E-Mail-Server tragen zum Schutz der Nutzerdaten und der Sicherheit der Informationen in einer Nachricht bei.

Und die Sicherheit der Informationen ist eine Grundvoraussetzung des allgemeinen Datenschutzgesetzes (LGPD), an das sich Unternehmen und Fachleute halten müssen.

Datenlecks ziehen Geldstrafen von bis zu 2 % des Unternehmensumsatzes für jeden Verstoß nach sich. Dabei sind die Sanktionen, zu deren Einhaltung die Täter verpflichtet sind, noch gar nicht eingerechnet.

Spams, die Träger von Datenlecks sind (Phishing und Ransonware), sind eine ständige Bedrohung nicht nur für die Online-Sicherheit, sondern auch für diejenigen, die mit E-Mail-Marketing arbeiten.

Auf die eine oder andere Weise führt Spam dazu, dass Mailinglisten blockiert werden. Dies schadet dem Ruf der Absender, die dadurch ihre Investitionen in die Kommunikation verlieren und auch für Strafen im Rahmen der GDPR anfällig sind.

Durch die E-Mail-Überprüfung wird jeglicher Spam aus den Listen entfernt, damit diese mit echten Leads gefüllt bleiben.

E-Mail-Server identifizieren die Absender, den Inhalt der Nachricht und die Adresse des Empfängers. Dies ist für die Online-Sicherheit von großem Vorteil.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Server sind und wie sie Daten schützen.

Was sind E-Mail-Server?

Server sind Dienste, die Nachrichten senden und empfangen. Wenn Sie eine E-Mail senden, kommuniziert Ihr Server mit dem Server des Empfängers, um die Nachricht zu senden.

Mit anderen Worten: Der E-Mail-Server ist für die Übertragung von Nachrichten zwischen Geräten zuständig.

Wie E-Mail-Server funktionieren

Es gibt 2 Arten von Servern: ausgehende und eingehende. Sie sind in allen Geräten vorhanden, die E-Mails senden und empfangen.

Lassen Sie uns verstehen, was sie sind und wie Serverprotokolle funktionieren:

Ausgabe-Protokoll

SMTP: Simple Mail Transfer Protocol – ist das Protokoll, das für den Versand aller E-Mails verwendet wird. Es arbeitet in zwei Phasen: In der ersten Phase werden der Absender und alle Informationen in der Nachricht überprüft.

In der zweiten Phase legt SMTP fest, wohin die Nachricht zugestellt werden soll (POP3, IMAP oder Exchange, wie wir weiter unten sehen werden). Kann die Nachricht nicht zugestellt werden, kehrt es an den Absender zurück.

Eingabeprotokolle

Es gibt drei Protokolle für den Empfang von Nachrichten:

POP3: Post Office Protocol – dieses Protokoll ist dafür zuständig, die Nachricht an das Gerät zu übermitteln, mit dem der Empfänger verbunden ist (die Nachricht verlässt also den Server und wird mit dem Gerät des Benutzers verbunden).

Mit diesem Protokoll kann der Empfänger nur über das Gerät, mit dem die Nachricht zuerst verbunden wurde, auf die Nachricht zugreifen. Diese “Einschränkung” schafft eine größere Online-Sicherheit.

IMAP: Internet Message Access Protocol – im Gegensatz zu POP3 speichert das IMAP-Protokoll eingehende E-Mails auf dem Server, so dass der Zugriff auf die Nachricht von verschiedenen Geräten aus möglich ist.

EXCHANGE: wird am häufigsten von denjenigen genutzt, die in Unternehmen arbeiten (da es die Integration von Anwendungen wie Kalendern usw. ermöglicht), und auch von denjenigen, die es vorziehen, Mobiltelefone zum Senden und Empfangen von E-Mails zu nutzen. Wie bei IMAP werden die Nachrichten auf dem Server gespeichert.

Der Unterschied zwischen Servern und Providern

Die Anbieter (Gmail, Yahoo, Outlook und andere kostenlose und kostenpflichtige Dienste) sind für die Ausrichtung der Nachricht innerhalb der E-Mail verantwortlich. Bei Google Mail gibt es beispielsweise das Hauptpostfach, das Werbepostfach, das soziale Postfach und das Spam-Postfach.

Zunächst trifft die Nachricht auf den SMTP-Server-Port des Empfängers, der sie an POP3, IMAP oder Exchange weiterleitet.

Danach wird die Nachricht den Kriterien des Spamfilters des Anbieters unterworfen, der bestimmt, in welchem Ordner die Nachricht abgelegt wird.

Warum ist es wichtig, diese Dinge zu wissen?

Die Kenntnis der Protokolle von E-Mail-Servern verhindert unvorhergesehene Ereignisse, die wiederum dazu führen können, dass Nachrichten von den Servern zurückgewiesen werden.

In der Welt des E-Mail-Marketings ist eine gebouncte E-Mail ein Bounce. Und genau das sollten Vermarkter vermeiden, denn 3 % davon führen dazu, dass Listen blockiert werden.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Absender von Massen-E-Mails die Internetprotokolle korrekt einhält, um einen guten Ruf zu haben.

Andernfalls können E-Mails in Spam-Boxen landen und die Zustellbarkeit von Kampagnen beeinträchtigen.

Dedizierte und gemeinsam genutzte E-Mail-Server

Die IP-Adresse bildet zusammen mit der Domäne der Absender von Massen-E-Mails die Reputation des Absenders.

Dieses Element ist für die Zustellbarkeit von größter Bedeutung, da Absender mit einem schlechten Ruf blockiert werden und ihre Namen anschließend auf internationale schwarze Listen gesetzt werden.

Dedizierte Server sind exklusive Dienste, die nur die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Auf diese Weise ist die Sicherheit größer, da das Unternehmen allein für seinen Ruf verantwortlich ist. Dies führt zu höheren Kosten.

Bei Shared Servern hingegen werden IPs und Domains von verschiedenen Absendern zusammengeführt. Dadurch können sich die Konten gegenseitig in ihrem Ruf beeinflussen.

Schlussfolgerung

Das Verständnis der Funktionsweise von E-Mail-Servern und ihren Protokollen ist für den Schutz von Daten und die Optimierung der Sicherheit der digitalen Kommunikation unerlässlich. Die richtige Konfiguration und Nutzung von E-Mail-Servern verhindert nicht nur Datenverluste und Angriffe, sondern garantiert auch die Effizienz von E-Mail-Marketingkampagnen. Die Investition in Verifizierungstechnologien und dedizierte Server kann ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb sein und dazu beitragen, einen soliden Ruf und Erfolg bei digitalen Marketingstrategien aufzubauen.

Darüber hinaus wird die Einhaltung von Vorschriften wie der LGPD und GDPR durch die Verwendung von Servern, die den besten Sicherheitspraktiken entsprechen, erleichtert. Auf diese Weise lassen sich hohe Geldstrafen und Sanktionen vermeiden und die Integrität des Unternehmens und das Vertrauen der Kunden schützen. Die Kombination aus soliden Sicherheitspraktiken und fundierten Kenntnissen über E-Mail-Server ist der Schlüssel zur Risikominimierung und zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Und schließlich ist es angesichts des ständigen Fortschritts in der Technologie und der digitalen Bedrohungen unabdingbar, die verwendeten Praktiken und Tools ständig zu aktualisieren. Das Wissen um die Funktionen und Protokolle von E-Mail-Servern bereitet Unternehmen und Fachleute darauf vor, sich neuen Herausforderungen zu stellen und den wirksamen Schutz von Daten und die erfolgreiche Zustellung von Nachrichten zu gewährleisten. Investitionen in Wissen und Technologie sind der Schlüssel zur Aufrechterhaltung von Sicherheit und Effizienz in der E-Mail-Kommunikation.

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