In diesem Artikel werden wir Ihnen ein Beispiel für ein E-Mail-Format geben. Darüber hinaus werden wir auf die Bedeutung der einzelnen Elemente einer gut geschriebenen E-Mail eingehen, einschließlich der E-Mail-Adresse selbst.
Professionalität ist in der Geschäftswelt von grundlegender Bedeutung, sowohl für diejenigen, die nach neuen Möglichkeiten suchen, als auch für diejenigen, die in ihrer Karriere vorankommen oder neue Kunden gewinnen wollen.
Eine klare und effektive Kommunikation ist unerlässlich. Eine professionelle E-Mail-Adresse vermittelt einen Eindruck von Professionalität, der Autorität vermittelt. Und eine gut formatierte E-Mail sorgt dafür, dass Ihre Nachricht verstanden wird und beim Empfänger ankommt.
Table of contents
- Email format example in email addresses
- Elements of a well-written email
- Email format example in email messages
- Summary of tips for writing an effective email
- Conclusion
- FAQ
Beispiel für ein E-Mail-Format in E-Mail-Adressen
Es mag nicht so aussehen, aber eine professionelle E-Mail-Adresse ist Ihre Visitenkarte, wenn Sie eine Nachricht senden.
Offensichtlich mögen es die Menschen nicht, wenn sie beispielsweise Nachrichten von ihren Geschäftspartnern, Ärzten oder Anwälten über eine @gmail.com-E-Mail-Adresse erhalten. Dies vermittelt den Eindruck von Improvisation und mangelnder Professionalität, da wir diese und andere kostenlose Service-Domains normalerweise mit persönlichen E-Mail-Konten in Verbindung bringen.
Achten Sie also darauf, dass Sie eine professionelle E-Mail-Adresse mit einer eigenen Domäne verwenden, und überprüfen Sie vor dem Versand sorgfältig den Namen und die Adresse des Empfängers. Die Einrichtung einer Domäne und eines E-Mail-Hostingdienstes ist sehr einfach und im Rahmen des Budgets erschwinglich.
Vergessen Sie nicht, geeignete, einprägsame und intelligente lokale Namen zu wählen.
Vermeiden Sie gewöhnliche Adressen, die durch Wörterbuchangriffe verseucht werden könnten:
- Kontakt@
- Vertrieb@
- Anmerkungen@
Bevorzugen Sie interessantere Varianten, wie z. B.:
- team.vertrieb@
- fabio.ramos.psychology@ (Name + Beruf oder Funktion)
- happy.customer@ (kreative Wege, den Kundensupport anzurufen)
Verwendung exklusiver E-Mail-Domains
Einige Unternehmen entscheiden sich bei der Einrichtung ihrer Domains im Internet für eine Sektorisierungsstrategie.
Um zu verhindern, dass Spammer Wörterbuch-Angriffstechniken verwenden, können Unternehmen Variationen ihrer Domains für verschiedene Zwecke verwenden.
Zum Beispiel:
- Offizielle Website Domain: @domain.com
- E-Mail-Domain: @domainmail.com
- Domain für automatische Nachrichten: @domainsystem.com
- Domain für untergeordnete Websites: @domain-state.com
E-Mail-Format im Detail
Eine gültige E-Mail-Adresse besteht aus 3 Teilen: einem Präfix (Lokalteil), einem @-Symbol und einer Domäne.
Das Präfix ist der Teil der E-Mail, der vor dem @-Symbol steht und den Benutzer hinter diesem E-Mail-Konto oder die Funktion, für die es bestimmt ist, identifiziert.
Das @-Symbol ist der Teil der E-Mail, der das Präfix von der Domäne trennt. Daher kann es in keinem anderen Teil der E-Mail verwendet werden, da es sonst aufgrund eines Syntaxfehlers ungültig ist.
Schließlich die Domäne, die das Komplement des Ortes ist, an den die Nachricht zugestellt werden soll.
Wenn Sie mehr über die Syntax von E-Mail-Adressen wissen möchten, hat SafetyMails einen Beitrag verfasst, in dem jeder Teil der Syntax einer E-Mail-Adresse im Detail erklärt wird.
Elemente einer gut geschriebenen E-Mail
Um eine E-Mail zu verfassen, reicht es nicht aus, sich nur auf einen Aspekt zu konzentrieren, wie z. B. ein gutes Vokabular. Man muss auf mehrere Aspekte achten. Lassen Sie uns über jeden einzelnen von ihnen sprechen.
Geläufigkeit
Die Beherrschung guter Copywriting-Techniken und der Versuch, Nachrichten so gut wie möglich zu verfassen, ermöglichen es, dass die Botschaft klar und verständlich ist.
Wenn eine E-Mail gut strukturiert ist und natürlich fließt, mit gut verbundenen Ideen, die aus einer Einleitung, einer Entwicklung und einer Schlussfolgerung bestehen, kann der Empfänger den Inhalt und den Zweck der Nachricht schnell verstehen, was eine effektive Kommunikation erleichtert.
Darüber hinaus spiegeln flüssig und gut geschriebene E-Mails Professionalität und Liebe zum Detail wider, was das Image des Absenders stärkt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, mehr positive Antworten zu erhalten.
Betreffzeile
Die Betreffzeile ist eines der meist diskutierten und untersuchten Themen, wenn es um die Effizienz der E-Mail-Kommunikation, insbesondere des E-Mail-Marketings, geht. Das liegt daran, dass 7 von 10 Nachrichten aufgrund der Betreffzeile gelesen werden.
Allerdings ist die Betreffzeile in direkten E-Mail-Nachrichten zwischen Fachleuten genauso entscheidend wie in E-Mail-Marketing-Nachrichten. Denn die Betreffzeile spielt eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung des Empfängers, die Nachricht zu lesen.
Zunächst einmal muss man sich vor Augen halten, dass der E-Mail-Posteingang im Grunde genommen eine große Ansammlung von Textzeilen zu allen möglichen Themen ist, die um die Aufmerksamkeit des Empfängers konkurrieren.
Diese E-Mails werden in der Regel nicht alle gelesen, geschweige denn in der Reihenfolge, in der sie eingehen. Aber sie durchlaufen beim Empfänger einen mentalen Prozess der Prioritätensetzung. Was wird zuerst gelesen? Welches sind die wichtigsten Themen, mit denen er sich befassen muss? Und was wird ignoriert?
Aus diesem Grund muss die Betreffzeile klar und spezifisch sein.
Darüber hinaus sollte die Betreffzeile Elemente enthalten, die für die Aktivierung emotionaler Auslöser im Zusammenhang mit der Wichtigkeit eines bestimmten Themas entscheidend sind, z. B. der Abschluss eines Vorgangs, die Bestätigung einer Aktivität, eine Folgemaßnahme im Zusammenhang mit einer Besprechung usw.
Grüße
Die erste Begrüßung gibt bereits den Ton der E-Mail vor, ob sie eher formell oder informell ist. Dies hängt zum Beispiel von dem Markt ab, in dem Sie tätig sind. Wählen Sie also eine Begrüßung, die dem Grad der Förmlichkeit der Beziehung zum Empfänger entspricht.
- Formell: “Sehr geehrter Herr Doe,”
- Unförmlich: “Hallo John” oder “Hi John”.
E-Mail-Körper
Nach den ersten Formalitäten der Begrüßung ist es an der Zeit, direkt zur Sache zu kommen und Ihre Absichten im Text der E-Mail-Nachricht darzulegen.
Damit Ihre Ideen optimal aufgeteilt und präsentiert werden, verteilen Sie Ihren Text nach dieser logischen Struktur:
- Eröffnungsabsatz: Erläutert den Zweck der E-Mail.
- Entwicklung: Erläutert die Informationen oder die Anfrage.
- Schlussabsatz: Schließt die E-Mail mit einer Zusammenfassung oder einem Aufruf zum Handeln ab.
Im ersten Absatz geben Sie eine kurze Einführung und eine kurze Zusammenfassung Ihrer Absichten in dieser E-Mail. Betrachten Sie diesen Teil als eine Art Zusammenfassung dessen, was als Nächstes gesagt werden wird, fast wie ein Inhaltsverzeichnis.
Gehen Sie im weiteren Verlauf auf die Informationen oder die Anfrage ein, die Sie stellen möchten, und bieten Sie Details und Vorschläge an.
Im letzten Absatz ist es interessant, Techniken zur Handlungsaufforderung zu verwenden, die den Empfänger dazu bewegen, auf die Nachricht zu reagieren.
Ein Beispiel für ein E-Mail-Format könnte also lauten:
| Betreffzeile | Q4 Budget Review Meeting |
| Grüße | Sehr geehrter Herr Unbekannter, |
| Eröffnung | Ich würde gerne ein Treffen anberaumen, um den Haushalt für das vierte Quartal 2024 zu überprüfen. |
| Entwicklung | Auf der Tagesordnung dieses Treffens können wir die geplanten Ausgaben, notwendige Anpassungen und Strategien zur Optimierung der Ressourcen besprechen. Ich schlage vor, dass wir uns nächsten Mittwoch, den 12. Juli, um 10 Uhr treffen. |
| Schlussabsatz | Sind Sie mit diesem Zeitplan einverstanden? Wenn Ihnen diese Zeit nicht passt, teilen Sie mir bitte eine Alternative mit, die Ihnen besser passt. |
| Schließen | Ich freue mich, von Ihnen zu hören und danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit. Ich helfe gerne. |
| Unterschrift | Unbekannte Person Leiterin der Finanzabteilung ABC Corp. E-Mail: [email protected] |
Schließen
Da wir im vorigen Beispiel den Schluss und die Unterschrift erwähnt haben, wollen wir kurz auf sie eingehen.
Ein angemessener Schluss unterstreicht die Botschaft und hinterlässt einen positiven Eindruck. Es ist immer wichtig, Ihre Erreichbarkeit zu betonen und dem Empfänger für seine Aufmerksamkeit zu danken.
Beispiel: “Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit und stehe Ihnen für weitere Erläuterungen gerne zur Verfügung.”
Ihre abschließende Begrüßung hängt auch von dem mehr oder weniger förmlichen Ton der E-Mail ab, die Sie schreiben:
- Förmlich: “Mit freundlichen Grüßen” oder “Herzlichst”
- Informativ: “Bis bald”, “Lassen Sie uns reden” oder sogar “Prost”.
Unterschrift
Schließlich kommen wir zur E-Mail-Signatur. Hier sollte sie die wichtigsten Informationen über Sie enthalten (Name, Position oder Rolle) und wie man mit Ihnen in Kontakt treten kann, mit E-Mail, Telefon und sozialen Netzwerken (wie LinkedIn).
Einige Signaturen enthalten auch das Foto des Absenders sowie einige Hyperlinks zu einer Website oder einem Link-Aggregator, wichtige Siegel in Bezug auf Auszeichnungen, Qualität, guten Ruf usw.
Beispiel für ein E-Mail-Format in E-Mail-Nachrichten
Wenn Sie ein Beispiel für ein E-Mail-Format suchen, haben wir zwei davon vorbereitet, um Sie zu inspirieren:
Feedback aus einer Sitzung
Thema: Zusammenfassung der heutigen Sitzung
Guten Tag Herr Doe,
ich möchte Ihnen für das heutige Treffen danken. Es war sehr produktiv und aufschlussreich. Hier sind die vereinbarten Punkte:
- Testkonto: Das Testkonto wird wie vereinbart freigegeben.
- Schulung: Das Support-Team wird den Kunden schulen.
- Kommerzieller Vorschlag: Der Kundenbetreuer schickt einen kommerziellen Vorschlag.
- Nächstes Treffen: Unser nächstes Treffen ist für in zwei Wochen geplant.
Ich danke Ihnen nochmals für Ihre Mitarbeit und stehe Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Willkommens-E-Mail an neue Kunden
Thema: ABC Corp begrüßt Sie und Sie machen Ihre ersten Schritte
Hallo [Name des Kunden],
Willkommen bei ABC Corp! Wir freuen uns sehr, Sie bei uns zu haben. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige nützliche Links zusammengestellt:
- Kunden-Dashboard: [Link zum Kunden-Dashboard]
- Dienstleistungsvertrag: [Link zur Vereinbarung]
- Datenschutzrichtlinie: [Link zur Datenschutzrichtlinie]
Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, können Sie Ihren Kundenbetreuer, [Name des Kundenbetreuers], per E-Mail unter [E-Mail des Kundenbetreuers] oder telefonisch unter [Telefonnummer des Kundenbetreuers] erreichen.
Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und stehen Ihnen bei allen Fragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Zusammenfassung der Tipps zum Schreiben einer effektiven E-Mail
Hier ist eine kurze Zusammenfassung, die Sie als Checkliste für die E-Mails verwenden können, die Sie verfassen:
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail Adresse: Vermeiden Sie informelle oder persönliche Adressen.
- Korrekturlesen: Überprüfen Sie Rechtschreibung, Grammatik und den Namen des Empfängers vor dem Versand.
- Objektivität: Seien Sie klar und direkt und vermeiden Sie unnötige Informationen.
- Anhänge: Stellen Sie sicher, dass alle erwähnten Anhänge beigefügt sind.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Schreiben einer professionellen E-Mail mehrere Elemente umfasst, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen, um eine klare und effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse, eine klare und spezifische Betreffzeile, eine angemessene Anrede und eine logische und fließende Struktur im Hauptteil der E-Mail sind von grundlegender Bedeutung.
Darüber hinaus verstärken ein angemessener Schluss und eine vollständige Signatur die Botschaft und hinterlassen einen positiven Eindruck beim Empfänger.
Die Einhaltung dieser Richtlinien macht die Nachricht nicht nur leichter verständlich, sondern stärkt auch das Image des Absenders und fördert eine effizientere und professionellere Kommunikation.
Um auf dem Laufenden zu bleiben, folgen Sie den SafetyMails-Artikeln.
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FAQ
Warum ist eine professionelle E-Mail-Adresse wichtig?
Eine professionelle E-Mail-Adresse vermittelt Seriosität und Glaubwürdigkeit. Die Verwendung einer eigenen Domain anstelle eines kostenlosen Dienstes wie @gmail.com kann die Wahrnehmung von Professionalität verbessern und Assoziationen mit persönlichen Konten vermeiden.
Wie wichtig ist eine effektive E-Mail-Betreffzeile?
Die Betreffzeile ist entscheidend, denn sie bestimmt, ob der Empfänger die E-Mail öffnet. Sie sollte klar und spezifisch sein, den Inhalt der E-Mail widerspiegeln und, wenn möglich, Elemente enthalten, die emotionale Auslöser aktivieren, um die Relevanz und Dringlichkeit der Nachricht zu erhöhen.
Wie beeinflusst die anfängliche Begrüßung in einer E-Mail die Kommunikation?
Die anfängliche Begrüßung gibt den Ton für die E-Mail vor. Die Wahl einer Begrüßung, die dem Grad der Formalität der Beziehung zum Empfänger entspricht, kann den Empfang der Nachricht positiv beeinflussen und Respekt und Rücksichtnahme zeigen.
Was macht den Text der E-Mail effektiv?
Eine wirksame E-Mail ist gut strukturiert, mit einer klaren Einleitung, Entwicklung und Schlussfolgerung. Gut verknüpfte Ideen und ein flüssiger Schreibstil helfen dem Empfänger, die Nachricht schnell zu verstehen und erleichtern eine effektive und objektive Kommunikation.
Welche Rolle spielen der Schluss und die Unterschrift in einer E-Mail?
Der Schluss unterstreicht die Botschaft und hinterlässt einen positiven Eindruck, während die Unterschrift wichtige Kontaktinformationen enthält. Ein angemessener Schluss und eine vollständige Unterschrift zeugen von Professionalität und Verfügbarkeit und fordern den Empfänger auf, zu antworten oder eine bestimmte Handlung vorzunehmen.
