Eine Anwalts-E-Mail-Adresse ist für die Aufrechterhaltung einer effektiven Beziehung zu den Mandanten und die Vermittlung eines professionellen und vertrauenswürdigen Images unerlässlich.
Die Wirksamkeit dieses Kommunikationskanals hängt unmittelbar von der Fähigkeit des Fachmanns ab, seine Nutzung an die täglichen Erfordernisse anzupassen und stets die besten Praktiken anzuwenden, sei es in der Art und Weise, wie er schreibt, oder im Tonfall, der je nach Zielgruppe, mit der er zu tun hat, formeller oder einfacher sein kann. Und beides wird notwendig sein.
Eine kluge Anwendung der nachstehenden Leitlinien kann einen einfachen Kommunikationskanal in ein leistungsfähiges Instrument für Beziehungen, Markenbildung und neue Chancen verwandeln.
Inhaltsübersicht
Praktische Anwendungen für Anwalts-E-Mails, die die Arbeit professioneller machen
Die E-Mail-Adresse eines Anwalts ist nicht nur ein Kommunikationsmittel, sondern auch eine Art “Briefkopf” für den Berufsangehörigen oder seine Anwaltskanzlei. Mit anderen Worten: Eine professionelle E-Mail-Adresse (und nicht eine allgemeine @gmail.com) vermittelt den Eindruck von Professionalität, den die Ausübung des Rechtsanwaltsberufs erfordert.
E-Mail-Name des Anwalts
Legen Sie bei der Erstellung einer E-Mail-Adresse für einen Anwalt den Zweck fest: Ist sie für die Kanzlei oder für einen bestimmten Fachmann bestimmt? In beiden Fällen muss die Kommunikation kohärent sein, wobei die wesentlichen Elemente einer E-Mail-Adresse zu berücksichtigen sind:
Personalisierter Bereich
Der erste Schritt besteht darin, eine personalisierte E-Mail-Domäne zu erhalten. Keine @gmail.com oder ähnliches! Lassen Sie diese Domains für den persönlichen Gebrauch.
Im beruflichen Umfeld sollte sich Ihre Marke durchsetzen. Besorgen Sie sich also Ihre eigene Domain.
Leicht zu merken
Bei der Verwendung von Namen, sowohl für die Inhaber der E-Mail als auch für die zu erstellenden Domains, ist darauf zu achten, dass sie leicht zu merken sind, denn schließlich brauchen Anwälte Verweise, um mehr Kunden und Erfolg zu haben. Das wird nicht möglich sein, wenn sich Ihr Mandant nicht an Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse erinnern kann, meinen Sie nicht auch?
E-Mail-Namensgenerator für Anwälte
Möchten Sie Ihren eigenen E-Mail-Namen kreieren, aber Ihnen gehen die Ideen aus? Wie wäre es mit dem SafetyMails Creative Email Name Generator? Er ist kostenlos und bietet Tausende von Optionen! Sie können mit nur drei Klicks nach Ideen für persönliche oder Firmen-E-Mails suchen.
Der E-Mail-Namensgenerator ist in Englisch, Portugiesisch, Spanisch, Deutsch, Französisch und Italienisch verfügbar. Nutzen Sie die Vorteile und greifen Sie jetzt auf der SafetyMails-Website darauf zu!
Etikett & Branding
Der E-Mail-Posteingang ist ein kompakter Raum, in dem Informationen nicht immer vollständig gesehen oder gelesen werden. Deshalb müssen Sie sie offensichtlich und einprägsam gestalten.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von Etiketten in den E-Mail-Adressen der Absender.
Anstatt beispielsweise eine E-Mail von “[email protected]” zu erhalten, würden Sie im Absenderfeld nur “Ms. Spencer” sehen. Dazu geben Sie einfach den Namen des Absenders ein und setzen die E-Mail-Adresse zwischen die <>-Zeichen – Ms. Spencer [email protected].
Dadurch wird der reduzierte Platz im Posteingang besser genutzt und Ihre Marke gestärkt.
Auf dem Bild oben:
- Der angezeigte Absendername ist “Smart Fit”.
- Die echte E-Mail hinter diesem Namen (Label) lautet “[email protected]”. Um dieses Ergebnis zu erhalten, wurde die E-Mail mit dem Absenderfeld “” gesendet: Smart Fit <[email protected]>
E-Mail-Signatur eines Anwalts
Eine professionelle E-Mail ist nicht vollständig ohne eine angemessene Signatur mit Kontaktinformationen, dem Logo des Büros und Links zu beruflichen Profilen (wie LinkedIn), alternativen Kontaktmöglichkeiten (wie WhatsApp) und Aufrufen zu informativen Kanälen (wie dem Blog oder Youtube).
Praktische Anwendungen für Anwalts-E-Mails, die die Arbeit schneller und sicherer machen
E-Mail ist ein effektiver Kommunikationskanal, der es Anwälten ermöglicht, schnell und effizient mit ihren Mandanten zu kommunizieren, sei es bei der Übermittlung von aktuellen Informationen zu einem Fall, wichtigen Dokumenten oder der schnellen Beantwortung von Fragen und Anfragen.
Sicherer Datenaustausch
Natürlich sollte die gemeinsame Nutzung von Dokumenten unter Beachtung der besten Datenschutzpraktiken erfolgen, um Lecks zu vermeiden.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, sind sichere Repositories mit exklusivem Zugang, wie z. B. Google Drive oder Dropbox. Damit können Sie einen Zugangslink zu einem bestimmten Ordner oder Dokument freigeben und nur der registrierte Empfänger kann auf den Inhalt zugreifen.
Natürlich gibt es noch andere Möglichkeiten, Daten und Dokumente sicher auszutauschen, aber darauf wollen wir im Moment nicht eingehen.
Terminierung von Sitzungen
Einer der beliebtesten Verwendungszwecke von E-Mail ist das Versenden von Einladungen zu Besprechungen (sogenannte “Invites”). Die eigene E-Mail-Software des Anwalts (z. B. Microsoft Outlook) oder Webmail (z. B. Google Workspace) sendet eine Besprechungseinladung an einen oder mehrere Empfänger.
Nach der Annahme wird die Besprechung automatisch in der Online-Agenda des Empfängers registriert und mit einem Link zum Fernzugriff versehen (z. B. Google Meet, Teams usw.).
Automatische Antworten
Eine allgemeine Funktion von E-Mails, die jedoch im Falle von Anwalts-E-Mails sehr nützlich ist, ist die Funktion zur Automatisierung von Antworten.
Fachleute können einige E-Mail-Antwortvorlagen registrieren, die je nach Betreff oder sogar Absender eine automatische und sofortige Antwort senden können, um ihre Kunden über die Empfangsbestätigung einer E-Mail, die Frist für eine Antwort usw. zu informieren und so den Kommunikationsfluss dauerhaft und effektiv zu halten.
Denken Sie daran: Kunden schätzen eine schnelle Antwort, auch wenn es nur darum geht, den Empfang von Nachrichten zu bestätigen und eine baldige ausführlichere Antwort zu versprechen. Dies hilft, den Kunden auf dem Laufenden zu halten, und zeigt, dass Sie sich mit dem Fall befassen.
Nachrichtenmanagement
Zum Management der E-Mail-Kommunikation eines Anwalts gehört nicht nur das Verfassen guter Nachrichten, sondern auch die Einführung von Verfahren, die Zeit und Produktivität optimieren.
Wie in der materiellen Welt, wo es Ordner und Dateien gibt, ermöglicht die Verwaltung von E-Mail-Nachrichten einen viel schnelleren und effizienteren Zugriff auf Informationen. Ein ungeordneter Posteingang kann zu Vergesslichkeit und Verzögerungen bei der Beantwortung führen.
Erstellen von Ordnern zur Organisation Ihrer Arbeit
Mit Ihrem E-Mail- oder Webmail-Programm können Sie Ordner erstellen und sogar eingehende Nachrichten automatisch an jeden dieser Ordner weiterleiten.
Sie können Ihre E-Mail-Ordner auf verschiedene Weise organisieren:
- Nach Kunde
- Nach Fall
- Nach Fachleuten
Für Anwälte, die mit vielen Mandanten zu tun haben, kann die Automatisierung der Nachfassaktionen eine effiziente Lösung sein. Mit Tools wie CRM (Customer Relationship Management) können Sie automatische Erinnerungen planen und so sicherstellen, dass kein Mandant oder wichtiges Ereignis vergessen wird.
Was ist bei der E-Mail-Adresse eines Anwalts zu beachten?
Von der Erstellung einer attraktiven Betreffzeile bis zur Ausarbeitung einer personalisierten Nachricht trägt jedes Detail zu einer effektiven Kommunikation bei. Das Ergebnis ist der Aufbau einer dauerhaften Beziehung.
Markenidentität
Die Markenkonsistenz ist ein sehr wichtiger Faktor für das gesamte Material einer Anwaltskanzlei. Bei E-Mails von Anwälten ist das nicht anders.
Die Aufmerksamkeit, die der visuellen Identität gewidmet wird, gilt als ein Faktor für die Professionalität und Raffinesse der Kanzlei, einschließlich der Farbgebung, der Verwendung des Logos, der Typografie und der standardisierten Unterschriften.
Die visuelle Konsistenz trägt dazu bei, die Marke in den Köpfen der Kunden zu verankern und eine positive und vertrauenswürdige Assoziation zu schaffen.
Achten Sie auf ein sauberes Layout in der E-Mail: Dies vermittelt den Eindruck, dass der Anwalt organisiert, aufmerksam und der Qualität verpflichtet ist.
Andererseits kann eine unorganisierte E-Mail oder eine E-Mail ohne standardisierte visuelle Elemente den Eindruck von Nachlässigkeit erwecken, was sich negativ auf das Image des Anwalts auswirken kann.
Personalisierung und angemessener Ton
Die Personalisierung der Anwalts-E-Mail mit dem Namen des Empfängers und, wenn möglich, das Einfügen von Verweisen auf frühere Interaktionen kann die Verbindung mit dem Empfänger erhöhen.
Darüber hinaus sollte der Ton der E-Mail Professionalität widerspiegeln, aber auch ansprechbar und freundlich sein.
Die E-Mail eines Anwalts sollte logisch und klar strukturiert sein. Beginnen Sie mit einer respektvollen Begrüßung, gefolgt von einer Einleitung, die den Empfänger über den Grund der Kontaktaufnahme aufklärt.
Die Hauptaussage sollte direkt und gut gegliedert sein, mit kurzen Absätzen und Aufzählungspunkten, um das Lesen zu erleichtern. Überfordern Sie den Leser nicht mit unnötigen Informationen, sondern konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte, die vermittelt werden müssen.
Wenn Sie nicht mit Kollegen (anderen Anwälten) sprechen, vermeiden Sie komplexen juristischen Fachjargon, der den Mandanten verwirren könnte, es sei denn, es ist absolut notwendig. Die Sprache sollte an das Profil des Empfängers angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Botschaft verstanden und gewürdigt wird.
Korrekturlesen: eine fehlerfreie E-Mail ist der Schlüssel
Bevor Sie die E-Mail versenden, sollten Sie sie unbedingt sorgfältig Korrektur lesen. Grammatik- oder Tippfehler können die Glaubwürdigkeit des Anwalts beeinträchtigen und auch beim Mandanten eine negative Wahrnehmung hervorrufen.
Verwenden Sie Korrekturhilfen und bitten Sie, wenn möglich, eine andere Person, die Nachricht Korrektur zu lesen. Eine fehlerfreie E-Mail vermittelt Liebe zum Detail und unterstreicht das Bild von Professionalität.
Es gibt sogar eine automatische Korrekturlesesoftware, die mit einer E-Mail-Software verbunden werden kann, die den Korrekturleseprozess unterstützt, Fehler vermeidet und sogar Synonyme vorschlägt, um Redundanzen zu vermeiden, neben anderen Funktionen.
Wir dürfen auch die Macht der künstlichen Intelligenz nicht vergessen. Es gibt eine Reihe von KI-Diensten, die dabei helfen können, Texte schnell und effizient zu erstellen, zu überarbeiten und zu optimieren; der Fachmann muss lediglich sicherstellen, dass alle Inhalte angemessen und kohärent sind.
Seien Sie sehr vorsichtig mit Werbung
In einigen Ländern, wie z. B. Brasilien, ist die Werbung für juristische Dienstleistungen gemäß den dortigen Standesregeln verboten. Dieses Verbot gilt nicht nur in Brasilien, sondern ist je nach Land und den dort geltenden ethischen und rechtlichen Vorschriften sehr unterschiedlich.
Nicht alles ist erlaubt
Bevor Sie Material erstellen oder eine Werbemaßnahme in Erwägung ziehen, sollten Sie sich unbedingt vergewissern, dass diese den Richtlinien und Rechtsvorschriften des betreffenden Landes entspricht.
Schauen wir uns einige Beispiele an:
Brasilien
In Brasilien verbietet der Ethik- und Disziplinarkodex der brasilianischen Anwaltskammer (OAB) unverhohlene Werbung für juristische Dienstleistungen. Anwälte können diskret und informativ für ihre Dienstleistungen werben, ohne auf Marketingpraktiken zurückzugreifen, die als kommerziell angesehen werden könnten oder den beruflichen Anstand missachten.
Indien
In einigen Ländern, wie z. B. Indien, ist die Werbung für juristische Dienstleistungen weitgehend eingeschränkt, ähnlich wie in Brasilien.
China
In China ist Werbung zwar erlaubt, aber stark reglementiert, mit vielen Einschränkungen in Bezug auf Inhalt und Verbreitungsart.
Im Folgenden sind einige der Länder aufgeführt, die der Werbung für juristische Dienstleistungen gegenüber aufgeschlossener sind:
Vereinigte Staaten
In den Vereinigten Staaten ist die Werbung für Anwälte erlaubt, aber reguliert. Die American Bar Association (ABA) legt bestimmte Beschränkungen fest, um sicherzustellen, dass die Werbung nicht irreführend oder falsch ist. Seit dem Grundsatzurteil in der Rechtssache “Bates v. State Bar of Arizona” aus dem Jahr 1977 haben Anwälte das Recht, Werbung zu machen, solange sie die geltenden ethischen Regeln einhalten.
Vereinigtes Königreich
Im Vereinigten Königreich ist die Werbung für juristische Dienstleistungen erlaubt. Anwälte können für ihre Dienstleistungen in großem Umfang werben, auch durch Anzeigen, solange diese nicht irreführend sind und die von der Solicitors Regulation Authority (SRA) festgelegten ethischen Standards einhalten.
Europäische Union
Die Rechtsvorschriften über Werbung für Rechtsanwälte sind in den einzelnen EU-Ländern unterschiedlich. Im Allgemeinen besteht die Tendenz, Werbung zuzulassen, solange sie in einer würdigen und informativen Weise erfolgt. Die spezifischen Vorschriften können variieren, aber die Praxis der Werbung ist weniger restriktiv als in Brasilien.
Kanada
In Kanada ist die Werbung für Anwälte ebenfalls erlaubt, allerdings mit Einschränkungen. Die Vorschriften sind je nach Provinz unterschiedlich, aber im Allgemeinen können Anwälte Werbung machen, solange sie wahrheitsgemäß ist und die Öffentlichkeit nicht in die Irre führt.
Australien
In Australien ist die Werbung für Rechtsanwälte geregelt, aber erlaubt. Die Regeln variieren zwischen den Bundesstaaten und Territorien, aber wie in anderen Ländern muss die Werbung wahrheitsgemäß und nicht irreführend sein.
Wie man keinen Fehler macht
Wie Sie sehen können, sind die Vorschriften in einigen Ländern strenger, während sie in anderen Ländern übermäßig freizügig sind. Wenn Sie Fehler vermeiden wollen, sollten Sie sich daher zunächst gründlich mit den Vorschriften des Landes vertraut machen, in dem Sie als Anwalt tätig werden wollen.
Generell gibt es jedoch einige Möglichkeiten, für Ihre Dienstleistung und Ihre Kanzlei zu werben, ohne gegen Vorschriften und Standesregeln zu verstoßen.
Versenden von Newslettern
Versenden von E-Mails mit juristischen Artikeln und Meinungen, die in Blogs, Fachzeitschriften oder Zeitungen veröffentlicht wurden, wo Anwälte ihr Wissen weitergeben, ohne direkt für ihre Dienstleistungen zu werben.
Hier ist auch Platz für Mitteilungen über aktualisierte Rechtsvorschriften, Erinnerungen an juristische Termine, Links zur Aufzeichnung der letzten Online-Vorlesung und vieles mehr.
Bitte um Feedback
Kunden per E-Mail um Feedback zu den erbrachten Dienstleistungen zu bitten, ist eine Möglichkeit, ihr Engagement für die Qualität der Dienstleistungen zu demonstrieren, was indirekt auch eine Form der Markenbildung sein kann.
Einladungen zu Veranstaltungen oder Vorträgen
Versendung von E-Mails mit Einladungen zur Teilnahme an Veranstaltungen, Vorträgen und Seminaren, in denen sich die Anwälte vorstellen und ihren Tätigkeitsbereich bekannt machen können, sofern keine direkte kommerzielle Werbung erfolgt. Mit anderen Worten: Ein Vortrag zu einem bestimmten Thema ist eine hervorragende Möglichkeit, sich einen Ruf zu verschaffen und in Zukunft von potenziellen neuen Mandanten auf passive Weise aufgesucht zu werden.
Nutzung von sozialen Netzwerken
Viele Juristen nutzen die sozialen Medien, um kürzere Inhalte über ihre Meinung oder Rechtsauslegung zu verbreiten. Andere nutzen auch YouTube-Kanäle für längere Videos, in denen sie Fälle kommentieren, vertiefen oder Online-Vorlesungen zu wichtigen Themen wie Datenschutzgesetzen anbieten.
Solange sie keine Dienstleistungen anbieten, gibt es keine Probleme.
Visitenkarten: altmodisch, aber immer noch sehr nützlich
Man kann sagen, es ist alt. Man könnte sogar sagen, es sei altmodisch. Aber Tatsache ist, dass Visitenkarten sehr praktisch sind, wenn ein Berufstätiger angesprochen wird und seine Kontaktinformationen angeben muss. Eine Karte, die auf diskrete und informative Weise den Namen des Anwalts, seine Kanzlei, sein Fachgebiet und seine Kontaktinformationen enthält, ist zulässig und, offen gesagt, sehr nützlich.
Siehe das folgende Beispiel:
A proper business card contains the following elements:
- Ihr Office-Logo.
- Hüten Sie sich vor der Verwendung von Slogans. Sie können in einigen Ländern verboten sein. Bevorzugen Sie die Angabe des Fachgebiets.
- Der Name des Berufsangehörigen.
- Bezeichnung des Fachgebiets oder der Stellung im Amt.
- Kontakttelefonnummer (die auch WhatsApp sein kann).
- Berufliche E-Mail Adresse.
- Website des Büros.
- QRCode, der auf einen Baum von Links verweist, mit YouTube-Kanal, E-Mail-Adresse, sozialen Netzwerken, Whatsapp für Kunden, automatischer Terminierung von Meetings, etc.
Schlussfolgerung
Die E-Mail eines Anwalts kann strategisch eingesetzt werden, um das Image von Professionalität und Effizienz zu festigen, sowohl in den Kundenbeziehungen als auch in der internen Verwaltung der Kanzlei.
Durch die Anwendung geeigneter Praktiken, wie z. B. die Wahl einer eigenen Domain, die Erstellung einer optisch ansprechenden und nützlichen Signatur und die Verwendung von Tools, die die Sicherheit und Organisation von Nachrichten gewährleisten, verbessern Anwälte nicht nur ihre Kommunikation, sondern stärken auch ihre persönliche oder institutionelle Marke.
Darüber hinaus vermeiden Fachleute, die sich an die ethischen Werbevorschriften halten, Strafen und bewahren ihren guten Ruf. Der Schlüssel liegt darin, ein Gleichgewicht zwischen Innovation und Einhaltung der Regeln zu finden. Auf diese Weise können Anwälte die E-Mail in ein leistungsfähiges Arbeitsinstrument verwandeln.
FAQ
Darf ein Anwalt eine allgemeine E-Mail-Adresse, wie z. B. @gmail.com, für die Kommunikation mit Mandanten verwenden?
Ja, aber es wird nicht empfohlen, dass Anwälte generische E-Mail-Adressen verwenden, da diese Domains nicht das gleiche Maß an Professionalität vermitteln wie eine richtige Unternehmensdomain, die die Identität der Kanzlei stärkt und zum Aufbau einer soliden Marke beiträgt sowie den Kunden mehr Vertrauen vermittelt.
Wie wichtig ist eine E-Mail-Signatur für Anwälte?
Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur vermittelt ein Bild von Professionalität und Organisation. Sie sollte grundlegende Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Links zu beruflichen Profilen oder zur Website der Firma sowie das Logo enthalten.
Ist es erlaubt, für juristische Dienstleistungen zu werben?
In einigen Ländern, wie z. B. Brasilien, ist die Werbung für juristische Dienstleistungen stark eingeschränkt. In der Praxis können Anwälte diskret und informativ für ihre Dienstleistungen werben und dabei Praktiken vermeiden, die als merkantilistisch angesehen werden könnten oder die gegen den beruflichen Anstand verstoßen. Andere Länder sind in Bezug auf die Werbung für juristische Dienstleistungen vielleicht etwas freizügiger.
Kann ein Anwalt soziale Medien nutzen, um für seine Arbeit zu werben, ohne gegen Vorschriften und Standesregeln zu verstoßen?
Ja, Anwälte können soziale Medien nutzen, um informative Inhalte wie Artikel, juristische Analysen und Stellungnahmen zur Gesetzgebung zu teilen, solange sie nicht direkt für ihre juristischen Dienstleistungen werben. Die Erstellung von Inhalten demonstriert Wissen und Kompetenz in bestimmten Rechtsbereichen und ist eine wirksame Form der Markenbildung, die nicht gegen Beschränkungen verstößt, solange es keine Angebote für Dienstleistungen oder ausdrückliche Werbung gibt.
