so dass jede gesendete E-Mail den richtigen Empfänger erreicht und einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.

FAQ

Warum ist die E-Mail-Überprüfung für das digitale Marketing wichtig?

Die E-Mail-Überprüfung stellt sicher, dass Marketing-Kampagnen nur an gültige Adressen gerichtet werden, so dass der Versand an inaktive, temporäre oder Spam-Fallen vermieden wird. Dies verbessert nicht nur die Zustellbarkeit von Nachrichten, sondern hilft auch, den Ruf des Absenders zu schützen und die Aufnahme in schwarze Listen zu vermeiden, was den Return on Investment (ROI) maximiert.

Was ist der Unterschied zwischen Echtzeit-E-Mail-Verifizierung und Listenverifizierung?

Die E-Mail-Überprüfung in Echtzeit findet während des Ausfüllens eines Formulars statt, wenn die E-Mail sofort validiert wird und eventuelle Fehler vor der Registrierung korrigiert werden. Die Listenüberprüfung hingegen findet zu einem späteren Zeitpunkt statt, wenn eine gesamte Kontaktbasis analysiert wird. Beide Verfahren ergänzen sich und tragen zur Qualität von Leads und Marketingkampagnen bei.

Was sind die wichtigsten Fehler, die bei der Überprüfung von E-Mails zu vermeiden sind?

Ein häufiger Fehler ist es, nur inaktive Listen zu überprüfen oder die regelmäßige Überprüfung der Listen zu ignorieren. Wenn man sich ausschließlich auf kostenlose Tools verlässt, kann die Genauigkeit der Ergebnisse ebenfalls beeinträchtigt werden. Darüber hinaus ignorieren viele die Notwendigkeit, E-Mails zum Zeitpunkt der Erfassung zu verifizieren, was zu einer Anhäufung ungültiger Adressen führt und die Kampagnenleistung untergräbt.

Wie wirkt sich die E-Mail-Überprüfung auf die E-Mail-Marketing-Kennzahlen aus?

Die Verifizierung verringert die Bounce-Rate, indem sie ungültige E-Mails entfernt, den Ruf des Absenders verbessert und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Nachrichten den Posteingang erreichen und nicht blockiert oder als Spam eingestuft werden. Dies führt zu höheren Öffnungs- und Klickraten und folglich zu einer besseren Kampagnenleistung.