Um Ihre E-Mail-Liste sauber und überprüft zu halten, müssen Sie die Daten stets korrekt, aktuell und fehlerfrei halten.Versuchen Sie, Methoden zu übernehmen,
Bewährte Praktiken und spezialisierte Instrumente wie die Validierung von Erhebungen, periodische bereinigung der Liste und Tools zur E-Mail-Überprüfung.
Um auf einem äußerst wettbewerbsintensiven Markt, der in hohem Maße von der Online-Kommunikation abhängt, ein Maximum an Beziehungs- und Verkaufsleistung zu erzielen, dürfen in wichtigen Phasen keine Fehler gemacht werden, z. B. durch die Eingabe falscher Daten in das Register.
Die gemeinsamen Anstrengungen der IT-, CRM- und Marketing-Teams zur Pflege gesunder E-Mail-Listen tragen zum Erfolg von E-Mail-Marketingkampagnen und anderen Aktionen der Marketing- und Vertriebsteams bei. Es ist wichtig, ungültige E-Mails, Spamfallen und Wegwerf-E-Mails zu verhindern und zu beseitigen, um die Zustellbarkeit und den Ruf der Unternehmensdomäne zu verbessern und die Geschäftsergebnisse zu steigern.
In diesem Artikel werden wir die Schritte, die besten Praktiken und die Auswirkungen der Pflege einer verifizierten, aktuellen und effizienten Mailingliste erläutern.
Was bedeutet es, eine E-Mail-Liste sauber zu halten?
Eine saubere Mailingliste aufrechtzuerhalten bedeutet, dass man in der Lage ist, Datensätze mit schlechten Qualitätsaspekten zu verhindern und zu entfernen. Mit anderen Worten, eine saubere Mailingliste hat keine ungültigen, doppelten, temporären, Spamfallen oder verlassene Adressen.
Warum ist es wichtig, eine saubere Mailingliste zu führen?
Es ist wichtig, die E-Mail-Listen sauber zu halten, da E-Mail-Marketing-Kampagnen von einem hohen Qualitätsniveau der Datensätze auf diesen Listen abhängen, nicht nur, um Nachrichten an die richtigen Empfänger zu senden, sondern auch, weil andere Aspekte von diesen positiven Eigenschaften abhängen.
Hauptprobleme mit ungeprüften Mailinglisten
Wenn Mailinglisten vernachlässigt werden und keinen Prozess der Überprüfung und Entfernung ungültiger oder schädlicher Einträge durchlaufen, kann dies zu einer Reihe von Problemen führen, die sich direkt auf die Ergebnisse von E-Mail-Marketingkampagnen und -aktionen auswirken.
Einige der Hauptprobleme, die durch ungeprüfte Mailinglisten entstehen, sind: hohe Absprungraten, Reputationsprobleme und -sperren sowie unnötige Betriebskosten
Problem 1: hohe Absprungraten
Ungeprüfte Mailinglisten weisen eine hohe Rate an ungültigen E-Mails auf, die als “Hard Bounces” bezeichnet werden.
Hard Bounces treten auf, wenn eine E-Mail-Adresse dauerhaft nicht in der Lage ist, E-Mail-Nachrichten zu empfangen, weil sie ungültig ist, nicht existiert oder nicht mehr existiert.
Die Folgen von “Hard Bounces” gehen weit darüber hinaus, dass Nachrichten an diese Empfänger nicht zugestellt werden können – was schon schlimm genug ist. Das Vorhandensein von Hard Bounces kann auch dazu führen, dass es unmöglich ist, Nachrichten an Empfänger mit gültigen E-Mails zuzustellen.
Das liegt daran, dass die E-Mail-Anbieter (ESP) die Qualität der von ihnen verwendeten E-Mail-Listen bei jeder neuen E-Mail-Marketingkampagne überprüfen. Wenn dieses Volumen eine Toleranzgrenze überschreitet (in der Regel weniger als 3 % der Gesamtzahl der an einen bestimmten Anbieter gesendeten E-Mails), kann die Kampagne gestoppt werden, was bedeutet, dass auch Nachrichten, die an gültige E-Mails gesendet werden, blockiert werden.
Problem 2: Reputationsprobleme und Blockaden
Weitere häufige Probleme im Zusammenhang mit qualitativ schlechten Mailinglisten sind die Verschlechterung des Rufs des Absenders und die daraus folgende Blockierung von Nachrichten und Kampagnen.
Wenn E-Mail-Anbieter verwerfliches Verhalten oder verwerfliche Eigenschaften feststellen, leiten sie Sanktionen gegen die Absender ein, angefangen beim Anbieter selbst, aber auch durch Meldung dieser Absender an andere Anbieter über Sperrlisten.
So können zum Beispiel Mailinglisten mit vielen Hard Bounces zu Blockaden führen, wie wir bereits erwähnt haben.
Darüber hinaus können Spamfallen jeglicher Art (unverfälscht, recycelt oder typografisch) dazu führen, dass Absenderdomänen und IPs auf Sperrlisten gesetzt werden.
Temporäre E-Mail-Adressen können auch eine Gefahr für die Reputation und die Blockierung darstellen, da diese Adressen schnell zu ungültigen E-Mails werden und die Bounce-Rate erhöhen.
Problem 3: Unnötige Betriebskosten
Listen mit ungeprüften E-Mails erhöhen die bestehenden Betriebskosten und beeinträchtigen die Effizienz von Kampagnen.
Dies geschieht auf verschiedene Weise: beim Sammeln von E-Mails, bei der Verwaltung von Kontakten und beim Versand von E-Mail-Kampagnen.
- Sammeln von E-Mails: Unternehmen müssen einen Teil ihres Budgets in die Generierung neuer Geschäftsmöglichkeiten (Leads) investieren. Das Verhältnis zwischen dem investierten Betrag und der Anzahl der generierten gültigen Leads wird als Kosten pro Lead (CPL) bezeichnet. Wenn man sich nicht um die Qualität der generierten Daten und ihre korrekte Überprüfung kümmert, gibt es mehr ungültige E-Mails, wodurch die CPL steigen.
- Kontakt-Management: Sobald die Probleme identifiziert sind (Hard Bounces, Spamtraps, temporäre E-Mails, Sperren usw.), müssen Maßnahmen ergriffen werden, um jedes dieser Probleme umgehend zu beheben, indem diese Einträge entfernt werden und versucht wird, die beschädigten Leads erneut zu qualifizieren und den beschädigten Ruf wiederherzustellen.
- Versand von Kampagnen: Die Gebühren, die heute für CRM- und E-Mail-Marketing-Tools erhoben werden, basieren in den meisten Fällen auf der Anzahl der gespeicherten Datensätze. E-Mail-Listen, die mit ungültigen Datensätzen aufgebläht sind, erhöhen die Kosten nur unnötig.
Darüber hinaus sind E-Mail-Kampagnen, die an Listen mit diesen Problemen gesendet werden, weniger effektiv, mit niedrigeren Konversionsraten und daher einer geringeren Kapitalrendite.
Wie Sie Ihre Mailingliste sauber und aktuell halten
Um Ihre E-Mail-Liste sauber und aktuell zu halten, ist es wichtig, einige einfache, aber äußerst nützliche Richtlinien zu befolgen:
- Gute Praktiken beim Sammeln von E-Mails anwenden
- Häufiges Bereinigen der Listen fördern
- Nutzung verfügbarer Technologien zu diesem Zweck
Bewährte Praktiken beim Sammeln von E-Mails
Der Moment der E-Mail-Erfassung ist vielleicht der wichtigste im gesamten Zyklus der E-Mail-Validierung und -Überprüfung. Denn die Maßnahmen, die in dieser Phase ergriffen oder vernachlässigt werden, wirken sich auf den gesamten weiteren Verlauf der Lead-Generierungskette aus. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Techniken und Strategien anwenden, die in dieser Phase als die besten gelten.
Bei der Sammlung von E-Mails können wir empfehlen:
Einführung von Registrierungsformularen mit Echtzeit-Überprüfung
Laut einer Untersuchung von SafetyMails (2023) machen fast 24 % der Besucher von Websites kleine Tippfehler, die ihre E-Mail-Adressen ungültig machen, entweder aufgrund eines Syntaxfehlers (z. B. weil sie das @-Zeichen vergessen haben) oder weil eine Änderung der Buchstaben die E-Mail-Adresse ungültig gemacht hat. Mit anderen Worten: Etwa 1/4 der Besucher macht bei der Registrierung irgendeinen Fehler.
Sie müssen daher sicherstellen, dass jeder Besucher einen gültigen E-Mail-Lead erzeugt. Um dies zu tun, können Sie sich auf:
- Doppeltes Opt-in (gut): wird eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Aktivierungs-Hyperlink an den Empfänger gesendet. Mit dieser Methode wird sichergestellt, dass nur gültige E-Mails in den Kontaktlisten vorhanden sind. Allerdings gibt es einige Probleme mit dieser Methode:
- Problema 1: Versehentlich fehlerhaft eingegebene E-Mails werden ignoriert und sind somit verlorene Leads und verschenkte Geschäftsmöglichkeiten.
- Problema 2: Vorübergehende E-Mails werden mit dieser Methode registriert und validiert, werden aber in Zukunft ungültig ⎼ und ein Problem ⎼.
- E-Mail-Überprüfung in Echtzeit (ausgezeichnet): Diese Methode hat die Vorteile des Double-Opt-In, ohne dass eine E-Mail versendet werden muss, und löst auch die anderen Schwierigkeiten, indem sie den Besucher auf Fehler aufmerksam macht (um die Leads optimal zu nutzen) und die Registrierung von temporären E-Mails und Spamfallen verhindert.
- Keine Papierformulare mehr: Für Offline-Umgebungen sollten Sie Registrierungs-Totems, Tablets oder sogar QR-Codes für den Zugriff auf für Smartphones optimierte Landing Pages bevorzugen. Diese Formulare, kombiniert mit Überprüfungsmethoden, werden viel effektiver arbeiten.
Verantwortungsvolle Erfassung und ausdrückliche Zustimmung
Eine weitere gute Praxis, die Sie anwenden sollten, ist die Einhaltung von Datenschutzgesetzen (wie LGPD, GDPR und CCPA). Eine verantwortungsvolle Datenerfassung und die Einholung einer ausdrücklichen Zustimmung sind zwei grundlegende Punkte, die heutzutage nicht ignoriert oder vernachlässigt werden dürfen.
Einige Fragen, die Sie beachten sollten:
- Transparenz bei der Verwendung von Daten: dem Besucher muss klar sein, was mit den gesammelten Daten geschehen wird.
- Ausdrückliche Zustimmung: der Besucher muss seine freie, spontane und unmissverständliche Zustimmung zur Datenerfassung geben.
- Bedarf an Daten: Es sollten nur die Daten erhoben werden, die für die Tätigkeit erforderlich sind.
- Qualität der Daten: Es muss sichergestellt werden, dass die erhobenen Daten richtig, eindeutig und aktuell sind und der Notwendigkeit und dem Zweck ihrer Verarbeitung entsprechen.
Wenn Sie also noch nicht konform sind, ist es an der Zeit, sich die Hände schmutzig zu machen, sich mit Ihrem Datenschutzbeauftragten in Verbindung zu setzen und alle erforderlichen Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften zu ergreifen (zusätzlich zu denen, die wir hier bereits erwähnt haben).
Häufige Bereinigung der Verteilerliste
Eine weitere gute Praxis, um Ihre E-Mail-Listen sauber und überprüft zu halten, ist die regelmäßige Bereinigung dieser Listen, um alle E-Mail-Einträge zu entfernen, die Probleme oder Schäden verursachen könnten.
Legen Sie einen Reinigungsplan fest
Es ist wichtig, bei der Bereinigung und Überprüfung von E-Mails und anderen Daten in Ihrer Datenbank eine Wiederholung zu definieren.
Sie können unter anderem folgende Praktiken anwenden:
- Auslösen von Algorithmen zur Analyse der Syntax von Datenbankeinträgen, um Daten zu standardisieren
- Entfernen von doppelten Datensätzen
- Entfernen von ungültig gewordenen E-Mails
- Entfernen inaktiver Benutzer
Für die Festlegung von Reinigungsplänen können Sie Strategien anwenden, die sich auf feste Zeiträume, Listensegmente und auch auf die Saisonalität konzentrieren.
- Feste Zeiträume: eine allgemeine Überprüfung der Unterlagen und E-Mails alle 4 bis 6 Monate.
- Segmente auflisten: routinemäßige Überprüfungen der E-Mail-Segmente von Unternehmen (die die höchste Fluktuationsrate aufweisen).
- Saisonale Besonderheiten: Überprüfung von E-Mail-Segmenten für bestimmte Zeiträume, wie Muttertag, Schwarzer Freitag, Weihnachten usw.
Inaktive E-Mails erkennen
Apropos inaktive E-Mails: Sorgen Sie dafür, dass diese Einträge aus Ihren Listen entfernt werden.
Inaktive E-Mails sorgen für wenig Engagement, führen nicht zu Verkäufen, erhöhen die Kosten Ihrer Plattform und könnten in Zukunft zu harten Bounces oder Spamfallen werden.
Diese E-Mails können von Ihrer CRM- und E-Mail-Marketing-Plattform leicht erkannt werden.
Tools zum Reinhalten der E-Mail-Liste
Es ist klar, dass Sie nicht in der Lage sein werden, so viele Tätigkeiten auf so viele verschiedene Arten und an so vielen verschiedenen Arbeitsfronten auszuführen. Nutzen Sie daher die auf dem Markt erhältlichen Technologien und Werkzeuge mit Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Listen zu analysieren, zu überprüfen und zu bereinigen.
Tools zur E-Mail-Überprüfung
Die Beauftragung eines spezialisierten E-Mail-Verifizierungstools ist der erste und wichtigste Schritt, um Ihre E-Mail-Listen sauber und überprüft zu halten.
Der Service einer Verifizierungsplattform ermöglicht es Ihnen, die bereits vorhandenen E-Mail-Listen zu bereinigen, die wir als Legacy-Listen bezeichnen, und ermöglicht es Ihnen außerdem, durch die Echtzeitverifizierung von Registrierungsformularen E-Mails von höchstmöglicher Qualität zu sammeln.
Das Entfernen aller ungültigen und schädlichen E-Mails vor der Durchführung von E-Mail-Marketingkampagnen ist unerlässlich, um den Ruf des Absenders und die IPs zu schützen.
Nutzen Sie die Gelegenheit und entdecken Sie die Dienste von SafetyMails, das über einen ausgezeichneten E-Mail-Verifizierungsalgorithmus und alle erforderlichen Funktionen verfügt.
Analyse der E-Mails nach jeder Kampagne
Am Ende jeder Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen kann Ihr CRM- und E-Mail-Marketing-Tool Berichte über den Status der für die jeweilige Aktion verwendeten E-Mail-Adressen erstellen.
Entfernen oder deaktivieren Sie E-Mail-Adressen, die als “Hard Bounce” oder inaktiv markiert wurden.
Vorteile einer sauberen Mailingliste
Die in diesem Artikel vorgeschlagenen Maßnahmen sollen Ihrem Unternehmen verschiedene Vorteile in Bezug auf Qualität, Ansehen und Ergebnisse bringen.
Verbesserte Zustellbarkeitsraten
Überprüfte Mailinglisten haben qualitativ hochwertige Einträge, ohne Hard Bounces und andere E-Mails, die dem Ruf des Absenders schaden, wie z. B. Spamtraps.
Das Versenden von Kampagnen, die auf geprüfte und gut segmentierte Listen zurückgreifen, verbessert den Ruf und wird daher von E-Mail-Anbietern besser angenommen.
Auf diese Weise werden ISPs weniger blockieren, und der Absender wird eine höhere Platzierungsrate im Posteingang (Nachrichten, die im Posteingang zugestellt werden) und eine niedrigere Zustellungsrate im Spam-Ordner haben.
Verbesserte Konversionsraten
Eine bessere E-Mail-Zustellung, bei der mehr Nachrichten im Posteingang erscheinen, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Empfänger mit der E-Mail beschäftigt. Dieses Engagement erhöht auch die Chancen auf mehr Konversionen.
Natürlich nur, wenn die Listen sauber sind, gut segmentiert und die Angebote zielgerichtet sind.
Verringerung der Spam-Beschwerden
Das Entfernen doppelter E-Mails und inaktiver Benutzer trägt dazu bei, Spam-Beschwerden zu reduzieren und den Ruf des Absenders zu verbessern.
Höherer ROI für E-Mail-Kampagnen
Der ROI des E-Mail-Marketings berücksichtigt die für die Durchführung der Kampagne erforderlichen Investitionen und den aus der Aktion erzielten Gewinn.
Mit verifizierten Listen werden die Kosten pro Lead gesenkt, da es keine ungültigen E-Mails gibt. Auch bei der CRM- und E-Mail-Marketing-Plattform ergeben sich Einsparungen, da weniger ungültige und doppelte Datensätze in der Datenbank vorhanden sind und E-Mail-Kampagnen mit besserem Ruf, besserer Zustellbarkeit und höherer Konversionsrate einen höheren Gewinn erzielen.
Schlussfolgerung
Die Pflege einer sauberen und überprüften E-Mail-Liste ist für den Erfolg von E-Mail-Marketingkampagnen von entscheidender Bedeutung, da sie die Betriebskosten senkt, Blockaden vermeidet und die Zustellbarkeit und Konversionsraten verbessert.
Um diese Ergebnisse zu erzielen, ist es wichtig, gute Praktiken für die Sammlung von E-Mails anzuwenden, wie z. B. regelmäßige Bereinigungen, und spezielle Tools zu verwenden.
Die Qualität der Kontakte wirkt sich direkt auf den Ruf des Absenders, das Engagement der Empfänger und letztlich auf den ROI der Kampagnen aus. Die Umsetzung dieser Praktiken ist eine Investition zur Verbesserung der Effizienz und Wirksamkeit Ihrer Marketing- und Vertriebsmaßnahmen.
FAQ
Warum ist die E-Mail-Überprüfung für das E-Mail-Marketing wichtig?
Durch das Entfernen von ungültigen, temporären und Spamtraps-E-Mails schützen Sie den Ruf des Absenders, verringern das Risiko von Hard Bounces, verbessern die Zustellbarkeitsraten und maximieren die Chancen auf Konvertierung, wodurch Sie den ROI Ihrer Kampagnen optimieren.
Was ist der Unterschied zwischen Double-Opt-In und Echtzeit-Überprüfung?
Die doppelte Anmeldung ist ein Verfahren, bei dem der Nutzer sein Abonnement durch eine Aktivierungs-E-Mail bestätigt, um sicherzustellen, dass nur gültige und interessierte Kontakte in die Liste aufgenommen werden. Es verhindert jedoch keine Tippfehler oder temporäre E-Mails. Bei der Echtzeit-Überprüfung hingegen wird die angegebene E-Mail sofort überprüft, um Fehler zu korrigieren und ungültige Registrierungen zu verhindern, ohne dass eine Bestätigungs-E-Mail erforderlich ist.
Wie oft sollte ich meine Verteilerliste bereinigen?
Im Allgemeinen wird eine Bereinigung alle 4 bis 6 Monate empfohlen, sowie zusätzliche Überprüfungen in bestimmten Segmenten, z. B. bei Unternehmens-E-Mails mit hohem Umsatz oder vor wichtigen saisonalen Kampagnen.
Was sind die wichtigsten Anzeichen für eine veraltete Mailingliste?
Eine veraltete Mailingliste hat in der Regel hohe Bounce-Raten, geringes Engagement, viele doppelte Adressen, temporäre E-Mails und Spam-Beschwerden. Dies kann der Zustellbarkeit und dem Ruf des Absenders schaden, die Kosten erhöhen und die Wirksamkeit von Kampagnen verringern.
Wie wirken sich die Datenschutzgesetze auf die Erfassung von E-Mails aus?
Gesetze wie LGPD, GDPR und CCPA schreiben die ausdrückliche Zustimmung der Nutzer sowie transparente und verantwortungsvolle Datenerhebungspraktiken vor. Diese Praktiken sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern tragen auch dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Qualität von Mailinglisten zu verbessern.
